A Secretária que faz...

O gosto da vida

2012-01-25T15:57:00.005-02:00

A título de curiosidade, e também para se ter uma melhor compreensão da razão pela qual nos deparamos geralmente com mulheres em serviços de degustação de alimentos nos supermercados, transcrevo algumas linhas escritas por Allan e Barbara Pease, em seu livro Por que os homens fazem sexo e as mulheres fazem amor? (Editora Sextante, página 45).

"Na mulher, os sentidos do paladar e do olfato são superiores aos do homem.
O ser humano tem até 100.000 receptores para identificar pelo menos quatro gostos principais: doce e salgado na ponta da língua, azedo nas laterais e amargo na parte de trás.

Os homens se saem melhor na percepção de salgado e amargo enquanto que as mulheres são muito melhores em distinguir doces - por isso há mais "chocólatras" entre elas.

Como guardiã da cria e colhedora de frutos, a mulher sempre tinha de provar os que dava aos filhos, vendo se estavam doces e maduros.

Eis aí uma provável causa de as mulheres gostarem tanto de doces e de estar entre elas a maioria dos provadores de alimentos."

Being organized: key principles

2012-01-13T09:08:00.002-02:00

According to Odette Pollar, in Organizing your workplace: a guide to personal productivity, people are not born organized. There is no genetic predisposition toward labeling and classifying systems.

Organizing is a skill that is easy to learn.

It is actually easier to be organized than to be disorganized and there is no better time to get started than right now. Create a list of the benefits of being more organized.
Let's see some of them:
> more control over your life;
> others can find information when you are away;
> freedom from chaos;
> have more time;
> and so on......

You can add as many as you wish. And during this cleaning out process, be sure to focus on the benefits of working smarter.
Think about how much better you will feel when you are able to locate items you need the first time you look for them. You will be more comfortable, in better control of your work and will feel less anxiety.

Key principles:

> Organization makes your work and life easier.
> Organizing is a skill that can be learned by anyone.
> Becoming organized is a two-step process:
1. getting organized and
2. staying organized.

E tudo na vida são copos d'água

2012-01-10T08:54:00.004-02:00

A vida é um teste. É apenas um teste.
Escolha suas batalhas com sabedoria.
Procure enxergar além do comportamento.
Perceba a inocência.
Entenda realidades diferentes.
Resista à necessidade de criticar.
Respire antes de falar.
Conte até dez.
Pratique ignorar os pensamentos negativos.
Sorria para estranhos, olhe em seus olhos, e diga "olá".
Deixe a glória para os outros.
Faça as pazes com a imperfeição.
Desenvolva a complacência.
Não interrompa os outros ou complete suas frases.
Tente primeiro entender.
Torne-se um ouvinte melhor.
Escolha suas batalhas com sabedoria.
Reserve para si momentos tranquilos, todos os dias.
Conceda-se o direito ao tédio.
Pratique atos caridosos, ao acaso.
Seja um motorista menos agressivo.

....... E por aí vão os subtítulos do livro Não faça tempestade em copo d'água, do autor Richard Carlson (Editora Rocco, 1998), que tive a oportunidade de reler no início desde ano. E que nos tocam com algumas verdades que deveríamos semear ao longo de nossa vida, imprimindo nossas digitais.

Muitos costumam iniciar o ano com uma lista de objetivos a alcançar . Já fiz a minha lista para 2012....... Mas sempre há tempo (... e ainda dá tempo....) para incluir hábitos e maneiras de reagir à vida e ao relacionamento harmonioso e gentil com o outro.

Feliz e abençoado 2012!!!!!

É Natal!!!!

2011-12-21T16:39:00.002-02:00

Vou-me apoiar em Goethe para formular minha mensagem de Natal.

"Nenhum grande homem jamais alcançou sua posição sem ter uma vez sonhado em ser grande;
Mas para cada grande homem que sonhou ser grande, existem milhares de sonhadores que não progrediram;
Eles falharam apenas por terem sonhado por tempo demais."

O corre-corre do dia a dia, a desesperança, o cansaço, as incertezas que vivenciamos sob vários aspectos, provavelmente nos levam a postergar a concretização de sonhos que sonhamos a tempos. Isso acontece com você; e isso acontece comigo também.

Mas é na mágia do Natal que reacendemos a esperança de que o sonho sempre sonhado pode ser real no dia seguinte.
Que Deus abençoe todos vocês para que seus sonhos possam em breve se realizar!!

Feliz Natal!!!

Como posso ser feliz?

2011-12-12T17:03:00.004-02:00

"Cada uma de nossas ações conscientes e, de certa forma, toda a nossa vida podem ser vistas como resposta à grande pergunta que desafia a todos:

Como posso ser feliz?

No entanto, estranhamente, minha impressão é que as pessoas que vivem em países de grande desenvolvimento material são de certa forma menos satisfeitas, menos felizes do que as que vivem em países menos desenvolvidos.

Esse sofrimento interior está claramente associado a uma confusão cada vez maior sobre o que de fato constitui a moralidade e quais são os seus fundamentos. A meu ver, criamos uma sociedade em que as pessoas acham cada vez mais difícil demonstrar um mínimo de afeto aos outros. Em vez da noção de comunidade e da sensação de fazer parte de um grupo, encontramos um alto grau de solidão e perda de laços afetivos.

O que gera essa situação é a retórica contemporânea de crescimento e desenvolvimento econômico, que reforça intensamente a tendência das pessoas para a competitividade e a inveja. E com isso vem a percepção da necessidade de mater as aparências - por si só uma importante fonte de problemas, tensões e infelicidade.

O descaso pela dimensão interior do homem fez com que todos os grandes movimentos dos últimos cem anos ou mais - democracia, liberalismo, socialismo - tenham deixado de produzir os benefícios que deveriam ter proporcionado ao mundo, apesar de tantas ideias maravilhosas.

Meu apelo por uma revolução espiritual não é um apelo por uma revolução religiosa. Considero que a espiritualidade esteja relacionada com aquelas qualidades do espírito humano - tais como amor e compaixão, paciência, tolerância, capacidade de perdoar, contentamento, noção de responsabilidade, noção de harmonia - que trazem felicidade tanto para a própria pessoa quanto para os outros.

É por isso que às vezes digo que talvez se possa dispensar a religião. O que não se pode dispensar são essas qualidades espirituais básicas."

by Dalai Lama, em Uma Ética para o Novo Milênio.

Almas perfumadas

2011-11-30T14:28:00.005-02:00

O título deste post é em homenagem aos participantes do curso de Gestão de Rotinas da Secretaria, que ministrei na semana passada em Joaçaba (SC), sob a coordenação da Associação Industrial e Comercial do Oeste Catarinense (ACIOC).

Cabe-me agradecer o privilégio de ter tido no curso profissionais iluminados e interessados que fazem com que nós, professores, tenhamos nosso conhecimento transformado. Que fazem com que tenhamos palavras inspiradas para tratar de ações e convivências diárias, que nem sempre são motivadoras e geradoras de entusiasmo. E que, mesmo assim, persistem porque acreditam que vale a pena fazer sempre.....

E, hoje, uma dessas pessoas iluminadas me enviou por e-mail o seguinte texto, que quero compartilhar com vocês.

"Almas perfumadas

Almas perfumadas são aquelas que chegam ao Trono do Altíssimo como incenso agradável.
Tem gente que tem cheiro de passarinho quando canta. De flor quando ri.
Ao lado delas, a gente se sente no balanço de uma rede que dança gostoso numa tarde grande, sem relógios e sem agenda.
O tempo é outro. E a vida fica com a cara que ela tem de verdade, mas que a gente desaprende de ver.
Tem gente que tem cheiro de colo de Deus. Ao lado delas a gente sabe que os anjos existem e que alguns são invisíveis.
Ao lado delas pode ser abril, mas parece manhã de Natal.
Tem gente que tem cheiro das estrelas que Deus acendeu no céu. Ao lado delas, a gente não acha que o amor é possível, tem certeza. A gente se sente visitando um lugar feito de alegria, saboreando a delícia do toque suave que sua presença sopra no coração.
Tem gente que tem cheiro de cafuné sem pressa. Do acalanto que o silêncio canta. De passeio no jardim.
Ao lado delas, a gente se lembra que no instante em que rimos Deus está conosco, juntinho ao nosso lado. E a gente ri grande, que nem menino arteiro.
Descobri que posso ser assim se deixar o amor de Cristo se manifestar em mim.
Que nossas almas possam ter o cheiro do Espírito de Deus,bom suave e agradável."

(Autor desconhecido)

Serviço à Francesa

2011-11-15T17:15:00.004-02:00

Ideal para refeições formais, é considerado o serviço oficial para reuniões de caráter diplomático, é o mais requintado.

O serviço à francesa carateriza-se, basicamente, pelo próprio comensal se servir de especiaria ou prato para ele oferecido, através de uma travessa, por um garçom ou copeiro.

São regras gerais de um serviço à francesa:

a) Tratando-se de serviço específico para ocasiões formais, é imprescindível o refinamento e a harmonia dos acessórios e decoração ao trabalho dos garçons.

b) A mesa deve ser colocada com os acessórios necessários para a refeição, de acordo com as regras de colocação de mesa.

c) A distribuição dos lugares à mesa obedece a uma ordem de precedência. O lugar de honra fica à direita da hostess e do anfitrião. O cavalheiro mais importante, o homenageado, senta-se à direita da anfitriã. A sua esposa, senta-se à direita do anfitrião.

d) Os garçons servem os pratos pela esquerda dos convidados a uma altura e distância confortáveis para que eles se sirvam da comida.

e) As bebidas são servidas pela direita do convidado.

f) Depois que o convidado termina de comer, o prato é retirado pela direita e um limpo é recolocado pela esquerda, num movimento simultâneo.

g) Cabe ao garçom servir primeiro as senhoras e depois os homens, deixando a anfitriã como a última entre as senhoras e o anfitrião como o último entre os homens.

h) Havendo convidados de honra, a mulher convidada de honra é servida em primeiro lugar; em seguida, todas as mulheres, encerrando pela anfitriã. Para os homens, o procedimento é o mesmo.

i) Aguarda-se a anfitriã levantar seu talher para se começar a comer.

j) O café preferencialmente é servido fora da mesa, num outro ambiente. Cabe à anfitriã ou ao anfitrião aguardar que todos tenham terminado a refeição, para, então convidá-los para o café.

k) O serviço de licor é após ou paralelo ao serviço do café.

Referência:

RIBEIRO, Célia. Etiqueta século XXI: um guia prático de boas maneiras para os novos tempos. 3.ed. Porto Alegre: L&PM, 2008.

Quem são as pessoas mais salutares que você conhece?

2011-11-03T16:20:00.003-02:00

Karl Albrecht, em seu livro "A Inteligência Social: a nova ciência do sucesso", Editora M.Books do Brasil, apresenta as cinco dimensões da Inteligência Social, quais sejam: consciência situacional, presença, autenticidade, clareza, empatia.

Afirma: "a autenticidade envolve o desejo e a habilidade de ser franco, e não forçado ou empolado. Ela é o seu jeito de se associar com as outras pessoas e tornar-se digno da confiança delas. É a diferença entre ser genuíno e ser falso. É uma confiança ou crença em si mesmo, que lhe permite assumir a autoria e a propriedade de seu espaço ou lugar."

Em seguida convida a nos pensar nas pessoas mais salutares que conhecemos. E lança questionamentos como:

> Quem é a pessoa mais positiva em sua vida? E por que ela sempre consegue ver o melhor lado, nunca começando pelo pior lado de cada situação?

> Quem é a pessoa mais generosa em sua vida? Quem, caso você lhe pedisse numa época de grande apuro pessoal, o ajudaria ou lhe emprestaria dinheiro sem fazer perguntas?

> Quem é a pessoa mais enérgica em sua vida? Quem tem o som da vibração na voz e mal pode esperar para começar, para ir a lgum lugar ou fazer alguma coisa?

> Quem é a pessoa mais entusiástica em sua vida? Quem possui um zelo honesto pela vida e por tudo o que ela contém?

> Quem é a pessoa mais gentil em sua vida? Quem trata todo mundo com amor e respeito, e é capaz de enxergar a bondade nos outros?

> Quem é a pessoa mais atenciosa em sua vida? Quem marca presença com pequenos toques (um aperto de mão, um cartão, um abraço, um presente, uma xícara de café, um telefonema), sem motivo especial?

> Quem é a pessoa mais engraçada em sua vida? Quem é que lhe proporciona gargalhadas naturais e irreprimíveis?

Questões de protocolo

2011-11-01T09:27:00.002-02:00

O lugar de honra é, sempre, a direita do anfitrião.

No automóvel, o lugar de honra é no assento traseiro à direita em relação ao motorista; segue o lugar no assento traseiro à esquerda; por último o lugar do meio. O banco da frente é para assessores e o segurança.

Quem entra primeiro é a autoridade ou convidado de maior hierarquia. O anfitrião dá a vonta e entra pela outra porta do carro.

Convencionou-se o centro da mesa como o lugar de honra, pela posição estratégica, por ser o lugar de onde o anfitirão comanda o evento. Pode acontecer de um convidado ter hierarquia superior à do anfitrião, que lhe cede a posição à mesa como deferência e cortesia.
O anfitrião deverá sentar à esquerda da autoridade, ficando à direita o convidado de maior hierarquia presente. Se não houver autoridade de hierarquia superior, a prerrogativa da direita será do anfitrião.

A composição de Mesa de Honra numa solenidade obedece a ordem de precedência das autoridades convidadas e confirmadas. Recomenda-se que uma mesa de Honra seja integrada por, no máximo, sete autoridades.

Para que cada autoridade ocupe o seu lugar correto à mesa, uma pessoa (recepcionista) deve ser designada para orientar seu lugar.

Palavras de Madre Tereza de Calcutá

2011-10-26T15:47:00.005-02:00

As pessoas geralmente são pouco razoáveis, ilógicas e egoístas.
Perdoe-as, mesmo assim.
Se você for bondoso, alguns poderão acusá-lo de estar agindo por interesse.
Seja bondoso, mesmo assim.
Se você for bem-sucedido, ganhará alguns falsos amigos e verdadeiros inimigos.
Seja bem-sucedido, mesmo assim.
Se você for honesto e aberto, algumas pessoas poderão enganá-lo.
Seja honesto e aberto, ainda assim.
O que você passou anos construindo alguém poderá destruir do dia para a noite.
Construa, mesmo assim.
Se você encontrar paz e felicidade, as pessoas poderão sentir inveja.
Seja feliz, mesmo assim.
O bem que você faz hoje muitos esquecerão amanhã.
Faça o bem, mesmo assim.
Dê ao mundo o melhor que você tem, mas talvez nunca seja suficiente.
Mas dê ao mundo o melhor que você tem.
Entenda, no cômputo final, tudo acontece entre você e Deus;
nunca foi mesmo entre você e os outros.

(by Madre Tereza)

Be a time-saver, not a time-waster!!

2011-10-24T15:17:00.002-02:00

Except for necessary business, stay off the phone.

Keep breaks and lunch to designated time frame.

Save personal reading for personal time.

Leave no time for the rumor mill or gossip.

Remember: Good manners send a good message about you!!

(Written by Valerie Sokolosky, in The Little Instruction Book of Business Etiquette.)

Os tipos comportamentais que podem compor a equipe de trabalho

2011-10-21T15:22:00.004-02:00

Desde a Antiguidade, pensadores e filósofos vêm tentando classificar e entender as diferenças individuais. Há milhares de anos, os chineses relacionaram as diversas personalidades a doze animais: rato, boi, tigre, coelho, dragão, serpente, cavalo, carneiro, macaco, galo, cão e javali. Eles diziam que cada ano pertencia a um bicho e que a personalidade era determinada por esse animal. Nascia o horóscopo chinês.

Na Grécia Antiga, Hipócrates constatou a existência de quatro humores relacionados à predominância de secreções orgânicas no corpo humano: fleuma, sangue, bilís amarela ou bílis negra. Essa teoria foi mais tarde aperfeiçoada pelo médico romano Galeno, que definiu os tipos como fleumático, sanguíneo, colérico e melancólico, respectivamente. Os fleumáticos são cordiais, gentis e querem agradar aos outros. Os sanguíneos têm o dom da persuasão e da motivação. Entre os coléricos, estão os mais competitivos e determinados. E os melancólicos prezam a organização e a obediência. (BOOG; BOOG, 2004).

Qualquer semelhança dessas categorias com amantes, reis, guerreiros e magos não é mera coincidência, é uma preocupação ancestral do homem: a de compreender a si mesmo e aos outros. A classificação em quatro perfis vem sendo adotada há mais de dois mil anos e serve de referência para modelos atuais como os defendidos por Boog e Boog (2004) e pelos especialistas internacionais em comportamento.

Por trás dessas abordagens está a percepção de que os indivíduos têm motivações diferentes. E de que há uma espécie de energia individual que move o ser humano. O psiquiatra suíço Carl G. Jung se dedicou ao estudo dessas diferenças comportamentais e percebeu a existência de quatro tipos psicológicos básicos: intuição, sensação, pensamento e sentimento. As categorias propostas por Jung, nos anos 20, formam a base para boa parte das tipificações que vieram depois dele, inclusive a que percebe as pessoas respectivamente como: reis, guerreiros, magos e amantes. (BOOG; BOOG, 2004).

O guerreiro, de acordo com Jung (Apud BOOG; BOOG, 2004), são voltados ao curto prazo, são diretos e mais “secos” nos relacionamentos e se baseiam muito na razão e lógica. Tem excitabilidade e energias altas. Isso significa que os guerreiros são ótimos para realizar metas. São os “tocadores” e “fazedores”, dentro desta característica os guerreiros têm a tendência ao estresse, sendo workaholics.

Os guerreiros têm o foco no presente, no “aqui e agora”, sendo tão voltados às suas tarefas, que tendem a ter dificuldades maiores nos relacionamentos, percebendo que muita ênfase nos relacionamentos é perda de tempo. São vistos, por isso, como excessivamente diretos, secos e até grossos. São mobilizados pelos órgãos dos sentidos: gostam das coisas materiais que possam tocar, pesar, avaliar, cheirar, medir. Tudo o que não se encaixa nesses critérios sensoriais de perceber o mundo é visto por eles com desconfiança.

O tipo rei é mais voltado ao longo prazo, tem excitabilidade alta e energia baixa. Isso significa que são ótimos indicadores e empreendedores, mas sua grande dificuldade é terminar o que começam. Os reis têm uma visão do tempo mais a longo prazo, situando-se mais no futuro do que no presente. Adoram ser o foco das atenções e gostam de pessoas ao seu lado, principalmente se elas estiverem aplaudindo.

Para Jung (Apud BOOG; BOOG, 2004), o rei usa muito seu lado intuitivo, percebendo claramente o sistema como um todo, por isso o rei está sempre em busca de novidades, bastante irrequieto com o estado atual das coisas, quer sempre trazer modificações.

Os indivíduos do tipo mago são perfeccionistas, meticulosos, organizados, persistentes, críticos, disciplinados, sérios. Eles têm a energia Yin, se ajustam ao mundo, são mais voltados ao curto prazo, são diretos e secos nos relacionamentos. O mago é o oposto do rei: tem muita energia e baixa excitabilidade. Os magos são ótimos para estruturar e organizar as coisas. São metódicos e tendem ao perfeccionismo. Levam suas tarefas até o fim.

Sua visão é de curto prazo. São voltados a colocar ordem nas coisas. São amáveis, mas formais, e relativamente secos nos relacionamentos. Tendem a se isolar, curtindo mais seus momentos de análise que muitos contatos sociais ou festas. Adoram estar certos e têm muito prazer em resolver problemas difíceis e complexos. O mago, quando já se trabalhou em um processo de conscientização e crescimento pessoal, torna-se um possuidor de sabedoria e poder de discernimento, bom senso e clareza de pensamento. (BOOG; BOOG, 2004).

Os indivíduos do tipo amante são cordiais, ponderados, respeitadores, amáveis, harmonizadores, compreensivos e bons ouvintes. Ajustam-se ao mundo, voltados ao longo prazo, são ótimos nos relacionamentos e perfeitos para construir e manter equipes. Pouco metódicos, mas dão um enorme foco às relações.

De acordo com Boog e Boog (2004), o psiquiatra suíço percebeu ainda que as pessoas podem ser extrovertidas se voltadas para o mundo concreto, ou introvertidas, quando preocupadas com valores subjetivos e com o mundo interno. Para Jung, os intuitivos seriam aqueles voltados para o futuro, pessoas criativas e inovadoras. O tipo “sensação” é mais prático e realista. O “pensamento” aprecia a lógica e a organização. E o “sentimento” é regido pelas relações interpessoais.

O desafio de compreender a diversidade humana e aprender a conviver com ela está na ordem do dia das organizações. Os gestores começaram a se dar conta de que trabalhar com equipes mistas pode ser mais eficaz e produtivo do que unir pessoas de comportamento semelhante. É por isso que as empresas estão cada vez mais preocupadas em identificar não só as competências técnicas, mas também as diferenças individuais ainda no processo de seleção. (BOOG; BOOG, 2004).

Nesse contexto, segundo Boog e Boog (2004), surgem sistemas como o Human Dynamics, proposto pela psicóloga norte-americana Sandra Seagal. A partir de uma pesquisa com mais de 40 mil pessoas de 25 culturas, ela descobriu que os seres humanos possuem dinâmicas de personalidades diferentes que influenciam desde a maneira de falar até os comportamentos e os valores. Existe aquele tipo que demora a tomar decisões porque planeja tudo a longo prazo. E também há o que está sempre correndo e nunca tem tempo para conversar. Há ainda o mais passional, movido por relacionamentos.

Segundo os autores, a pesquisa identificou três princípios básicos que regem as personalidades: mental, físico e emocional. O modelo tem sido adotado com sucesso para compor equipes e melhorar a gestão de grandes corporações. Não se trata de descobrir se um estilo é melhor ou pior que o outro. Eles são apenas diferentes – e isso pode ser muito bom.

Referências:

BOOG, Gustavo; BOOG, Magdalena. Conviver em equipe: Construindo relacionamentos sustentáveis. 2. ed. São Paulo: M. Books do Brasil, 2004.

Fonte: Texto extraído da monografia elaborada por Rosane Fontanella: Pós graduada em Secretariado Gestão de Pessoas e Processos pelo CESUSC/SINSESC, intitulada: Os tipos comportamentais dos executivos e a postura do profissional de secretariado

De que ações o secretariado precisa para ser bem sucedido/reconhecido?

2011-10-18T18:09:00.000-02:00

Em 29 de setembro de 2011 tive a oportunidade de participar do II ENASEC, organizado pelos acadêmicos do curso de Secretariado Executivo da UFSC. Fui uma das debatedoras da mesa redonda, com o tema: Uma conversa sobre a profissão de Secretário.
Reproduzo aqui algumas das afirmações e questionamentos que fiz na ocasião.

“Exerci o secretariado, ensino secretariado, estudo e pesquiso secretariado, leio secretariado, falo sobre o secretariado, discuto secretariado, transpareço secretariado. E quanto mais faço tudo isso, muitas dúvidas e perguntas ainda tenho.

E persiste só uma certeza: tanto na área de secretariado como em qualquer outra, o sucesso e êxito profissional acontece para quem tem um planejamento de carreira. Ter planejamento de carreira significa, antes de qualquer coisa, optar por algo que tem a ver com a pessoa e gostar de fazer isso.

Importante frisar que uma profissão me pertence. O cargo que ocupo em uma empresa, é da empresa; faz parte de sua estrutura organizacional.

Agora, optar por ter uma profissão e a partir disso fazer o planejamento de carreira envolve:
• determinação;
• disciplina da perseverança;
• foco;
• assumir o projeto de vida;
• assumir o controle da vida profissional;(ter autoestima, autoconhecimento, autoconfiança);
• investir no aprendizado e na formação;
• e se comprometer com a profissão escolhida.

Significa construir a credibilidade profissional. A construção da credibilidade profissional leva tempo. E começa quando se decide ser secretário. Depende da postura que assumimos.

No caso do secretariado, a sua identidade/imagem profissional está atrelada basicamente em três vertentes:
1) ao processo histórico/cultural, onde ainda há o preconceito que rege o entendimento do que é ser “secretário” e que na minha opinião hoje reside na cabeça de quem é desinformado.
2) aos formadores do secretário executivo, por também terem certa dificuldade em se dar conta do perfil e das competências necessárias; e por não terem clareza ao responder: Quais são os saberes que contribuem para a formação e construção profissional do secretário executivo?

3) e aos profissionais/egressos, que através de sua postura profissional refletem e dizem ao mundo corporativo se são profissionais inspirados, engajados, movidos pela superação, que procuram agregar valor ao seu trabalho, ou apenas usam a profissão como um trampolim para algo que nem eles mesmo sabem.

Vertentes estas que passam a se constituir nos desafios do Secretariado.
Pergunto:
De que ações o secretariado precisa para ser bem sucedido/reconhecido?

Lições das Estações

2011-10-02T16:09:00.000-03:00

Um dos pontos mais interessantes dessa experiência de estar vivendo nos Estados Unidos, mais especificamente no Meio Oeste do país, é a possibilidade de vivenciar as quatro estações do ano. Cada estação tem sua característica, sua beleza e sua maneira de afetar o humor das pessoas.

Todos nós temos tradições e lembranças associadas as diferentes estações. Algumas dessas recordações podem nos fazer chorar ou sorrir, algumas nos deixam orgulhosas de certos momentos de nossa história de vida, outras trazem aquela dorzinha tão conhecida da saudade. Mas certamente cada estação remexe com nossas emoções.

Depois que mudei do Brasil para os Estados Unidos, comecei a perceber mais a beleza e a diferença de cada estação. Não se trata somente de frio ou calor, verão ou inverno. É todo um conjunto de comportamentos, beleza, emoções, que seguem o roteiro das mudanças de estação.
Por exemplo, essa semana dirigindo de volta para casa, observei que os pássaros já estão procurando seu lugar nos fios, como fazem todo ano, para anunciar a chegada do outono. Já sabem o quanto é importante encontrar um lugar aquecido e ao mesmo tempo, a importância de ter os amigos por perto para suportar dias frios e cinzentos.

Sim, o outono chega a trazer certa melancolia e lembranças daqueles que foram tão importantes para nós. Chega o fim de um tempo cheio de energia e atividades externas, proporcionado pelos poucos meses de verão, para vivenciar a queda de temperatura e suportar o vento gelado e cortante.

No entanto essa melancolia pode ser amenizada pela possibilidade de apreciar a mudança de coloração das folhas das árvores. É algo indescritível. A composição das diferentes cores, combinadas com o azul do céu, e muitas vezes seu reflexo nos lagos, é de uma beleza que nos faz esquecer do frio.
É a forma mais bonita da natureza nos mostrar sua força. Ficando bela para ser apreciada em seus últimos momentos, antes de perder todas as folhas e armazenar energia pra suportar outro rigoroso inverno.

E o inverno, por outro lado, é tempo de alegria pela proximidade do Natal. É também um tempo de querer se aconchegar em casa, com comidas quentinhas e gostosas. Ou até mesmo degustar um bom vinho na presença dos amigos, enquanto a neve trata de mudar todo o cenário para essa nova estação.
Às vezes, nós brasileiros que não fomos acostumados com invernos longos e tão rigorosos em nosso país, reclamamos e não temos certeza se conseguiremos sobreviver a tanto frio. Porém até isso é esquecido quando então começamos a ver novamente os primeiros brotinhos nas árvores, sinal de que tudo estava somente hibernando, nada morreu.

E então volta a primavera, como se fosse um recomeço de tudo. Vida nova.
E assim aprendemos a apreciar cada estação, a entender as mudanças, das plantas, dos animais, da paisagem e entender que nosso humor altera junto com as estações.
Dessa forma fica mais fácil ser feliz.

By Schirlei Silveira
(Setembro/2011)

O segredo do Secretariado

2011-10-02T16:07:00.001-03:00

São elas, e também eles; atuantes, mas sempre nos bastidores; longe dos holofotes, sempre em segredo; secretariando, sempre presentes, nunca lembrados: Viva o nosso Secretariado!

Profissionais tão importantes para o mercado de trabalho, ouro raro das empresas. Multifacetados, atravessam obstáculos, sempre estão além das fronteiras, antes que você peça, já está na mesa. É claro: não há mais habilidoso atleta no mundo profissional que elas, que eles; aqueles, aquelas que assessoram, alicerçam, buscam e reiteram o que falta para que o acordo seja assinado, o negócio feito, a reunião organizada, o objetivo alcançado e mesmo quando tudo é feito, ninguém percebe quem estava conduzindo o fluxo daquele trabalho inteiro. Eu sei que eles trabalham em segredo, mas preciso dizer, escrever a respeito: Viva o Secretariado!

Secretárias! Secretários! Assistentes? Não! Mais do que isso, impressionantes, atuantes, e sigilosos em suas tarefas. Eles são ocultos, anjos de oito braços e olhos nas costas, leitores das mentes dos seus diretores e gerentes, braço direito e esquerdo da presidência. Espalhem esse segredo: Viva o Secretariado!

Contam as lendas, que o primeiro secretário foi um escriba, de papiro na mão, no antigo Egito, ou na sábia Grécia; dominando a escrita, classificando os arquivos, redigindo as ordens, ou seja, num mundo sem letrados, ele era o único profissional capaz de receber por escrito alguma notícia e repassá-la adiante. Nas mil e uma voltas da história, a tarefa de secretariar foi tomando diversas formas, mas reapareceu à partir dos anos 50, já com a mulher inserida efetivamente no mercado do trabalho das multinacionais. Hoje, não dá para imaginar um executivo sem elas, sem eles, são tantos, são aqueles, que quando chegamos no escritório, já chegaram, e quando partimos, ainda estão lá. Viva o Secretariado!

Ser Secretária, Ser Secretário; bicho estranho, profissional com vocação para servir, colaborar, sentir o que está ocorrendo antes mesmo que algo aconteça. Sexto sentido, toda secretária é bruxa, todo secretário é mago; só pode, só assim para explicar, como eles desempenham tão bem esse papel de agente de mudança, facilitando o trabalho de todos, optando sempre pelo bem estar do outro. Talvez, eles não sejam santos, mas que chegam perto, claro que chegam, e por isso, gritemos todos, antes que a gente esqueça: Viva o Secretariado! Viva! Viva!

Autor: Frank Oliveira - http://cronicasdofrank.blogspot.com/

As tendências para o Secretariado diante das profissões mapeadas para 2030

2011-09-25T11:04:00.005-03:00

Muito se fala de que futuramente a tendência do mundo é de que as máquinas substituirão o ser humano, ou seja, muitas pessoas perderão seus empregos porque serão substituídos por robôs. Eu acredito sim, que com toda essa tecnologia e todo o desenvolvimento tecnológico, isso acontecerá muito em breve. Mas esses robôs substituirão apenas trabalhos operacionais, o que de certa forma, pode ser muito mais rentável e econômico para as empresas. Mas esses robôs jamais substituirão mentes pensantes e brilhantes. Algumas profissões, incluindo a de secretariado executivo, jamais poderão ser substituídas por máquinas, pois elas não pensam, não inovam, não são criativas e não criam soluções.

Segundo estudos feitos e publicados, a tendência profissional para 2030 é totalmente revolucionária e muito diferente do que temos hoje. Já podemos sentir algumas mudanças bruscas em algumas áreas, como por exemplo na medicina, na agricultura, na economia, nas inovações tecnológicas de forma geral. E a área de secretariado não é excludente, visto que as empresas estão exigindo cada vez mais desse profissional. Um profissional que toma atitudes, participa das tomadas de decisões corporativas, é um ser pensante com um papel fundamental em assessoramento. Funções e atividades que nenhum robô poderá fazer e substituir.

Tempos atrás era muito importante saber falar inglês. Quem sabia falar inglês era valorizado na empresa, pois era um diferencial. Hoje em dia, saber falar inglês não é mais um diferencial, e sim uma obrigação. E a conjuntura econômica tem mudado tanto que o idioma do futuro será o mandarim, pois os chineses estão invadindo o mercado mundial. Então o profissional de secretariado do futuro terá que ser poliglota, inteligente, se atualizar, se especializar e acompanhar todas as mudanças, pois as empresas estão mudando a uma velocidade nunca vista antes. Não só tecnologicamente, mas também as formas de administração e seleção de seus funcionários.

Algumas empresas já estão adequando seus funcionários às novas e futuras condições de trabalho. Capacitam seus colaboradores para o trabalho em equipe, desenvolvem plano de carreira para seus talentos que inclui subsídios para cursos de especialização; aos trainees oferecem rotação de cargos por vários departamentos.

Muitas vezes as pessoas vão se adequando a essas novas mudanças sem se dar conta de que o mundo todo está mudando e que já não somos mais os mesmos. Não podemos parar no tempo e acreditar que hoje temos um emprego bom e que ele nos manterá o resto da vida. Esse é um assunto muito interessante para ser abordado, pois a maioria das pessoas pensam no hoje, e nunca param para pensar como será o mundo em 2030. Não podemos nos iludir achando que tudo o que temos hoje será necessário para o resto da vida ou que ter uma faculdade nos garante um futuro promissor! Esqueça isso!!! O futuro está com sede de conhecimento, tecnologia e muitos profissionais capacitados para isso.

Futuramente existirão profissões que nunca imaginamos que pudessem existir, mas se pararmos para pensar, já estamos dando início a todas elas. Em 2009, o governo Britânico e a Fast Future Research fizeram uma série de workshops nas escolas antecipando as novas profissões para 2030. A ideia era motivar os jovens a procurar outras perspectivas profissionais, tendo em atenção a evolução da sociedade e as necessidades que as pessoas terão naquela data.

Inicialmente fizeram uma apresentação, que teve como objetivo mostrar às crianças britânicas a economia do futuro, e garantir que essas crianças saberão identificar as novas oportunidades, criadas pelas inovações tecnológicas e científicas.
Segundo o Fast future (http://www.fastfuture.com/):
• A revolução digital vai continuar a ser cada vez mais acelerada, exigindo a presença de profissionais na área de advocacia virtual, gestores de informação e criadores de marcas pessoais.
• A preservação do ambiente vai ser cada vez mais acompanhada, e não será de estranhar o aparecimento da agricultura vertical, especialistas em clima e policiais para a proteção das condições de ambientes.
• Em 2030 a população vai estar envelhecida e por isso vão aparecer os cirurgiões de implantação de memória e os construtores de partes do corpo humano. Tudo isso para garantir a qualidade de vida das populações envelhecidas, tendo em atenção que a esperança média de vida deverá chegar aos 100 anos.
• Exploração do espaço sideral e aparecimento de profissões associadas, como por exemplo, pilotos espaciais, engenheiros e guias turísticos espaciais.

Devido a essas constatações, foram feitas algumas suposições de profissões do futuro, como por exemplo: construtores de partes do corpo humano; nano-medicina; consultores e gestores em Gerontologia; cirurgião de implantação de memória; consultores em ética; pilotos, arquitetos e guias turísticos espaciais; agricultores verticais; especialistas em reversão e modificação climática; polícia de controle climático; advocacia virtual; gestor de informação virtual; gestores de Avatars e professores virtuais; designers de veículos alternativos; narrowcasters; gestores de dados excessivos; especialista em social networking e personal brander.

Apesar de toda a tecnologia, as profissões do futuro apostam também na qualidade de vida das pessoas. A grande esperança é que as novas profissões e as mudanças delas advindas possam trazer maiores expectativas de melhorias para a população mundial. Quem sabe um dia podemos encontrar a solução de todos os problemas que afetam o nosso planeta e a cura para todas as doenças que matam milhares de pessoas!!!!

Vamos nos permitir e abrir nossas mentes para o conhecimento, pois parando para pensar...... os robôs não saberão fazer tudo isso por nós!!!

Autora: Thalita Andrade, pós graduanda em Secretariado - MBS em Gestão de Pessoas e Processos, pelo convênio CESUSC/SINSESC.

O jovem com boas maneiras à mesa

2011-09-15T09:05:00.002-03:00

Existe algo mais gratificante para uma mãe, que ao receber convidados para uma refeição, pode contar com a boa educação e civilidade de seus filhos à mesa?

O jovem com boas maneiras à mesa:

a) sempre vem para a mesa no momento em que a refeição é servida. Ninguém precisa insistir que venha e nem pedir que lave as mãos antes de se sentar à mesa;
b) espera os adultos se sentarem antes de pegar o seu lugar;
c) só começa a comer quando o anfitrião ou outro adulto o faz;
d) passa a comida primeiro para outros adultos presentes antes de pegar sua própria porção;
e) não enche o prato; pega porções moderadas, porque sabe que pode repetir;
f) põe uma pequena porção de comida no garfo ou colher; mastiga-a direito e engole sem sofreguidão;
g) senta-se ereto à mesa e não brinca com os talheres;
h) e ........

Nada complicado. Apenas atitudes de quem um dia foi orientado no caminho da prática do bem, do respeito, da dignidade para com o próximo, por uma mãe e um pai que sabem como é bom ser bom com o outro.

Texto baseado em:
BALDRIDGE, Letitia. Mais do que boas maneiras. São Paulo: Mandarim, 2000.

O melhor possível

2011-08-30T08:55:00.004-03:00

De vez em quando adoro rever e reler alguns dos meus milhares papéis arquivados. São reportagens, notícias a respeito do secretariado, artigos que tratam de normas e regras de etiqueta, e por aí vai. Mas, tem uma pasta em especial que amo abrir e parar para ler. É a pasta que contém inúmeras poesias, bilhetes, mensagens que recebi de alunas e pessoas que me querem bem.
Hoje, cedinho, um dia com chuvas intensas, trovoadas constantes, aqui em Blumenau, decidi pegar a pasta e reler as mensagens.
Como tudo depende de nosso estado emocional, hoje tocou-me profundamente a mensagem que recebi em 2 de dezembro de 1975 (sim, 1975, não errei na data não....) de minha então professora Silda. E com uma imensa saudade de um tempo maravilhoso de menina moça de colegial, transcrevo-a para você.

“Se você não puder ser um pinheiro no cume da montanha, seja uma erva no vale – mas seja! A melhor ervazinha à beira do riacho.
Seja um arbusto, se não puder ser árvore!
Não podemos todos ser capitães, temos que ser exército.
Para todos há na terra alguma coisa.
Há muito trabalho a fazer e poucos trabalhadores.
A tarefa a escolher é a mais próxima.
Se você não puder ser a estrada real,
seja então um atalho!
Não podendo ser sol, seja uma estrela!
Em grandeza, não é que se ganha ou se perde.
Seja o melhor possível, aquilo que você é!

(Autor: D. Malloch)
Uma mensagem para você Eliane
com um abraço da professora Silda
Blumenau, 2/12/1975.”

Ways to say... I love you

2011-08-24T15:49:00.009-03:00

It's the thought behind all the words. For example:

You're on the right track.

You're doing a good job.

You did a lot of work today. Now you've figured it out.

Great!!

Fantastic!!

Wow! I appreciate your help.

I've never seen anyone do it better.

Keep working on it; you're getting better.

You really make my job fun.

That was first class work.

I'm happy to see you working like that.

That's it!! You figured it out fast!

Good work! Outstanding! I like that.

Excellent! I'm very proud of how hard you try. Good job!

Você gostaria de ser atendido por você?

2011-08-19T16:54:00.002-03:00

Já está mais que provado por estudiosos do comportamento humano que somente quando conseguimos gostar de nós mesmos podemos gostar verdadeiramente das outras pessoas.
Por isso, as seguintes máximas - todas super conhecidas por todos - são tão valiosas e fazem uma enorme diferença no dia a dia de quem busca um atendimento com valor humano.

 Tratar a todos como gostaria de ser tratado.
 Satisfazer cada cliente como se ele fosse o único.
 Ser cortês e sociável e, ao mesmo tempo, manter uma atitude positiva, simpática e natural.
 Ter tolerância e boa vontade com os outros.
 Atender a um cliente sem se desligar do mundo. É dar atenção a um outro mostrando que já percebemos sua presença e que em breve iremos ajudá-lo.
 Dar sempre prioridade no atendimento à pessoa que está a sua frente. Em caso de chamada telefônica, só atendê-la após pedido de licença e recebimento de permissão para tal.
 Evitar gírias no vocabulário.
 Manter sempre conduta profissional e eficiente.

Atitudes simples, a princípio. Só que fazem toda a diferença se efetivamente colocadas em prática no relacionamento com o outro.

Que delícia!!

2011-08-15T13:29:00.005-03:00

Semana passada ministrei a aula de etiqueta à mesa, na prática, que integra a disciplina de Etiqueta, Cerimonial e Protocolo do curso sequencial de Gestão de Eventos, na Universidade Regional de Blumenau.

O cardápio servido aos estudantes pela Chef Suzana Wascheck, do curso de Gastronomia da Universidade, foi o seguinte:

Entrada: salada de folhas verdes com melão, gengibre e pesto de coentro;

Prato principal: mil folhas de bacalhau acompanhado por vinho tinto seco;

Sobremesa: bavaroise de tangerina e ganache de chocolate. Em foto de Denny Benvenutti.

Um sutil puxão de orelha, por que não?

2011-08-14T10:39:00.002-03:00

Desta semana tive a grata satisfação de conversar com Glauber (nome fictício), assessor de um empresário que tem pretensões políticas nas eleições de 2012.

Como assessor político, Glauber tem uma gama significativa de conhecimentos e informações específicas da área política. Conhecimento que ele tem a partir de sua vivência de anos como militante de um partido político. Preferencialmente, quem está nesta função deve ter vivência política para orientar muitas das decisões estratégicas que deverão ser tomadas mesmo antes do tempo oficial destinado para a campanha.

Procurou-me com o objetivo de entender mais afundo algumas questões que envolvem o assessoramento em linhas gerais. Tivemos um longo bate papo, e determinados posicionamentos meus é que quero compartilhar aqui com vocês. Vamos lá...

Quem assessora jamais pode ter atitude de vaquinha de presépio: Sim, senhor, Sim, senhor.... Quem assessora pondera, recomenda, aconselha e de uma forma equilibrada e sutil dá um puxão de orelha no assessorado, se a situação assim exigir.

Um assessor que sempre concorda, jamais faz um contraponto nas decisões de quem assessora, na verdade não está assessorando. Está secretariando dentro dos limites de necessidades do assessorado. Não passa de executor de tarefas sob o comando do assessorado. Função operacional.

Um assessor com habilidade e competente excede os limites do assessorado. Chega antes. Pensa antes. Antecipa-se. Ele tem um espírito de servidor. Em determinadas ocasiões - atrevo-me a dizer - tem a função de protetor do assessorado. Sim, o fato de ter visão global do que está acontecendo possibilita traçar estratégias e ser preventivo. Ainda mais em se tratando de um futuro político. A sua imagem deve ser preservada a partir de agora.

Cabe ao assessor discutir com ele aspectos que estão ou que podem prejudicá-lo. Refiro-me, a título de exemplo, em prestar atenção aos pontos deselegantes (vamos dizer, gestos deselegantes) que por força do hábito (cacoetes) o pretendente a cargo político comete e dar um toque - com toda elegância - para que este se dê conta de que, indiferente do ambiente que venha a frequentar, nenhuma estripulia de sua linguagem não-verbal será tolerada. Todo e qualquer deslize será motivo de comentários..... negativos, com certeza!!

A autoconfiança de quem assessora é necessária. Caso o assessor venha a perder o chão em função de um certo deslumbramento com o cargo, passa a ser prejudicial pelo fato de impossibilitar uma visão objetiva da realidade que está posta. E nesta circunstância entra a habilidade de uma pessoa querida que um assessor deveria sempre ter ao seu lado para lhe cutucar e dizer: “Ei, amigo, terra chamando!”

O futuro para os profissionais de secretariado

2011-08-11T14:19:00.002-03:00

A profissão de Secretário, que tem sua origem através dos Escribas, homens que dominavam a escrita, faziam contas, classificavam os arquivos e redigiam as ordens, alcança destaque nas décadas de 50 e 60.

O início da atuação dos profissionais de secretariado, que ocupavam uma posição operacional, consistia basicamente no desempenho de técnicas secretariais. Suas atribuições eram compostas por atividades como: executar tarefas relativas à anotação e redação, inclusive em idiomas estrangeiros, datilografar e organizar documentos e outros serviços de escritório como recepção e registros de compromissos.

Um pouco mais adiante, com o Secretariado já instituído na categoria de profissão, as atribuições dispostas são mais abrangentes, como: assistência e assessoramento direto a executivos, planejamento, organização e direção de serviços de secretaria, coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.

O perfil exigido do profissional na década de 60 requeria apenas pessoas com domínio de língua estrangeira e ótima datilografia, muito diferente do que se exige hoje. Com as transformações que vem ocorrendo na dinâmica social e empresarial, o profissional é inserido no contexto das atividades empreendedoras, iniciadoras e criadoras contribuindo significantemente na construção da organização empresarial.
As atribuições que compreendiam o perfil do profissional de secretariado desde o início de sua profissão, assim como as mudanças ocorridas em todo o cenário mundial, mais especificamente nas empresas, que estabeleceram então as novas atribuições presentes na Lei de Regulamentação da Profissão do Secretário, são conhecidas por todos nós.

A partir dos fatos citados e considerando a evolução constante do mundo globalizado, podemos partir então para as perspectivas para a profissão de Secretariado, assim como a possibilidade de novas atribuições.Algumas profissões do futuro apresentadas pela pesquisa realizada pelo FastFuture (www.fastfuture.com), nos levam a relacioná-las com atribuições que fazem parte do perfil do Secretário Executivo, através de suas competências, habilidades e atitudes.

A primeira é o “Gestor de Informação Virtual”, especialista responsável por ajudar na organização da vida eletrônica. Sendo o Secretário Executivo, profissional conhecedor de informática, organizador, com capacidade de síntese, criativo e discreto, capaz de conhecer as necessidades de quem irá atender, e através disso criar um software capaz de facilitar a vida de seu usuário, através de guias que contenham os passos detalhados para utilizar cada função, além de alertar sobre riscos e dados salvos no sistema de modo redundante, que possam ser excluídos. Assim o profissional facilita o acesso virtual de quem não tem tempo ou não possui os conhecimentos técnicos para lidar com esse meio eletrônico.

Outra profissão seria “Gestores de Dados Excessivos”, na qual o profissional fica responsável por cuidar dos dados que seu cliente fornece na internet e redes sociais. Para isso o profissional deve conhecer muito além das técnicas de informática; deve compreender também os direitos legais, conhecer o trabalho do seu cliente, para saber discernir entre informações que podem ser prejudiciais, evitando sérios problemas além do roubo de identidade. Função que caberia ao profissional de secretariado principalmente por sua capacidade de discernimento, comprometimento, agilidade de raciocínio, ponderação e discrição.

Ser “Especialista em Social Networking” também caberia ao profissional de secretariado, que atenderia pessoas marginalizadas ou traumatizadas pelas redes sociais. Para isso, o profissional, que já é conhecedor das redes sociais, também deverá entender das técnicas de estratégias para sobrevivência no “mundo conectado”. O profissional deve ajudar o cliente a determinar as causas de uma imagem negativa perante as redes sociais e também desempenhar esse papel de gerenciar as redes sociais de pessoas que simplesmente não gostam e se sentem pressionadas a fazer parte deste mundo virtual.

Por último, o “Personal Brander”, criador dos perfis sociais de celebridades, publicitários, famosos em geral. Para garantir que o profissional crie as marcas pessoais, através das mídias e sites, além de gerenciar os assuntos, problemas, que deverão chegar a essas pessoas, ele deverá contar com suas habilidades de planejamento, organização e controle; capacidade de identificar, analisar e encaminhar para solução, possuir conhecimento de gestão da informação, além de possuir várias atitudes como, discernimento, discrição, posicionamento, criatividade, entre outras.

Podemos concluir que a profissão de secretário evoluiu significativamente desde seu surgimento até os dias atuais, e a tendência é que continue evoluindo, criando possibilidades variadas para a atuação do profissional, que possui conhecimentos, habilidades e atitudes que possibilitam essas diversas atuações, para tanto, ele deve se manter não só atualizado, como também um passo a frente, preparado para o que o futuro irá apresentar.

Autora:
Thays Ferreira Lima, secretária executiva, aluna do MBS - Pós Graduação em Secretariado: Gestão de Pessoas e Processos, convênio CESUSC/SINSESC, em Florianópolis (SC).

Profissão de Secretário: tendências para 2030

2011-08-08T16:36:00.006-03:00

É notório o crescimento e o constante reconhecimento que o profissional de Secretariado vem adquirindo desde a regulamentação da profissão em 1985. Este profissional hoje possui uma gama variada de responsabilidades e atua nas mais variadas áreas. Cada vez mais observa-se que além de ser “multitarefa”, o(a) secretário(a) que preza pela (meta)competência também deve acompanhar o mercado, desenvolver sua habilidade com idiomas, estando atualizado com os acontecimentos de seu estado, país, mundo - e não somente ao que diz respeito à sua área, e também atento às inovações tecnológicas e seu impacto e interferências no mundo atual.

Com isso, percebe-se que assim como a profissão tem sido cada vez mais valorizada ao longo dos anos, também aumenta proporcionalmente o nível de expectativas e exigências acerca da atuação do profissional de Secretariado; a exemplo de uma razão matemática, também aumenta seu espaço ocupado no mercado. Tudo isso contribui para o desenvolvimento da profissão como um todo e agrega valor àquele profissional que genuinamente busca o conhecimento, participa de cursos de atualização e procura seu envolvimento com as novidades tecnológicas, compreendendo a interação destas com sua própria imagem e inserção no mercado, tendo em vista a eclosão das “redes sociais”, que podem tornar-se uma importante ferramenta de trabalho aos que souberem utilizá-las.

Em seu texto no site “Administradores, o portal da administração”, Julio Cezar Cardoso, conferencista, consultor de empresas e professor da Universidade Estadual do Rio de Janeiro escreveu um artigo no qual coloca o futuro das secretárias em xeque, considerando os avanços tecnológicos que poderiam tirar a “utilidade” da secretária das empresas. Cita que o “futuro” alternativo para o profissional de secretariado seria gerenciar equipes, atuando como facilitadora no auxílio à tomada de decisões do executivo. Como profissionais de secretariado poderíamos dizer que o texto - publicado em outubro de 2010 – na verdade expõe como “futuro” o que já é realidade na maior parte das empresas que já apreendeu o verdadeiro papel do profissional de Secretariado. Porém, por meio desse texto, podemos observar como é ainda longo o caminho para o alcance total dessa apreensão.

Tendo essa referência como padrão de realidade do profissional de secretariado nos dias de hoje, pode-se concluir que daqui a 20 anos o papel da secretária estará infinitamente mais amplo. Considero que haverá uma atuação muito mais próxima à área de Tecnologia da Informação, haja vista a necessidade contínua e imperativa de transmissão e troca de informações, processos estes que se dão de maneira cada vez mais tecnológica.

Nos anos 80 e 90, “The Jetsons” era um desenho animado futurista, no qual, apesar de estereotipar demasiadamente os papéis já conhecidos de “dona de casa” e “pai de família”, ilustrou muito bem o que imagino que possa se tornar a realidade de trabalho daqui a 20 anos. No desenho, o pai, George Jetson, recebia um chamado através de uma tela que surgia toda vez que seu chefe precisava falar com ele. A maior parte dos contatos retratados entre chefia e funcionário se dava de maneira virtual. Percebo o assessoramento exercido pela(o) secretária(o) muito próximo a isso em 2030. Não haverá mais tanta necessidade do assessoramento presencial quando existem tecnologias que podem manter o profissional virtualmente conectado a qualquer pessoa a qualquer hora.

Isso poderá abrir um leque de possibilidades de atuação aos profissionais que se adiantarem em investir em seu capital intelectual/tecnológico, pois estarão aptos a prestar assessoria a diversos executivos, de diversas partes do mundo e de diferentes áreas, atuando, dessa forma, de maneira mais autônoma.

Obviamente que para tanto o profissional deverá estar em constante aprimoramento, buscando conhecer sobre diversas áreas e novidades tecnológicas. Na obra “Metacompetência”, Mussak (2003) cita que o conhecimento já não é por si só sinônimo de competência, mas é componente fundamental e o que mais necessita ser reposto. Também menciona Peter Drucker que criou a expressão “trabalhadores do conhecimento”, os quais são profissionais que além de serem fornecedores de conhecimento, têm que diariamente aprimorar-se em relação às novidades que surgem, especialmente as tecnológicas.

Essa já está se tornando a realidade do profissional de Secretariado. Imaginemos como será então para o profissional de 2030 que, sozinho, irá assessorar virtualmente um executivo do ramo de tecnologia no Japão, outro do ramo automobilístico nos Estados Unidos e outro da área de Esportes no Brasil? O escritório será virtual, e o assessoramento se dará através de monitores 5D, que transmitirão em tempo real tudo que o profissional de secretariado precisará repassar ao seu executivo.

Surge então o conceito de “Metanóia”, no conceito de Tranjan (2002), como uma nova maneira de enxergar a realidade, é a transformação, livrando-se dos entulhos a fim de liberar o espaço para o novo. Um pensamento superior sobre o mercado, os negócios, clientes, liderança e equipe. Será esse conceito que passaremos a ter que desenvolver: a busca pelo novo, pela mudança.

O profissional de Secretariado pode alcançar tudo isso. Basta dedicação e estudo. As ferramentas já as possuímos, basta a vontade de sair do status quo e alçar novos voos. A ordem agora, além de ser metacompetente, também é ser metanóico. O profissional de Secretariado irá tornar-se símbolo de arrojo, inovação e flexibilidade. Rumo a 2030!!

Referências:

JULIO CEZAR CARDOSO. O futuro das secretárias em xeque. Disponível em: . Acesso em: 23 jun. 2011.

MUSSAK, Eugenio. Metacompetência: Uma nova visão do trabalho e da realização pessoal. São Paulo: Gente, 2003.

TRANJAN, Roberto Adami. Metanóia: Uma história de tomada de decisão que fará você rever seus conceitos. São Paulo: Gente, 2002

Autora:
Caroline Vidal Cabezas, estudante do curso de pós graduação: MBS - Gestão de Pessoas e Processos, Especialização em Secretariado - Convênio CESUSC/SINSESC, em Florianópolis (SC).

Novos modelos de administração

2011-08-07T09:41:00.003-03:00

O panorama que se apresentou no final do século XX estava repleto de profundas mudanças, que influenciaram as organizações como um todo. Pressionadas pela crescente concorrência global, enfrentaram um contexto extremamente competitivo em termos de maior produtividade, lucratividade e redução nos custos de mão-de-obra.

Com a globalização da economia formou-se um mercado mundial, resultado do processo de abertura e interligação das economias, com a eliminação de restrições alfandegárias e tributárias. Isto fez com que as organizações tivessem que ser competitivas em escala global, para concorrerem também com organizações de outros países.

Os avanços tecnológicos, representados pelos computadores e pela tecnologia de informação e de comunicações, também, desempenham um papel fundamental na reorganização das organizações. Desde a primeira onda de automação que atingiu o setor industrial ao final de 1950 e princípio de 1960, os computadores e as novas tecnologias vêm tornando desnecessário o trabalho de muitos profissionais tanto nos processos produtivos como nos administrativos, incluindo a prestação de serviços. Por outro lado, resulta em aumento de produtividade e lucros, e garante a competitividade das empresas numa economia globalizada.

Outro fator que, da mesma forma, modificou significativamente as organizações, é a sua necessidade de achatamento da pirâmide organizacional, com a eliminação de níveis hierárquicos, para ganhar mais velocidade na tomada de decisões e simplificar os processos de trabalho, objetivando a redução de custos e a utilização eficiente de recursos. Tudo em nome do aumento da produtividade e da competitividade. Muitas já iniciaram, nos anos 80, projetos de downsizing, que significa enxugamento, diminuição de tamanho.

Não menos importante como figurante das mudanças em processo, está sendo a ênfase no cliente, com a disseminação das doutrinas da qualidade total e satisfação do cliente. A Era da Qualidade colocou o cliente em primeiro lugar. Seus desejos e interesses passaram a ser valorizados, da mesma forma como ele, cliente, passou a se valorizar e não comprar os produtos que as empresas queriam que ele comprasse. Ele começou a questionar o que estava comprando, do material de que determinado produto era feito ao valor agregado, do atendimento no lugar de compra à sua real utilidade, sem se esquecer do atendimento pós-venda.

Para sobreviver frente a este cenário com alguns de seus novos protagonistas - a economia globalizada, as inovações tecnológicas, a redução da escala hierárquica e a ênfase no cliente - muitas organizações procuram reavaliar ideias e princípios norteadores do modelo tradicional e colocar em cena novas tendências que estão reformulando os antigos conceitos de administração e contribuindo para o despontar de novos modelos, como o modelo japonês de administração, a reengenharia e o benchmarking6. (MAXIMIANO, 1997).

A estrutura hierárquica, também, sofre alterações com a eliminação de níveis gerenciais e a introdução do trabalho de equipes multiqualificadas que trabalham em conjunto, compartilhando ideias na projeção de novos produtos ou na solução de problemas.

A reengenharia consiste, em termos gerais, no redesenho de processos produtivos e/ou administrativos, tendo como objetivo uma reformulação na maneira de conduzir os negócios.Sob o título amplo de reengenharia, as empresas começaram a achatar suas tradicionais pirâmides organizacionais e delegando, cada vez mais, a responsabilidade pela tomada de decisões às equipes de trabalho.

Com a redução e simplificação de processos de produção, bem como de processos administrativos, muitos cargos novos foram definidos, com novas habilidades; outros foram enriquecidos horizontal e verticalmente; outros reclassificados, assim como cargos foram eliminados do organograma das organizações. (CHIAVENATO, 1996). O objetivo foi torná-las mais dinâmicas e flexíveis, dando poder de tomada de decisões aos trabalhadores mais diretamente envolvidos nos processos.

O benchmarking foi outra arma usada pelas organizações no combate aos novos protagonistas no mercado. Maximiano (1997, p. 354) define benchmarking como sendo “uma técnica que consiste em fazer comparações e procurar imitar as organizações, concorrentes ou não, do mesmo ramo de negócios ou de outros, que façam algo de maneira particularmente bem feita.” Em outras palavras, é o ponto de referência que merece ser imitado, o que não significa uma cópia tal e qual, mas adaptada à realidade do interessado.

Para Chiavenato (1996, p. 143), benchmarking “é um processo contínuo e sistemático de pesquisa para avaliar produtos, serviços e processos de trabalho de empresas ou organizações que são reconhecidas como representantes das melhores práticas, com o propósito de aprimoramento organizacional.”

Embora possa dar ideia de ser algo comum e simples, a técnica do benchmarking é pautada em “cinco etapas: planejamento, análise, integração, ação e maturidade”, como destaca Maximiano (1997, p. 355), que precisam ser levadas em consideração para o êxito na aplicação da técnica.

Fonte:

CHIAVENATO, Idalberto. Recursos humanos na empresa. São Paulo: Atlas, 1996.

MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria geral da administração: da
escola científica à competividade em economia globalizada. São Paulo: Atlas, 1997.

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

A escola do processo administrativo

2011-07-27T09:14:00.004-03:00

É a escola que define o processo administrativo, bem como o papel dos gerentes, em termos das quatro funções: planejar, organizar, dirigir e controlar, e que tem o engenheiro francês Henri Fayol (1841-1925) como a figura principal na divulgação dessas idéias.

Fayol defende a tese de que toda empresa pode ser dividida em seis funções distintas: técnica, comercial, financeira, de segurança, contábil e administrativa. Alega que a única dessas seis funções essenciais que tem o encargo de constituir atividades e meios para a consecução dos objetivos gerais de uma empresa é a função administrativa, que engloba os elementos de administração, entendidos como sendo as funções do administrador: prever, organizar, comandar, coordenar, controlar. Constituindo-se, portanto, no processo administrativo. Reconhece que a administração deveria ser vista como função separada das demais funções da empresa.

Fayol considerava a empresa como sistema racional de regras e de autoridade e uma vez organizada “seus colaboradores necessitam de ordens para saber o que fazer, suas ações precisam de coordenação e suas tarefas precisam de controle gerencial.” Com a finalidade de orientar a ação dos administradores para uma administração eficaz, Fayol propõe 14 princípios de administração, que são: a divisão do trabalho, a autoridade e a responsabilidade, a disciplina, a unidade de comando, a unidade de direção, a subordinação do interesse particular ao interesse geral, a remuneração do pessoal, a centralização, a hierarquia, a ordem, a equidade, a estabilidade do pessoal, a iniciativa e a união do pessoal.

Em linhas gerais, a divisão do trabalho tem por finalidade produzir mais e melhor, com o mesmo esforço. Fayol defende a tese de que ”o operário que faz todos os dias a mesma peça e o chefe que trata constantemente dos mesmos negócios adquirem mais habilidade, mais segurança e mais precisão e, conseqüentemente, aumentam o rendimento.”

O princípio da autoridade e responsabilidade coloca o gerente como o personagem principal do processo administrativo, com a responsabilidade de administrar seus subordinados. A disciplina consiste na obediência, na assiduidade, na presença e no respeito às regras e acordos estabelecidos entre a organização e seus empregados. A unidade de comando estabelece que cada subordinado tem que ter apenas um superior de quem deve receber ordens para a execução de uma determinada tarefa. De acordo com o princípio da unidade de direção, um único administrador deve dirigir as atividades que visam ao mesmo objetivo.

O interesse individual ou de um grupo de indivíduos não deve prevalecer sobre o interesse da organização é o que ressalva o princípio da subordinação do interesse particular ao interesse geral. A remuneração do pessoal é o prêmio pelo serviço prestado e, para tanto, deve ser justa e satisfazer, ao mesmo tempo, empregador e empregado.

O princípio da centralização diminui a participação dos empregados no processo de decisão, havendo a concentração do poder de decisão no chefe. A hierarquia é a linha de autoridade de uma organização, normalmente representada num organograma, que vai da autoridade superior ao nível menor. “Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar” e “um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar”, é a definição para o princípio da ordem. Já o da eqüidade diz que os administradores devem ser amigos dos empregados e tratá-los com justiça.

Fayol afirma que um empregado precisa de certo tempo para desempenhar bem determinada função e, como conseqüência, uma alta taxa de rotatividade não é aconselhável para a prosperidade de uma organização. Daí defender o princípio da estabilidade de pessoal. Quanto ao da iniciativa, entende que os subordinados devem ter a liberdade de propor e executar seus planos, além de aumentar seu zelo e sua atividade. Para ele, o princípio da união do pessoal, ou o espírito de equipe, é a grande fonte de vitalidade de uma organização.

Ter o entendimento do papel dos executivos nas organizações é fundamental para quem está atuando numa, assim como é igualmente importante atentar para os diferentes tipos de administradores com tarefas e responsabilidades variadas. Os administradores podem ser classificados pelo nível que ocupam na organização e pelo âmbito das atividades organizacionais pelas quais são responsáveis. Os três níveis principais de administração são: alta administração, administração intermediária, administração de primeira linha. (STONER, 1982; MAXIMIANO, 1997).

Esses três níveis principais de administração, por sua vez, são subdivididos em inúmeros escalões gerenciais, dependendo sempre do tamanho, da complexidade e do grau de profissionalização da organização, para garantir o controle. A alta administração, numa organização de grande porte, por exemplo, compreende o executivo principal, denominado, de acordo com a organização, de presidente, superintendente, diretor-geral, seguido dos diretores responsáveis pelas mais diversas áreas: Marketing, Finanças, Comercial, só para mencionar algumas. Além, muitas vezes, de vice-diretores e assessores.

A gerência ou administração intermediária é composta de gerentes de divisão, de departamento, de seção, supervisores, mestres, líderes de turmas, que são as divisões mais comuns encontradas também na administração de primeira linha.
Essa estrutura administrativa complexa, com mais de 10 níveis intermediários, era comum nas organizações até a década de 70.

A característica que define a corporação moderna é sua estrutura administrativa hierárquica. Virtualmente qualquer organograma moderno de uma corporação se parece com uma pirâmide, com a equipe de campo e os operários na parte inferior da hierarquia e uma equipe ascendente de gerentes profissionais subindo na hierarquia, com um presidente no alto da pirâmide. Os funcionários, em cada degrau da escada corporativa, têm atribuições específicas e prestam contas de seu trabalho àqueles imediatamente acima na pirâmide corporativa. Informações vitais são processadas em cada nível e depois levadas para o próximo nível acima até eventualmente alcançar o mais alto nível gerencial que, por sua vez, usa as informações para tomar decisões de comando, que vão sendo transmitidas para a hierarquia abaixo e implementadas em cada nível descendente da estrutura organizacional.

Muitas são as organizações que ainda fundamentam suas idéias e técnicas nas proposições do modelo Taylor-Ford-Fayol. Um modelo de organização e administração que fragmentou os empregos com a estruturação rígida de cargos e da divisão do trabalho, criando o trabalhador especializado (aquele que só executa uma única atividade); preparou a juventude para o trabalho através de currículos padronizados e dividiu o conhecimento em disciplinas especializadas; instituiu o sistema de produção móvel; profissionalizou a administração com o nascimento de novas espécies de especialistas como executivos, presidentes, administradores, coordenadores, gerentes, que passariam a ser os personagens principais do processo administrativo; excluiu grande parte dos trabalhadores dos processos de decisão, ficando unicamente a cargo dos especialistas; desencadeou a padronização e com ela a produção em massa.
Em suma, foi um modelo que mudou, radicalmente, na década de 20, o modo como as organizações produziam bens e serviços.

Fonte:

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

O modelo tradicional de Administração: a escola da eficiência

2011-07-24T09:52:00.013-03:00

Muitas de nossas atuais organizações estão estruturadas em bases originadas na Revolução Industrial e nas idéias clássicas dos pioneiros da administração como Taylor, Ford e Fayol. São as denominadas organizações tradicionais e mecanicistas. “A organização de qualquer grande empresa industrial moderna e bem-sucedida é uma combinação dos princípios propostos por Taylor e das técnicas criadas por Henry Ford. Mais que isso, grande parte da sociedade industrial repousa em alicerces que esses dois homens construíram.” (MAXIMIANO, 1997, p. 83).

O movimento da administração científica nasceu na passagem para o século XX, fruto da necessidade de fazer as organizações funcionarem com mais eficiência. Segundo Rifkin (1995, p. 52), “eficiência passou a significar o máximo rendimento que podia ser produzido no menor tempo possível, dispendendo a menor quantidade de energia, trabalho e capital no processo.”

Taylor foi o participante mais destacado do movimento, tornando-se referência padrão para a organização do local de trabalho, por meio de seus princípios de administração científica. Acreditava que o trabalho poderia ser científico se fossem padronizados os passos que cada trabalhador dava. Acreditava haver “uma maneira melhor (padrão) de realizar cada tarefa, uma ferramenta melhor (padrão) para executá-la com ela, e um tempo estipulado (padrão) no qual podia ser completada.” (TOFFLER, 1980, p. 60).

Segundo Maximiano (1997), o primeiro estágio do movimento da administração científica foi escrito em torno do problema dos salários, pois não havia um sistema confiável de pagamento de salários e de incentivos para melhorar o desempenho do trabalhador. Taylor estava em busca de uma forma de precisão para definir o valor dos salários. Era necessário descobrir o tempo que um homem leva, dando o melhor de si, para completar uma tarefa. Ele acreditava que descobrindo a velocidade máxima com que o trabalho poderia ser feito de maneira científica e exata, chegaria à solução dos problemas dos salários. Era necessário estudar os movimentos elementares que uma tarefa exigia.

Para fazer isso, conforme relata Rifkin (1995, p. 53), Taylor, com o uso do cronômetro, “dividiu a tarefa de cada trabalhador nos menores componentes operacionais visivelmente identificáveis e mediu cada um para apurar o melhor tempo atingível sob condições de desempenho ótimas. Seus estudos aferiram o desempenho de trabalhadores em frações de segundo.” De suas observações e experiências, nasceu o estudo de tempos e movimentos necessários para a execução e aprimoramento do trabalho operacional.

As fases seguintes do movimento da administração científica foram marcadas pelo desenvolvimento teórico das idéias de Taylor, que, de acordo com Stoner (1982), assentavam-se em quatro princípios básicos, os princípios de administração científica:

1. O desenvolvimento de uma verdadeira ciência da administração, para que, por exemplo, se pudesse determinar o melhor método de execução de cada tarefa.
2. A seleção científica do operário, de modo que cada um deles ficasse responsável pela tarefa para a qual tivesse mais condições de trabalho.
3. A educação e o desenvolvimento científico do operário.
4. A cooperação íntima e amistosa entre a administração e os operários.

Nada ficou imune à mania da eficiência: fábricas, escritórios, escolas, enfim, a vida da sociedade moderna. Vale lembrar que a escola tecnicista era um reflexo da proposta taylorista, em busca da racionalização e da produtividade. Como diz Rifkin (1995, p. 53), “muitos acreditavam que, tornando-se mais eficientes, poderiam reduzir a quantidade de trabalho individual necessário para realizar uma tarefa e, com isso, alcançar mais riqueza e mais tempo livre.”

A escola da eficiência ganha mais uma contribuição importante na pessoa de Henry Ford, com o desenvolvimento da linha de montagem móvel, que, basicamente, consiste no deslocamento do produto em produção ao longo de um percurso, enquanto que os trabalhadores ficam parados em seus postos de trabalho, cada um executando uma única e repetida tarefa. Esse processo diminuía significativamente o tempo médio de ciclo de produção devido a imobilidade do trabalhador, assim como reduzia os custos dos estoques de peças à espera da montagem. Como consequência, aumentava a produção e o produto ficava mais barato.

Associado a Ford, também, estão os dois princípios da produção em massa: a padronização e a especialização do trabalhador. Produção em massa é a fabricação de produtos não-diferenciados em grande quantidade. “A especialização do trabalhador, conseqüência da fragmentação do trabalho, é a principal característica da linha de montagem aprimorada por Henry Ford”, como nos afirma Maximiano (1997, p. 97). Num sistema de produção em massa, cada trabalhador tem uma tarefa fixa no processo de produção, para o que tem de ser especializado.

Drucker (1971, p. 77) lembra que a primeira grande inovação do século XX foi a produção em massa, iniciada entre 1905 e 1910 por Henry Ford, de um produto padronizado - o automóvel Modelo T. Segundo o autor, o seu mérito não está vinculado a nenhuma invenção tecnológica importante, pois as instalações para produção em massa por ele instaladas já eram conhecidas há um século. Porém, afirma que “sua contribuição era uma inovação: uma solução técnica para o problema econômico de produzir o maior número de produtos acabados com a maior garantia de qualidade pelo menor custo possível.”

A produção em massa exigiu a padronização de máquinas, produtos e processos. Dentre as consequências da padronização, podemos mencionar o surgimento de testes padronizados para identificar e avaliar as pessoas aptas ou não para determinada tarefa, a padronização das horas de almoço e dos feriados, a padronização de currículos escolares e a adoção do teste de múltipla escolha.

Ford canalizou toda a sua atenção para a montagem da linha de produção, deixando de visualizar, conforme destaca Maximiano (1997, p. 99), “a estrutura organizacional necessária para administrar a totalidade das fábricas, atividades de engenharia e sistemas de marketing”.

A General Motors, com o objetivo de superar a Ford e também ser bem-sucedida na produção em massa de automóveis, decidiu profissionalizar a administração, um dos pontos falhos de Ford. Para tanto, elegeu presidente, em 1923, Alfred Sloan, que era de fato um gerente. É com ele que se inicia o estereótipo do gerentão.

Fonte:

DRUCKER, Peter. Tecnologia, gerência e sociedade: as transformações da empresa na sociedade tecnológica. (tradução de Luiz Carlos Lucchetti Gondim) Petrópolis/RJ: Vozes, 1971.
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria geral da administração: da escola científica à competividade em economia globalizada. São Paulo: Atlas, 1997.
RIFKIN, Jeremy. O fim dos empregos: o declínio inevitável dos níveis dos empregos e a redução da força global de trabalho. (tradução Ruth Gabriela Bahr). São Paulo: Makron Books, 1995.
STONER, James Arthur Finch. Administração. (tradução de José Ricardo Brandão Azevedo. 2.ed. Rio de Janeiro: Prentice-Hall do Brasil, 1985.
TOFFLER, Alvin. A terceira onda. (tradução de João Távora) 13.ed. Rio de Janeiro: Record, 1980.

Uma breve incursão na história do pensamento da administração

2011-07-22T08:24:00.005-03:00

Com o objetivo de contribuir com os estudantes de Secretariado que estão fazendo suas pesquisas e leituras para compreender melhor a trajetória da profissão, vou postar alguns artigos que fazem uma rápida visita à história da administração e das mudanças organizacionais. Começo ao tratar aspectos das duas grandes ondas de mudanças segundo Toffler.

A “Primeira Onda” de mudanças - a revolução agrícola - que levou milhares de anos para acabar, teve seu início por volta de 8000 a. C. até 1650 e 1750 d. C., quando perdeu força para a “Segunda Onda”, com a qual irrompeu a Revolução Industrial. A civilização industrial durou apenas uns poucos 300 anos, atingindo seu ponto máximo durante a década iniciada por volta de 1955, que “viu a introdução generalizada do computador, o jato comercial, a pílula anticoncepcional e muitas outras inovações de alto impacto.” (TOFFLER, 1980, p. 28). Foi quando a “Terceira Onda” começou a ganhar força.

Antes da “Primeira Onda” de mudança, a maioria dos seres humanos, os chamados povos primitivos, vivia em pequenos grupos. Alimentavam-se pilhando, pescando, caçando ou pastoreando. A terra era a base da economia, da vida, da cultura, da estrutura da família. A vida era organizada ao redor da aldeia, prevalecendo uma divisão simples de trabalho. Surgiram algumas castas e classes claramente definidas: uma nobreza, um sacerdócio, guerreiros, escravos e servos. O poder era rigidamente autoritário e o nascimento determinava a posição social da pessoa. Cada comunidade produzia a maioria de todas as suas necessidades.

A civilização agrícola parecia destinada a dominar o planeta para sempre quando irrompeu a Revolução Industrial, no fim do século XVII, espalhando-se rapidamente pelas nações e continentes. Estava desencadeada a “Segunda Onda” de mudança. Para Toffler (1980, p. 36), “o industrialismo foi mais do que chaminés e linhas de montagem. Foi um sistema social rico, multiforme, que tocou todos os aspectos da vida humana e atacou todas as feições do passado da Primeira Onda.” Colocou o trator na fazenda, a geladeira na cozinha, a máquina de escrever no escritório, universalizou o relógio de pulso, as pílulas de vitaminas, produziu o jornal e o cinema.

A Revolução Industrial mudou a produção que era nos lares dos empregados para as fábricas. Em sendo o aumento da eficiência dos processos produtivos uma das finalidades da administração e sua qualidade ser medida pela redução das perdas, do desperdício e da ineficiência na utilização de todos os tipos de recursos, houve, então, a evidente necessidade de uma administração mais sistemática. Disso decorreu a necessidade da presença de pessoas que tomassem decisões de administração, ou seja, administradores capazes de gerir as organizações que estavam ficando maiores e os problemas gerenciais, por consequência, mais significativos.

Com o intuito de aumentar a eficiência, ou seja, usar correta e produtivamente os recursos empregados na realização de um objetivo, sem desperdícios ou perdas desses recursos, surgem, no início deste século, pessoas cujos nomes foram importantes para o desenvolvimento de teorias que enfocam aspectos específicos das organizações e de sua administração. Foram inovadores que apresentaram as primeiras soluções práticas para o problema do aumento da eficiência: Frederick Winslow Taylor (1856-1915), figura central da administração científica que propõe a aplicação de métodos científicos para estudar e aprimorar o trabalho e o trabalhador, focalizando a eficiência dos processos produtivos, e Henry Ford (1863-1947), criador da linha de montagem móvel.

Outro nome importante no desenvolvimento do pensamento de administração e na sua sistematização foi Henri Fayol (1841-1925). Fayol procurou definir o processo administrativo e o papel dos gerentes em termos de funções.

Fonte: TOFFLER, Alvin. A terceira onda (tradução de João Távora) 13.ed. Rio de Janeiro: Record, 1980.

Vivendo o "ambiente real"

2011-07-20T17:15:00.004-03:00

O estágio supervisionado de um curso de graduação é um dos elementos que possibilitam a prática por intermédio de atividades que os estudantes devem ser levados a realizar ao longo de seu processo de formação junto ao campo de trabalho, área em que pretendem atuar, ou seja, para a qual o curso que estão fazendo está direcionado. Talvez por isso o campo de trabalho seja denominado pelos estudantes como o efetivo lugar de prática e a Universidade como o lugar da teoria.

No entanto, o entendimento de que o campo profissional é também um lugar de formação deve ser discutido com os estudantes, para que passem a entendê-lo como um espaço essencial de parceria que não só privilegia a parte prática, mas acima de tudo alimenta a teoria, quando não, a reelabora. Ou melhor, faz a prática referência para a teoria.

Sempre defendi, e continuo defendendo que a estrutura curricular de um curso de Secretariado Executivo deve privilegiar a formação de secretários executivos com competência técnica/gestão, comunicacional e social - inclusive tem um capítulo sobre isto em meu livro A Secretária que Faz.... Além dessas competências, deve formar profissionais críticos e aptos a fazer uso de seus sentidos, imaginação, criatividade, iniciativa, capacidade de interpretação e análise, e sensibilidade para descobrirem sua singularidade, desenvolvê-la e depois doá-la em prol da (re)construção de um mundo mais humano e saudável. E o estágio supervisionado tem um papel primordial na formação e construção dessas competências.

Diante desta importância, um dos fatores que contribui significativamente para a qualificação do estágio é a integração Universidade e organizações campo de estágio. Para que esta integração seja traduzida em sucesso para ambas as partes, torna-se necessário fazer uma avaliação desta relação. Recomenda-se nomear indicadores que podem mostrar como anda esta parceria, tais como:

a) participação do estudante no processo de integração;

b) disponibilidade do supervisor em dialogar com o aluno-estagiário;

c) número de alunos-estagiários por organização;

d) fatores que dificultam o relacionamento com o supervisor;

e) fatores positivos no relacionamento com o supervisor;

f) número de estágios remunerados;

g) condições de trabalho: ambiente confortável, equipado, climatizado);

h) utlização de tecnologias de informação e comunicação;

i) adequação das atividades desenvolvidas ao perfil profissional;

j) envolvimento em atividades não previstas no programa de estágio;

k) dentre outras.

Claro, são indicadores que devem fazer parte de uma proposta mais ampla de avaliação sistemática e contínua de estágio supervisionados dos cursos em nossas Instituições de Ensino Superior.

Comportamento no ambiente corporativo: tema de curso no SindsegSC

2011-07-08T17:45:00.004-03:00

Nos dias 13 e 27/junho e 4/julho de 2011 tive a grata satisfação de conversar com mais de trinta profissionais do seguro sobre comportamento no ambiente corporativo. O assunto integra o primeiro módulo do Programa de Desenvolvimento de Executivos do Seguros (PDES), promovido e organizado pelo SindsegSC em Blumenau.

Durante o curso de 9 horas abordamos temas relacionados ao papel da etiqueta e da elegância corporativa no mundo dos negócios; a convivência em ambientes formais e informais; aspectos da linguagem corporal e gestual na comunicação pessoal e interpessoal; postura elegante à mesa; trajes adequados ao estilo e à ocasião e as boas maneiras no trabalho de forma geral.

No link http://www.sindsegsc.org.br/sala-de-imprensa/noticias/8351-portal-sindsegsc-entrevista-eliane-wamser-palestrante-do-pdes tem uma entrevista comigo, que você está convidado a ler para ter um contato mais próximo com minha opinião sobre a importância da etiqueta para executivos e executivas que querem ter sucesso em seus relacionamentos interpessoais.

Qual é a formação do professor coordenador do curso de Secretariado??

2011-07-02T20:05:00.006-03:00

Estudante de secretariado, você sabe qual é a área de formação do professor que coordena o curso de Secretariado na Instituição em que se você estuda?

Trago aqui alguns elementos que podem fazer a diferença na formação de secretários executivos, para os quais todo estudante de secretariado deveria estar atento.

As Diretrizes Curriculares Nacionais para os cursos de graduação em Secretariado Executivo instituídas através do Parecer 102/2004 e Resolução 3 de 23 de junho de 2005, da Câmara de Educação Superior, contemplam diretrizes para a orientação das Instituições de Ensino Superior IES) na formação de secretários: organização do curso, projeto político pedagógico, perfil desejado, competências e habilidades do formando, os conteúdos curriculares, a organização curricular, estágio, atividades complementares, entre outras.

São aspectos da legislação para os quais a IES deve atentar quando organizar a formação de um profissional do secretariado, quer na modalidade tecnólogo, quer na modalidade bacharel.

Quando nos referimos às instituições formadoras, precisamos apresentar o nosso entendimento por educação/formação, que aqui consideramos como sinônimos. Ou seja, educação/formação é um processo contínuo de construção de habilidades e competências capazes de possibilitar a um sujeito participar ativamente das mudanças sociais, econômicas e políticas e não atuar como mero espectador relegado à condição de objeto (Pedro Demo, 1996).

Baseado nesse entendimento, a IES passa a se constituir num espaço dos mais privilegiados de educação formal, com o papel imprescindível de gerar novos conhecimentos e capacitar profissionais para o mercado de trabalho. Um espaço para a formação de sujeitos capazes, críticos e criativos, que sabem pensar e refazer sua profissão, e não apenas executá-la.

No seu papel de formar profissionais competentes, em particular, secretários executivos, tecnólogos ou bacharéis, a Universidade precisa capacitá-los para que sejam capazes de continuar a se formar ao longo de sua vida, que se mantenham em estado ininterrupto de atualização, que é o desafio do aprender a aprender.

Sim, isso requer que se tenha profissionais professores também capacitados e aptos a possibilitar ao estudante o desenvolvimento de novas atitudes e considerar a experiência que ele traz para a sala de aula, respeitando sua história de vida. Um professor capaz de aliar o conhecimento científico à sua prática, como base na reflexão sobre a prática.

Um professor que não se permita formar profissionais do secretariado apoiado numa visão tradicional, que reforça a fragmentação do conhecimento, trabalha com a ideia de separação entre teoria e prática, acredita na transmissão do conhecimento e não na sua construção, e tem o aluno como agente passivo de sua educação.

Pergunto-me com frequência: Como é possível falar de uma formação acadêmica do profissional de secretariado, com suas especificidades, se há uma enorme carência de profissionais professores do secretariado em nossas IES?

Se, infelizmente, falta a uma considerável porcentagem de professores que lecionam em cursos de Secretariado uma leitura mais apurada do que é ser profissional de secretariado?

Se lhes falta um questionamento de sua função no conjunto de conhecimentos disponíveis na área de trabalho e na realidade profissional e social do secretário?

Se falta diálogo entre os professores do curso?

Chamo atenção para a ausência de um comprometimento mais efetivo das IES na formação de secretários. Ausência é sinalizada pelo (1) ínfimo número de professores formados e ou com experiência em secretariado atuando em nossas IES; (2) falta de diálogo entre os professores da IES em torno de uma metodologia do ensino de Secretariado.

Em meio a toda esta fragilidade da educação e formação formal de um secretário executivo, está o nosso estudante e futuro profissional de secretariado, que precisa ter empregabilidade para competir no acirrado e exigente mundo do trabalho.

Cara(o) estudante, qual é mesmo a formação do(a) professor(a) que coordena o curso de Secretariado que você está cursando?

Participe da enquete que está disponível neste blog.

Agenda: uma espécie de "memória"

2011-06-29T13:19:00.002-03:00

Existem inúmeros programas de computador que desempenham o papel de agenda. A agenda eletrônica possibilita o agendamento de reuniões, fazer follow-up, organizar fichário, fazer protocolo e habilitá-la como correio eletrônico.

Acredito que o software mais conhecido e disponível no mercado é o Microsoft Outlook. Ferramenta que utilizo para a tarefa de lembrar de compromissos aprazados e gerenciar e-mails. Considero-o de fácil manuseio (e olha que já sou cincoentona!!!) e com recursos necessários para facilitar a organização do trabalho em si.

Vale lembrar que a agenda é um importante instrumento de trabalho do profissional de secretariado e sua finalidade é auxiliar na lembrança e na organização dos compromissos diários de dirigentes. Registra os compromissos profissionais aprazados, de forma clara e concisa.

Indiferente do tipo de agenda que se venha a adotar (eletrônica, de papel, ou ambas), há determinadas recomendações que não caem em desuso ao se optar pela agilidade das novas tecnologias à nossa disposição. Vamos a algumas que considero essenciais:

 procurar, sempre, sincronizar as informações que constam na sua agenda com a de seu dirigente;
 as informações detalhadas devem estar na sua agenda e anotadas de forma clara e concisa: nome da pessoa ou pessoas envolvidas, assunto a ser tratado, local, hora e outros esclarecimentos;
 deixar um intervalo entre um compromisso e outro para o caso do compromisso se estender além do previsto ou para que o dirigente possa atender assuntos internos ou, ainda, possa preparar-se para o próximo encontro;
 evitar marcar compromissos para a segunda-feira de manhã, sexta-feira a tarde, dias antes e depois de viagens, feriados e férias;
 evitar agendar compromissos nas primeiras horas do dia para possibilitar o planejamento das atividades do dia, ou despachar, ou retornar telefonemas. E nem no início e final da tarde;
 quando marcar uma entrevista/compromisso, explicar à pessoa que está sujeito à confirmação do dirigente;
 sugerir o horário e não deixar que o interessado o faça;
 reconfirmar sempre todos os compromissos agendados;
 se houver coincidência de data e horário para dois compromissos, é necessário comunicar ao dirigente para que ele decida como proceder;
 lembrar o dirigente, com antecedência, dos compromissos assumidos para que ele possa organizar-se;
 subsidiá-lo com informações, relatórios e documentos a respeito dos assuntos que motivaram o compromisso;
 depois do compromisso atendido, fazer o follow-up das decisões tomadas ou a tomar.

Você adota uma agenda de mesa, também chamada de caderno da secretária?
Sim, isso mesmo, estou-me referindo ao caderno pequeno ou tipo universitário...

First impressions

2011-06-27T09:03:00.002-03:00

Your clothing is sending a message. You will never have a second chance to make a good first impression.
People perceive you in that first encounter and make immediate judgments about you. Decisions are made about your economic level, education, trustworthiness, honesty, and credibility - all within that first meeting.

Your clothing actually speaks for itself.
You have a personal signature and style that is being read by others around you. The best word to describe clothing messages is communication. Communication can be one of the world's greatest problems.

You may be asking yourself by now, "How can I start in my personal image improvement process?"
First, you can become aware of yourself, then begin to see yourself as others see you. Ask yourself questions like these:

> Do I project the message I want to send?
> Am I dressing for my profession or company by the standards already adopted by that profession?
> Do I already have a fashion identity?

Questions like these will help you become aware of yourself so that you can begin to make the necessary changes for your image of excellence.

(written by Valerie Sokolosky, in "Seasons of Success: the image of excellence")

Noites de Inverno

2011-06-25T17:48:00.011-03:00

Agora se alargam as horas
das hibernais frias noites
e as nuvens são tormentosas
acima das altas torres.
Deixemos que ardam as lareiras,
transbordem as taças de vinho
e as palavras nos enleiem
com sua harmonia divina.
Velas agora iluminam
com sua chama o doce amor
e as folias e as mascaradas e a galanteria
afastam a atração do sono.

by Thomas Campion (1567-1620)

Social graces should be graceful!

2011-06-24T09:43:00.003-03:00

> Remember that your actions are being observed. Use your very best manners at all times.
> Be conservative about ordering your food and beverages.
> Be careful with your conversation.
> And on top of all that, act natural!!
> Be sure to dress appropriately for the type of restaurant.
> Never complain about anything, even if there is mold growing on your ice cold steak!!
> Be a good conversationalist! Make sure each guest has a wonderful time.
> Loud conversations and laughter can disturb other people at the restaurant. Have a good time, but do it quietly.
> Wait until your guests are served before you begin eating.
> In a large group, encourage your guests to eat as soon as they are served.
> Visit different restaurants on your own, and choose several which conform to your entertaining needs. Frequent them regularly.

Reference:
Grant-Sokolosky, Valerie. Corporate Protocol: a brief case for business Etiquette. 2nd Printing, Dallas/Texas: Honor, 1998.

Business card

2011-06-23T15:45:00.003-03:00

Three ways to present a business card:

> After a senior executive requests one.
> After a meal and social time.
> Only one at a time, once rapport has been established.

Do not throw your business card at just anybody.

(by Valerie Sokolosky)

Frases mágicas

2011-06-22T17:55:00.003-03:00

Eu respeito sua honestidade comigo...

Eu agradeço o tempo em que ....

Eu concordo, temos um problema...

Obrigada pela informação; eu não sabia.

Tenho que pensar antes de dar uma resposta.

Perdoe-me, entendi mal. Não quis dizer isso.

Pare um instante

2011-06-22T17:39:00.005-03:00

... deixe a luz do sol aquecer seu coração

e a brisa do mar tocar o seu rosto,

deixe que a magia da lua lhe

traga pensamentos felizes.

Pare apenas um instante e sinta

o coração contente.

Sorria por ser uma pessoa entusiasmada com a vida.

Simplesmente sorria.....

Aprender

2011-05-15T20:05:00.007-03:00

Hoje decidi organizar os milhares de manuscritos que vinha acumulando numa caixa. E me deparei com os seguintes dizeres sobre Aprender. Na ocasião, lamentavelmente, não anotei a fonte e nem o nome do autor. Falha imperdoável, por sinal, mas nem por isso posso deixar de compartilhar o texto com você, porque é muito significativo para quem acredita no processo de educação.

"Aprender significa ser capaz de se transformar mudando valores, atitudes.

Aprendemos quando somos capazes de fazer coisas que não fazíamos antes.
O aprendizado só irá ocorrer de forma duradoura quando for do interesse e curiosidade da própria pessoa.

Para que ocorra aprendizagem, é preciso ter um motivo para isso; as pessoas aprendem quando têm desejos, sejam eles aumentar a sua competência, desenvolver novas habilidades, melhorar sua qualidade de vida, entre outros."

Rei, Guerreiro, Mago ou Amante?

2011-05-04T10:25:00.008-03:00

Qual é o seu tipo comportamental? E do executivo ou executiva com quem você trabalha?

Os guerreiros são voltados ao curto prazo, são diretos e mais “secos” nos relacionamentos e se baseiam muito na razão e lógica. Tem excitabilidade e energias altas. Isso significa que os guerreiros são ótimos para realizar metas. São os “tocadores” e “fazedores”, dentro desta característica os guerreiros têm a tendência ao estresse, sendo workaholics.
Os guerreiros têm o foco no presente, no “aqui e agora”, sendo tão voltados às suas tarefas, que tendem a ter dificuldades maiores nos relacionamentos, percebendo que muita ênfase nos relacionamentos é perda de tempo. São vistos, por isso, como excessivamente diretos, secos e até grossos. São mobilizados pelos órgãos dos sentidos: gostam das coisas materiais que possam tocar, pesar, avaliar, cheirar, medir. Tudo o que não se encaixa nesses critérios sensoriais de perceber o mundo é visto por eles com desconfiança.
O tipo rei é mais voltado ao longo prazo, tem excitabilidade alta e energia baixa. Isso significa que são ótimos indicadores e empreendedores, mas sua grande dificuldade é terminar o que começam. Os reis têm uma visão do tempo mais a longo prazo, situando-se mais no futuro do que no presente. Adoram ser o foco das atenções e gostam de pessoas ao seu lado, principalmente se elas estiverem aplaudindo.
O rei usa muito seu lado intuitivo, percebendo claramente o sistema como um todo, por isso o rei está sempre em busca de novidades, bastante irrequieto com o estado atual das coisas, quer sempre trazer modificações.
O rei, quando já se trabalhou em um processo de conscientização e crescimento pessoal, torna-se um “rei cinco estrelas”, tendo o papel de preservar a vida e abundância. Se, pelo contrário, exagera e enfatiza com excesso de foco a energia, torna-se um “rei cinco cruzes”, tendo um comportamento infantilizado, indo do extremo da tirania a covardia.
Os indivíduos do tipo mago são perfeccionistas, meticulosos, organizados, persistentes, críticos, disciplinados, sérios. Eles têm a energia Yin, se ajustam ao mundo, são mais voltados ao curto prazo, são diretos e secos nos relacionamentos. O mago é o oposto do rei: tem muita energia e baixa excitabilidade. Os magos são ótimos para estruturar e organizar as coisas. São metódicos e tendem ao perfeccionismo. Levam suas tarefas até o fim.
Sua visão é de curto prazo. São voltados a colocar ordem nas coisas. São amáveis, mais formais, e relativamente secos nos relacionamentos. Tendem a se isolar, curtindo mais seus momentos de análise que muitos contatos sociais ou festas. Adoram estar certos e tem muito prazer em resolver problemas difíceis e complexos. O mago, quando já se trabalhou em um processo de conscientização e crescimento pessoal, torna-se um possuidor de sabedoria e poder de discernimento, bom senso e clareza de pensamento.

Os indivíduos do tipo amante são cordiais, ponderados, respeitadores, amáveis, harmonizadores, compreensivos e bons ouvintes. Ajustam-se ao mundo, voltados ao longo prazo, são ótimos nos relacionamentos e perfeitos para construir e manter equipes. Pouco metódicos, mas dão um enorme foco às relações.
O desafio de compreender a diversidade humana e aprender a conviver com ela está na ordem do dia das organizações. Os gestores começaram a se dar conta de que trabalhar com equipes mistas pode ser mais eficaz e produtivo do que unir pessoas de comportamento semelhante. É por isso que as empresas estão cada vez mais preocupadas em identificar não só as competências técnicas, mas também as diferenças individuais ainda no processo de seleção.

Fonte: Texto extraído da monografia de Rosane Fontanella, secretária executiva e pós graduanda em Secretariado Executivo: Gestão de Pessoas e Processos, convênio CESUSC/SINSESC.

Referência:

BOOG, Gustavo; BOOG, Magdalena. Conviver em equipe: construindo relacionamentos sustentáveis. 2.ed. São Paulo: M. Books do Brasil, 2004.

Tipos comportamentais

2011-05-03T10:16:00.007-03:00

Na Grécia Antiga, Hipócrates constatou a existência de quatro humores relacionados à predominância de secreções orgânicas no corpo humano: fleuma, sangue, bilís amarela ou bílis negra. Essa teoria foi mais tarde aperfeiçoada pelo médico romano Galeno, que definiu os tipos como fleumático, sanguíneo, colérico e melancólico, respectivamente. Os fleumáticos são cordiais, gentis e querem agradar aos outros. Os sanguíneos têm o dom da persuasão e da motivação. Entre os coléricos, estão os mais competitivos e determinados. E os melancólicos prezam a organização e a obediência.

Qualquer semelhança dessas categorias com amantes, reis, guerreiros e magos não é mera coincidência, é uma preocupação ancestral do homem: a de compreender a si mesmo e aos outros. A classificação em quatro perfis vem sendo adotada há mais de dois mil anos e serve de referência para modelos atuais como os defendidos pelos autores em referência e pelos especialistas internacionais em comportamento.

Por trás dessas abordagens está a percepção de que os indivíduos têm motivações diferentes. E de que há uma espécie de energia individual que move o ser humano. O psiquiatra suíço Carl G. Jung se dedicou ao estudo dessas diferenças comportamentais e percebeu a existência de quatro tipos psicológicos básicos: intuição, sensação, pensamento e sentimento. As categorias propostas por Jung, nos anos 20, formam a base para boa parte das tipificações que vieram depois dele, inclusive a que percebe as pessoas respectivamente como: reis, guerreiros, magos e amantes.

Você sabe qual é o tipo comportamental do executivo que assessora?

Fonte: texto extraído do trabalho monográfico de Rosane Fontanella, secretária executiva e pós graduanda em Secretariado Executivo, convênio CESUSC/SINSESC.

Referência:

BOOG, Gustavo; BOOG, Magdalena. Conviver em equipe: construindo relacionamentos sustentáveis. 2.ed. São Paulo: M. Books do Brasil, 2004.

Deixa eu ver o que eu posso fazer por você, amor!!

2011-05-02T09:12:00.003-03:00

Recentemente, liguei de minha residência para um hotel onde nunca me hospedei e sobre o qual gostaria de obter informações. Trata-se de um hotel recentemente inaugurado. Após poucos segundos:

- Hotel Y, bom dia!, atendeu uma voz bem alegre, quase sensual.

- Bom dia, eu gostaria de falar com o departamento de reservas, por favor.

- Um momento, amor. E me retornou para a central telefônica.

- Olhe, o departamento de reservas não está atendendo. Acho que está na hora do almoço.

- Mas, agora?, pergunto. São 11h40min ainda!

- Pois é, amor, parece que a menina da reserva está sozinha e a outra teve problemas, pois telefonou avisando que não poderia trabalhar.

- Um momentinho. Voltou rapidinho. Olhe, deixe eu ver o que “eu posso fazer por você, tá bem”?

Após alguns segundos.

- Recepção, Carlos.

- Carlos, eu estou querendo informações sobre o hotel de vocês e talvez faça a reserva.

- Dá pra “você” ligar depois das duas horas, porque o departamento de reservas está fechado e eu me encontro sozinho aqui na recepção?

- Tem muito movimento por aí, Carlos? O hotel está lotado? Perguntei.

- Justamente, eu to sozinho e tenho que fazer um monte de entradas e só to com um mensageiro, e....

...............desliguei............

Será que isso só acontece comigo??

Autoavaliando-se......

2011-05-01T18:11:00.003-03:00

Que ideias boas você teve e que resultaram em mudanças na sua vida pessoal e/ou no seu trabalho?

Que atitudes você tem tomado para se tornar mais visível e conhecido(a), quer seja no seu círculo social ou no seu ambiente de trabalho?

Que hábitos pessoais pouco produtivos, e que têm atrapalhado seu sucesso, você tem? Se tem, como pretende mudá-los?

Você se considera, hoje, uma pessoa de postura profissional elegante?
Sim ( ) Não ( ) Por quê?

O que você pretende fazer para ser ainda mais feliz e bem sucedido(a)?

Palestra: A Secretária que faz....

2011-04-21T19:05:00.003-03:00

Tema: A secretária que faz

Sinopse:
O papel do secretário/assessor executivo no mundo corporativo: panorama e perspectivas
Secretariar e assessorar: funções, atribuições, responsabilidades
Competências, conhecimentos, habilidades e atitudes para assessorar e ser competitivo no mercado de trabalho
Áreas e níveis de atuação
Estratégias para criar oportunidades e novos espaços de atuação profissional
A geração de autonomia no apoio à tomada de decisão
Criação e ampliação da condição de assessoramento
O espírito intra-empreendedor e a autogestão do conhecimento.

Data/Hora: quarta-feira, 27 de abril de 2011, das 19:00 até as 22:00hs

Local: Câmara de Comércio e Indústria Brasil Alemanha Santa Catarina
Rua Hermann Hering, nº 1 - Blumenau, SC

Inscrições: gratuitas

Por: E-mail: relac4.blu@ahkbrasil.com
Telefone: (+55 47) 3336 4515
Prazo: 25/04/2011

Cultive um apurado relacionamento interpessoal

2011-04-21T13:56:00.002-03:00

Sei que muitos já escreveram sobre isso.... Sei que você já ouviu isto em mais de três palestras que participou..... mas, sempre é prudente escrever mais uma vez....

Numa época em que se vivenciam mudanças, ao mesmo tempo radicais e muito rápidas, com grande fluxo de informações, faz-se necessário a excelência empresarial e profissional, com ênfase nos relacionamentos organizacionais, com a valorização do capital humano.

A formação dinâmica, nas áreas de Ciências Humanas e de Sociais Aplicadas, permite ao profissional de assessoramento executivo agregar conhecimentos de diversas áreas, dentre as quais está a gestão de pessoas. Suas funções são valorizadas pelo fato de agregar valores e responsabilidades no seu agir profissional, e por ter a sensibilidade de perceber a importância do valor do capital humano no mundo corporativo – principal gerador de riquezas deste século.

Por este motivo é uma categoria profissional que deve procurar desenvolver, concomitantemente as habilidades técnicas, habilidades na área humana, tais como: capacidade de relacionamento, trabalho em equipe, gestão e liderança, que proporcionaram sua ascensão no mundo corporativo.

Como professora e consultora tenho acompanhado situações de desvalorização profissional, estimuladas por gestores com uma visão restrita e desatualizada. Ainda vivem a realidade administrativa dos anos 60 quando os profissionais de secretariado eram considerados meros executores de tarefas rotineiras ao lado de dirigentes com a visão de “manda quem pode, obedece quem tem juízo”. São gestores que dificultam oportunidades para o profissional demonstrar seus conhecimentos construídos na graduação ou habilidades desenvolvidas nas experiências profissionais.

Quem assessora deve ter habilidade técnica para visualizar e propor mecanismos para a racionalização de processos e procedimentos administrativos com os quais está diretamente envolvido, para simplificar e agilizar determinada atividade e, por consequência, tornar seu trabalho mais efetivo na consecução das metas organizacionais. Tendo assim, seu próprio tempo otimizado para gerenciar mais atentamente o relacionamento com clientes internos e externos.

O que se percebe é que o relacionamento com clientes internos e externos, muitas vezes, é prejudicado pela ausência de racionalização de procedimentos administrativos e execução de atividades meramente operacionais. O assessor deixa de pensar em caminhos que podem contribuir com a equipe gestora no aperfeiçoamento de ferramentas voltadas à otimização do processo decisório em si, pelo fato de estar “apenas” na execução de tarefas repetitivas e, quem sabe, muitas vezes desnecessárias.

O assessor executivo, que entende e chama para si pensar e fazer a gestão de determinados processos e procedimentos administrativos, está exercendo o seu verdadeiro papel de “secretário/assessor analista-simbólico”, corroborando com a classificação dada por Robert Reich, em seu livro O trabalho das Nações (1994). Lembrando que para o autor um analista-simbólico soluciona e identifica problemas e promove a venda de soluções por meio da manipulação de dados.

Ressaltando, quem assessora, além da capacidade técnica e específica da sua área de atuação, precisa cultivar um apurado relacionamento interpessoal, capacidade de trabalhar em equipe e administrar conflitos. Isto porque no seu dia a dia administra situações envolvendo toda a rede de relacionamento, seja interna – colaboradores da empresa - ou externa – clientes, fornecedores e parceiros. Porém, esta habilidade ainda passa despercebida dentro de muitas organizações.

Uma visão colorida do que é secretariar

2011-04-15T14:13:00.004-03:00

“Você é gestor(a) do próprio conhecimento!” Esta é uma das frases mais lidas e mais marcantes do livro intitulado A secretária que faz, de autoria da Professora Eliane Wamser. O livro é de publicação da Editora Nova Letra, patrocinado pelo Instituto Bem Viver, publicado em 2010, 1ª edição.

Eliane Wamser é blumenauense, graduada em Letras e mestre em educação pela Universidade Regional de Blumenau, onde também foi professora dos cursos de Secretariado Executivo Bilíngue e Turismo e Lazer de 1992 a 2009. Atualmente é professora do curso de especialização em Secretariado: MBS em Gestão de Pessoas e Processos, ofertado pelo CESUSC/SINSESC em Florianópolis-SC; consultora e instrutora de treinamento nas áreas de etiqueta empresarial, protocolo corporativo, assessoramento executivo e postura profissional. A Professora Eliane também é especialista em desenvolvimento profissional e capacitação de profissionais do secretariado.

O livro, de 98 páginas, é dividido em três partes principais, dentro das quais estão os capítulos menores, condizentes com o assunto abordado em cada parte. O layout é bastante contemporâneo, com letras de tamanho médio, bom espaçamento e com grande largura de bordas, largura um pouco demasiada para quem é acostumado a ler livros de cunho empresarial ou acadêmico científico.

A primeira parte retrata um pouco da história da autora, de seus passos na vida acadêmica e profissional. Sempre enfatizando sua vontade de vencer e com objetivos muito bem definidos, a autora demonstra grande afeto por suas memórias e orgulho pela trajetória de vida que traçou e realizou. Mais ênfase ainda foi dada - pela autora - na questão do aprendizado. O “aprender a aprender”, a importância da formação continuada, a busca por novos conhecimentos e a constante atualização acadêmica e social estão entre os assuntos mais abordados, as experiências mais relatadas e os conselhos mais enfatizados.

Cito agora, um trecho do capítulo: “Aprender a Aprender: A Mola propulsora”: “Assumi a responsabilidade por minha aprendizagem. Aprender a aprender foi minha mola propulsora para acordar a cada dia com mais disposição para buscar novos conhecimentos. “ Conforme podemos perceber, a grande chave para o sucesso da autora como profissional, está justamente em sua sede de conhecimento, sua busca constante por novos horizontes do saber.

Na segunda parte do livro, é retratada - de forma sucinta, porém esclarecedora e fascinante - a história da profissão de secretariado. Desde o início, na época dos escribas, passando pelo ingresso das mulheres nos escritórios e no mercado de trabalho, contando resumidamente a história, a evolução tecnológica que acompanhou o trajeto da profissão, e seu papel nas organizações, tanto em tempos passados como na atualidade.

Além do que já foi mencionado, a autora também aborda as principais funções de um secretário(a), a regulamentação da profissão, e dá dicas para lidar com o preconceito que infelizmente assola esta nobre profissão. Sempre enaltecendo as qualidades do secretário(a) e, muitas vezes, referindo-se a ele(a) como “assessor(a)”, a autora enfatiza seu orgulho em relação à profissão que tanto ama. Eliane também trata das responsabilidades atribuídas ao cargo de secretária executiva, e coloca - de forma muito sábia - as principais questões que envolvem o “ser secretária”, bem como tarefas e atribuições da função.

A terceira parte, intitulada Compartilhando Experiências, é mais voltada para a prática da profissão em si, e para questões pessoais de quem a pratica. Vários temas são abordados, dentre os quais, autoanálise, planejamento de carreira, apresentação pessoal, elegância, classe, como lidar com bajulações, diálogo, protocolo no ambiente de trabalho, proatividade, decisões e outros. São temas atuais, importantes, e regados de conselhos de quem vivenciou experiências de sobra para compartilhar, contribuindo generosamente para o crescimento e aperfeiçoamento de qualquer pessoa que deseja secretariar ou assessorar.

Interessantíssima e muito objetiva, a autora consegue captar a atenção do leitor para aspectos fundamentais da vida, úteis para qualquer profissão, e inclusive, chama atenção para questões de âmbito fundamental, como ética, integridade, educação e bons costumes. Tais informações, dispostas no preto e branco do papel, facilitam o entendimento de certas questões, esclarecendo dúvidas possíveis presentes, ou mesmo questionamentos que o leitor sequer sabia possuir.

A autora termina sua obra comentando o quanto seus esforços valeram a pena, no sentido de que a semente plantada desde sua juventude frutificou e agora ela pode colher os frutos da longa caminhada como secretária, assessora, professora e palestrante. Sempre lembrando do aprendizado e da necessidade de continuar aprendendo, a Professora Eliane encerra com os melhores desejos àqueles que deram alguns momentos de suas vidas para deliciar-se com esta obra atual, informativa, e prática aos profissionais do secretariado, ou mesmo aos interessados pelo assunto.

Pessoalmente, deliciei-me com a leitura leve, objetiva e de linguagem acessível. Por ser breve, e claro, o livro A Secretária que Faz é uma opção bastante agradável aos que não estão tão familiarizados com o hábito da leitura, mas desejam aprimorar ou agregar conhecimentos da área de secretariado, ou assessoria. Realmente instiga o leitor a procurar mais fontes de conhecimento da área, e traz uma avidez por mais informações a respeito do assunto, ao final da leitura. Sendo assim, nada me resta a não ser parabenizar à autora, e recomendar a leitura, convidando todo àquele que se interessar em se informar, entreter e agregar conhecimento, com um livro prático, claro, e perspicaz, tratando de um assunto tão pouco conhecido, mas profundamente interessante: a arte de secretariar.

Livro: WAMSER, Eliane. A secretária que faz: vivências e convivências. Blumenau: Nova Letra, 2010.

Por Barbara Kellermann, Acadêmica do curso de Secretariado Executivo Bilíngue da Universidade Regional de Blumenau (FURB).

Imprescindível, por que não??

2011-04-04T09:39:00.005-03:00

Recordar é viver... lembrei-me deste episódio na sexta-feira a tarde quando estava trabalhando um texto a pedido de um empresário da cidade. Saudosismo? Pode ser. Mas a recordação, e agora o fato de expor o episódio para você, está motivado por uma imensa angústia de ter de dizer isso para que sirva como parâmetro para a geração de jovens profissionais do secretariado que estão iniciando suas carreiras.

Assim, para quem interessar possa.....

O Diretor Presidente que assessorei até o início dos anos 90, certo dia me disse: “Estás fazendo com que eu perca a habilidade de escrever. Reparei que todos os documentos que tenho assinado nas últimas semanas foram redigidos por você.”

E ele tinha razão. Eu havia chamado esta responsabilidade para meu cargo. Tinha isso como uma meta profissional, vamos assim dizer. Toda manhã ele chegava ao escritório com uma porção de papeizinhos com tópicos de assuntos a serem desenvolvidos (entende-se redigidos) e encaminhados de preferência nas primeiras horas do expediente. Eram mensagens eletrônicas para os gestores dos escritórios regionais e das empresas nos Estados Unidos e na Alemanha; cartas para outros, memorandos tratando de situações internas, convocação de reuniões, agendamento de visitas e assim por diante.

Eram anotações que ele fazia entre o término do expediente e o início da manhã seguinte. Como ele mesmo costumava dizer - eram “inspirações” que ele tinha em casa e para não deixar escapá-las, anotava. O difícil era interpretar sua enigmática letra.

Como assessoras, aprendemos técnicas de redação e elaboração de textos e documentos corporativos. Contudo, afirmo com veemência, que as técnicas por si só não são suficientes para se ter uma redação acurada. Torna-se necessário ter conhecimento do assunto e isto implica uma visão geral do negócio. Estar por dentro de tudo que acontece na corporação e colocar no papel do jeito como seu executivo o faria. O que não é tarefa simples. Requer habilidade e capacidade de analisar o modo de redigir do dirigente. Sim, porque seu estilo de redação precisa se adaptar ao estilo de redação de quem assina. E, claro, quem assina é ele, o dirigente, na maioria das vezes.

Recordo-me muito bem de um executivo que eu secretariava no início de minha vida profissional – lá por volta de 1980 – época em que eu já acreditava que podia ser a redatora oficial deste diretor.

Vamos à situação.... Sempre que eu apresentava uma carta redigida a este diretor, ele mudava alguma palavra. Por exemplo: se na carta eu escrevia “Comunicamos que no dia tal haverá......” ele riscava a palavra ‘comunicamos’ e escrevia por cima ‘informamos’. Assim, fazia-me redatilograr o texto com a determinação de substituir ‘comunicando’ por ‘informando’. Espertinha que eu acreditava que era, na próxima carta usava a palavra ‘informando’ porque achava que era este verbo que melhor soava em seus ouvidos. Engano meu!! Fazia-me mudar para o verbo que naquele dia era de sua preferência, que podia ser ‘levamos ao seu conhecimento....’ Sem dúvida, minha imaturidade profissional não me fez ver que era ele quem detinha o poder da caneta. Afinal, era ele quem assinava.

Retornando para 2011... Hoje, certamente, não nos deparamos mais com executivos com esta faceta. Hoje, mais do que ontem, o profissional que assessora deve se tornar um profissional imprescindível – jamais se considerar insubstituível – no que diz respeito a deixar sua marca registrada pela comprovada habilidade na construção de textos e documentos corporativos, na língua vernácula e em idiomas estrangeiros que o cargo exigir.

Educação permanente: o que é?

2011-03-28T08:35:00.004-03:00

Para Knechtel (1995, p. 75), a educação permanente tem como “premissas a emancipação do homem e melhoria de sua vida.” Requer uma participação espontânea e comprometida. Tem como função auxiliar no resgate e promoção da cidadania, da liberdade e do respeito mútuo entre os componentes da sociedade.

Conforme a autora, a educação permanente é decorrência de uma necessidade de se construir continuamente novas atitudes e novos modos de pensar, ler e interpretar o mundo, que sofre mudanças contínuas, velozes e turbulentas. Não é só para educar uma classe social oprimida, mas educar todas as que compõem uma sociedade.

A educação permanente transcende a educação formal, pois permite o desenvolver de revisões globais, como um processo de socialização orientada para aumentar e solidificar as potencialidades individuais e coletivas dos sujeitos, principalmente, na comunidade. Mediante a recuperação e recriação de valores, a produção, a apropriação e aplicação de conhecimentos, permite o desenvolvimento de novos saberes.

A educação permanente é parte de um processo social, histórico e político mais amplo. Tem como premissas, a visão de mundo, a solidariedade e confraternização político-sócio-cultural dos indivíduos no convívio que se apoio em três pilares: a reflexão, o amor e a ação, na busca do seu espaço no mundo, enquanto sujeitos da história.

A educação permanente é um instrumento ao lado de outros instrumentos como pedagógicos (educação formal, imprensa escrita e falada, cinemas, vídeo, viagens turísticas), políticos (movimentos sociais, como os ecológicos, paz, desabrigados, entre outros) e religiosos, capaz de promover a cidadania plena e “[...] que poderia conduzir os cidadãos adultos a uma melhor compreensão do exercício de cidadania num tríplice registro: o econômico, o político-ideológico e o técnico-profissional.” (FREITAG apud KNECHTEL, 1995, p. 7).

Segundo Freitag, no prefácio do livro de Knechtel (1995), a educação permanente transforma o homem e a mulher em cidadãos do mundo, pessoas responsáveis e autônomas que, ao se formarem e aprimorarem, formam, reformam e aprimoram o mundo em que vivem.

Bárcia (1982, p. 63) conceitua educação permanente a partir da compreensão de que “educação é um processo contínuo que só termina com a morte e que ao mesmo tempo é determinada pelas necessidades sociais”. Assim sendo, entende a educação permanente como “um processo e afirmação do indivíduo através da tomada de consciência para um auto-determinismo na condução de alternativas, a fim de dominar as diferentes situações em que será levado a viver.”

A educação permanente, em suas várias modalidades (educação a distância, ambiental, para terceira idade, para lazer, treinamento, aperfeiçoamento profissional, círculos de cultura, nas igrejas, sindicatos, associações) é fruto de movimentos organizados para preencher as lacunas deixadas por um sistema de educação formal, para atender as necessidade que se apresentam na sociedade. (KNECHTEL, 1995, p. 30).

Não deve estar voltada exclusivamente para a formação de profissionais para o mercado de trabalho, mas sim, para formar pessoas “capazes de assumir o próprio processo educativo como objeto de uma reflexão crítica. (BÁRCIA, 1982, p. 45). Deve dar-lhes as ferramentas para que sejam capazes de descobrir sua identidade e entender o sistema social-político-econômico e perceber onde estão inseridas, como e até que ponto estão sendo e querem ser manipuladas.

A educação contínua por toda a vida é uma coisa tão forte que educação se faz sentir como uma ligação imediata com a cidadania. Na educação permanente estão embutidas, diretamente, educação e cidadania. Como um indivíduo chega a ser um cidadão? Quando ele tem conhecimentos, garantias do exercício pleno de sua cidadania. Não é só na hora de votar que ele é cidadão, mas ele é cidadão desde a hora que ele acorda até a hora que ele dorme. Mas para que ele tenha consciência que ele é um cidadão e como tal pode exercer a sua cidadania, ele tem de ter principalmente educação. Esse é um direito de todos.

Então, a educação não cessa no momento em que a criança sai da escola, educação formal. A educação não cessa no momento em que um universitário termina seu curso superior. Os sujeitos da educação permanente são os ex-alunos, já formados e que estão fora da sala, trabalhadores atuantes, e que de repente, sentem necessidade e vontade de continuar a estudar. O desejo do saber é algo que acompanha o homem em toda a sua vida. Nasce com a criança e acompanha a vida do idoso também. É uma característica tão forte o desejo do saber na vida do homem, que na criança é tão enfática essa questão do saber, com os psicólogos definindo-a até a fase dos porquês, pois ela tem desejo de saber. Pode até arrefecer na idade mais provecta, quer dizer, quando a pessoa atinge mais idade e não estimulada. Mas tem muito idoso que não deixa de ler o seu jornal diário, seu livro ou seu romance.

Convém, no entanto, destacar o papel determinante que os meios de comunicação social desempenham na comunicação dos indivíduos com o mundo, com as ideias, com os acontecimentos e as mais diversas formas de expressão do gênero humano. Rompem-se as fronteiras em qualquer ponto do universo. A educação permanente ocupa os indivíduos com atividades mais ricas, tais como a leitura ou as relações sociais. Mas é através dela que os indivíduos aprendem a selecionar os programas e a emitir critérios a respeito dos mesmos.

A educação permanente é a educação necessária e possível a todo cidadão, tendo em vista que a liberdade, a solidariedade, o conhecimento para o verdadeiro exercício de sua cidadania começa na infância e vai até o seu desaparecimento. Entende-se que só com qualificação é que se tem condições de exercer a verdadeira cidadania em seu benefício próprio e em benefício de todos porque, então, toda a nação fica beneficiada.

Referências:

BÁRCIA, Mary Ferreira. Educação permanente no Brasil. Petrópolis, RJ: Vozes, 1982. KNECHTEL, Maria do Rosário. Educação permanente: da reunificação alemã a reflexões e práticas no Brasil. 2.ed. Curitiba: Ed. da UFPR, 1995.

A educação permanente e a (re)construção do "ser humano"

2011-03-25T09:39:00.002-03:00

Breve retrospectiva histórica

O mundo sempre esteve em constante transformação. As idéias, concepções e costumes estão frequentemente se alternando. O ritmo é tão acelerado que a escola não tem conseguido acompanhar as mudanças, deixando as técnicas educativas de serem eficazes. A explosão demográfica e o aumento da expectativa de vida exigem que a educação se dê por mais tempo e atinja um número cada vez maior de pessoas.

Os conhecimentos evoluem tão rapidamente que não é mais possível fornecer conteúdos aos estudantes. O importante é ensiná-los a aprender, pois é isto que terão de continuar fazendo ao longo de suas vidas. O indivíduo necessita estar atualizado na sua especialidade, do contrário ficará ultrapassado. Isso se aplica a todas as profissões, tanto nas carreiras intelectualizadas, como nas técnicas de alto nível; tanto na indústria como no comércio; enfim, em todos os ramos da atividade humana. Não é só a criança e o adolescente que se modificam. O adulto, também, sofre modificações em cada fase da vida, (re)construindo-se constantemente ao longo de sua existência. Aí entramos na educação continuada ou educação permanente, dependendo do autor que tomarmos como referência.

A educação permanente é a educação necessária e possível a todo cidadão durante toda a sua existência. Durante muito tempo, há poucas décadas, é que se começou a pensar de que o adulto necessitava de uma continuidade na educação, porque educação era privilégio da criança e do adolescente.

Era considerada educação somente aquela que se dava dentro das escolas. Mas, de repente, em alguns países, surgem as primeiras preocupações com educação para adultos, no sentido de que educação não era só de crianças e adolescentes. Começaram, então, as primeiras movimentações na Dinamarca e na Inglaterra. Na Dinamarca, o Bispo Grundvig sentiu necessidade de oferecer mais saber, mais conhecimento para as populações que viviam na zona rural, como trabalhadores, agricultores, que não tinham acesso às escolas superiores, porque moravam longe da cidade. Desta maneira, Grundvig criou a primeira Escola Superior Popular, nas proximidades de Copenhagem, para que estes agricultores, pessoas da zona rural, pudessem vir durante a semana, em horários por eles estipulados, frequentar atividades, seminários e grupos. Não era escola sistematizada, ritualizada e segmentada como é a escola formal (ignorando que o saber também pode ser construído), mas, sim, uma escola livre para que este trabalhador viesse a hora que quisesse e fosse galgando, também, uma Escola Superior, mas dentro de outro ritmo.

Em 1856, o Bispo Grundvig já falava em formação de adultos, em produção do saber conjuntamente entre o adulto, o trabalhador e o seu orientador, que era o professor. Grundvig e outros europeus se preocupavam, já naquela época, com a formação dos formadores, que eram professores, com as populações adultas que saiam das escolas e que não voltavam mais, mas que precisavam de continuidade. Por isso, educação permanente é educação contínua e cuidavam, também, da formação daqueles que iam dar as aulas de orientação para essas pessoas, entendendo assim que isto é ensino, é educação, porém, uma educação não formal.

Quase na mesma época em Glasgow, na Inglaterra, a Igreja Anglicana, também, sentiu necessidade de oferecer a populações que frequentavam a igreja, mas que não estavam mais na escola e sentiam necessidade, mais conhecimentos para aproveitar melhor o seu meio: o meio físico, o meio social, principalmente, o meio natural. Assim, os trabalhadores organizaram grupos de estudo aos domingos nas saídas do culto. Então, aqueles que queriam ficavam lá na Igreja, recebiam ensinamentos de ciências naturais, de práticas para poder aproveitar melhor a natureza, e eles próprios melhorarem a sua qualidade de vida.

Ao mesmo tempo que na Dinamarca e na Inglaterra nasciam essas práticas, na Alemanha, também, começaram a surgir práticas de Educação Permanente. Da mesma forma, na Bélgica, na Rússia, na França (em 1919, houve uma lei denominada lei Astier), onde este político fez sentir na assembléia e na câmara dos deputados, que já era hora de se pensar na educação, também, dos adultos, que era necessário uma educação contínua por toda a vida.

Foi nesse horizonte que surgiram as reflexões e os princípios de um novo gênero de relação educativa, a educação permanente, com um objetivo muito evidente que respeita o ser humano e a sua realidade, numa perspectiva de coerência e de continuidade do exercício pleno da cidadania.

Para refletir: Qual é o grau de atenção que tenho dado à minha educação permanente? Ela tem respeitado o outro e sua forma de ser e agir dentro dos preceitos da ética?

Referências:

KNECHTEL, Maria do Rosário. Educação permanente: da reunificação alemã a reflexões e práticas no Brasil. 2.ed. Curitiba: Ed. da UFPR, 1995.

LENGRAND, Paul. Introdução à educação permanente. Rio de Janeiro, 1981.

A vida é um grande laboratório

2011-03-03T14:37:00.004-03:00

Tenho a grata satisfação de orientar o trabalho de monografia de uma pós-graduanda em Secretariado: Gestão de Pessoas e Processos, que está pesquisando sobre o uso da inteligência emocional por profissionais do secretariado que atuam nas secretarias escolares de colégios de Florianópolis (SC).

A elaboração de um trabalho acadêmico sempre é permeada de muita leitura, tanto por parte da orientanda como da orientadora. No entanto, é uma oportunidade de muito aprendizado e até de se reelaborar determinadas maneiras de se perceber as coisas e as pessoas que nos cercam.

Aprender a perceber e ter a percepção da forma como lidamos com nossas emoções e com as dos outros caracteriza um aspecto da inteligência emocional. Daniel Goleman, em seu livro A inteligência emocional (1995) afirma que, diferente do QI - quoeficiente intelectual - a inteligência emocional pode ser melhorada ao longo da vida. É a vida que nos oferece sucessivas oportunidades - de maneira aleatória - para que a inteligência emocional possa ser definida.

Goleman afirma que no curso normal de uma existência, a inteligência emocional tende a aumentar à medida que aprendemos a perceber melhor nossos estados de espírito, a lidar de forma mais apurada com emoções aflitivas, a ouvir e ter empatia. A maturidade faz com que nos tornemos mais inteligentes no que se refere às nossas emoções e relacionamentos.

Com base nesta afirmativa, costumo afirmar que a excelência no atendimento ao cliente é uma questão de atitude e comportamento, e minimamente uma questão técnica. Se o profissional entender que deve melhorar sua forma de atender e se relacionar com o cliente, o seu cotidiano é o melhor espaço para o aprendizado. Claro, vai requer uma mudança de comportamento e de hábito. Isso, por sua vez, requer prática durante um longo tempo para enfraquecer o comportamento e hábito existentes e substitui-los por outros melhores.

De fato........ a vida é um grande e "fabuloso" laboratório!!!!

O profissional de secretariado em empresas de Tecnologia da Informação

2011-02-16T14:04:00.003-02:00

A função primordial de um profissional de secretariado é assessorar dirigentes e/ou equipes de profissionais, na gestão e execução de funções técnicas e gerenciais. Caracteriza-se por planejamento, desenvolvimento, avaliação, controle, supervisão e coordenação de atividades, qualificadas e finalísticas, para a consecução de objetivos e metas corporativas.

O profissional do secretariado em empresas de Tecnologia da Informação constitui-se no organizador e harmonizador do ambiente de trabalho, o que compreende o gerenciamento da informação, de relacionamentos, de processos e procedimentos administrativos.

É fornecedor de subsídios para a tomada de decisões e para isso precisa conhecer toda a dinâmica dos projetos e desafios com os quais a empresa e sua equipe estão comprometidas. Requer pensar junto com eles ou até mesmo antes. Envolve a capacidade de analisar dados e informações, intervir, identificar e solucionar problemas. Agilidade de raciocínio, criatividade, iniciativa, autonomia e qualidades comportamentais são requisitos básicos para um desempenho eficaz.

• sabe onde buscar as informações e encontrá-las na hora em que se precisa;
• sabe quais compromissos e atividades são importantes e/ou urgentes e dá as devidas prioridades;
• lembra seu dirigente, com antecedência, dos compromissos assumidos para que ele possa também se organizar;
• mantém arquivos, agenda e o próprio escritório em ordem e exclui materiais e papéis desnecessários; faz com que o ambiente de trabalho seja o mais funcional possível e proporcione agilidade na hora em que forem solicitados;
• administra o tempo, respeitando os horários para os quais se planejou realizar a tarefa;
• usa o “caderno da secretária” para registrar as inúmeras solicitações e providências que lhe são solicitadas e devem ser tomadas no dia;
• adota o sistema follow-up para fazer a cobrança sistemática de respostas e soluções de assuntos pendentes ou que aguardam providências;
• abre os e-mails de acordo com o grau de importância, observando o assunto e remetente;
• ao escrever um e-mail, usa linguagem objetiva e clara, com certa formalidade. Evita gírias e abreviações;
• é disciplinado e pró-ativo.

Ser organizado é, antes de tudo, fazer uma seleção de prioridades e segui-las, sempre cumprindo horários. Ter em mente o discernimento de qual tarefa pode ficar para mais tarde. E saber otimizar o tempo dos dirigentes que assessora.

A organização relaciona-se muito bem com responsabilidade, tendo em vista que uma pessoa organizada, de forma alguma, poderá ser irresponsável. A organização é a base do equilíbrio tanto no campo profissional e pessoal de quem assessora.

Poder de escolha

2011-02-11T10:09:00.004-02:00

Quando tomei a decisão de iniciar a terceira fase de minha carreira profissional como palestrante e consultora, tive a certeza da força de meu diálogo interior ao optar pelo secretariado na década de 70, pois esta opção influenciou toda minha trajetória profissional.

Optei por esta nova trajetória profissional porque quero incentivar as pessoas a acreditarem em sua escolha profissional. Quero dialogar com os profissionais do secretariado sobre a importância de valorizar sua história de vida e levá-la em consideração na construção de sua carreira. Quero lembrá-los de aprender com os êxitos e tropeços, de desenvolver a consciência de aonde e porque querem chegar.

Na consolidação de minha caminhada profissional, tive a felicidade de poder escolher a empresa, a posição, o estilo de chefe e o salário que queria.

Esse poder de escolha adveio do respeito profissional conquistado junto às pessoas com quem trabalhei. A postura profissional, a consideração com o outro, e a maneira ética com que sempre me posicionei e me posiciono diante da profissão - somaram pontos significativos para a conquista de meus objetivos.

Eu faço a minha profissão tão especial quão especial eu me considero. E você? De que maneira se posiciona perante a profissão?

Mantenha o foco na empregabilidade! Valorize-se como profissional! Tenha orgulho de ter optado pelo assessoramento executivo! Os resultados não tardarão a aparecer.

A empresa como "Sociedade de Pessoas"

2010-12-15T07:57:00.001-02:00

Foi enquanto lia o artigo “Ética e sigilo na empresa e os profissionais de secretariado” de Maria do Carmo Whitaker e Thais Novaes Cavalcanti, publicado na Revista de Gestão e Secretariado que me surgiu a inspiração para este artigo.

Não faço intenções de falar de ética, mas sim da importância que as pessoas desempenham nas empresas e da atitude das empresas para com os seus colaboradores.
Citando as autoras do artigo supracitado:

A empresa não pode ser considerada apenas como uma “sociedade de capitais”; ela é também uma “sociedade de pessoas”.
A empresa, afirma Cifuentes, é antes de tudo uma comunidade de pessoas e a ênfase se dá não ao investimento feito por essas pessoas, mas sim às pessoas que contribuem com o investimento. Em suma, o fator principal da empresa não é o capital, mas as pessoas.

Estamos em tempo de crise aqui em Portugal, as empresas olham para o futuro com desconfiança e começam a contar os seus tostões e se o investimento nos colaboradores já era olhado apenas como mais um gasto, agora a tendência será desinvestir cada vez mais.

Quando falo em investimento nos colaboradores, não falo de aumentos salariais ou outros benefícios económicos, falo em formação, falo em gestão emocional como a aplicada pela empresa Oni Communication ou de um contínuo investimento nos colaboradores e uma consciência clara de que o poder está efectivamente nas pessoas como na Bayer.

Tem de haver uma política que leve não só à obtenção de talentos, mas também à criação de talentos e à sua retenção. Não vale a pena escolher o melhor candidato quando fazemos o recrutamento e depois abandoná-lo e esperar que ele seja sempre o melhor, o mais motivado, que ele saiba sempre o que a empresa espera dele. Se não houver comunicação, se não houver motivação, se esse colaborador não tiver espaço para se desenvolver, para aprender mais e para usar os novos conhecimentos, ele acabará por levar esse talento para outra empresa.

Um colaborador apaixonado pelo que faz, comprometido com os valores e os objectivos da empresa, com “amor à camisola” é talvez um dos maiores valores que uma empresa pode ter. Não é por acaso que cada vez se utiliza mais a imagem dos próprios colaboradores em anúncios televisivos, pois não há melhor canal de vendas que um colaborador satisfeito.

É importante não só que a empresa tenha noção da importância dos seus colaboradores, mas também que os colaboradores sintam que são importantes, úteis e que vale a pena investirem na empresa com os seus conhecimentos, com o seu know-how e com as suas competências.

Autora: Diana Ferreira, secretária executiva em Lisboa (Portugal).
Seu blog: http://secretariando.wordpress.com/

A Secretária que Faz

2010-12-14T08:17:00.002-02:00

Ela trabalhou 17 anos como secretária executiva trilíngue e outros 17 como professora no curso de Secretariado Executivo da Furb. Além do português, domina o inglês e o alemão e assessorou executivos blumenauenses em grandes indústrias têxteis. Hoje, Eliane Wamser é palestrante e instrutora em empresas e acaba de publicar o livro A Secretária que faz.

O que traz o livro?

Eliane Wamser - Traz um pouco do jeito como eu exercia e de como eu ensinei a profissão, além de questões legais, como profissão regulamentada. Dou dicas de como conduzir a carreira, planejando os passos e aliando dedicação, disciplina, determinação e, principalmente, foco.

Como está o mercado?

Eliane - Carente de bons profissionais. Tem empresa buscando secretárias executivas com inglês de ponta e não consegue achar. Os jovens não querem estudar porque não sabem o que é ser um assessor executivo. Esse é um dos objetivos do livro.

E o salário?

Eliane - Secretárias de alto escalão começam ganhando R$ 2,5 mil e podem chegar a ganhar R$ 6 mil na nossa região. Teve um concurso público que oferecia R$ 6,6 mil e tiveram que prorrogar por falta de inscritos.

Não vejo homens na profissão. Por quê?

Eliane - Dos cerca de 600 alunos formados na Furb, quatro são homens. Os escribas, primeiros secretários da história, foram homens. As mulheres entraram no mercado como auxiliares para substituir os que morriam nas guerras. Nos últimos anos é que se enfatizou o papel de gestora, de facilitadora, e com isso os homens começam a voltar, mas com o nome de assessores.

Existe fiscalização?

Eliane - Não existe porque a criação do Conselho Federal de Secretariado tramita no Congresso há mais de cinco anos. A Superintendência Regional do Trabalho só fiscaliza se houver denúncia. O sindicato atua mais nos casos de edital de concurso público que não pede a formação.

Como conseguir um bom trabalho?

Eliane - As vagas para secretária executiva estão escondidas, como escondidas estão a de um diretor. As empresas não colocam nos classificados. Vai muito de conhecer e indicar. Uma boa rede de relacionamentos é fundamental.

Autor: Francisco Fresard
Fonte: Jornal de Santa Catarina, edição de 13 de dezembro de 2010, Coluna Mercado Aberto.

A Secretária que Faz

2010-12-07T08:31:00.002-02:00

Os "nãos" no comportamento à mesa

2010-11-24T15:55:00.006-02:00

As leis da mesa estão aí para nos ajudar a nos sentirmos inteiramente naturais em refeições diárias e em ocasiões especiais e consideradas mais formais.

A princípio, as regras à mesa podem parecer assustadoras e mais voltadas para ações de “frescura” para os que não as conhecem. No entanto, são puramente lógicas e visam apenas o bem-estar e naturalidade das pessoas ao se alimentarem com o intuito de propiciar momentos agradáveis a serem desfrutados com prazer na companhia de pessoas que mostram civilidade à mesa.

Para lembrar, listamos aqui algumas gafes imperdoáveis à mesa. Ou seja, o que “não” se recomenda fazer durante uma refeição, seja uma refeição em ocasião informal ou em um evento mais cerimonioso.

NÃO:

levar a boca à comida;
usar palito à mesa;
gesticular com os talheres no ar;
falar com a boca cheia;
levar a faca à boca;
colocar os cotovelos em cima da mesa;
abrir os cotovelos como asas;
colocar a mão sobre o copo para dizer que não aceita a bebida que está sendo servida;
sentar à mesa de refeição sem ser convidado ou sem camisa;
servir-se de grande quantidade de comida;
engolir com sofreguidão;
cortar toda a carne ou o peixe de uma só vez;
deixar a colherinha dentro da xícara de café. Só no pires.
fazer ruído ao tomar sopa;
colocar sal ou pimenta antes de provar a comida;
pedir pratos sofisticados e difíceis de comer nas refeições de negócios;
chamar o garçom de companheiro, amigo,.....
estralar os dedos para chamar o garçom.
...........
...........

Agora é sua vez de listar os "nãos" que te incomodam ao ver outra pessoa se alimentando.

A Secretária que Faz.... agora em livro

2010-11-16T08:47:00.003-02:00

No dia 4 de novembro de 2010, lancei meu primeiro livro: A Secretária que Faz, no evento que comemorou os 20 anos do curso de Secretariado Executivo Bilíngue da Universidade Regional de Blumenau.

Foi a forma que encontrei para compartilhar experiências que tive a felicidade de vivenciar na minha trajetória profissional, na busca por um espaço singular no mundo corporativo e acadêmico como secretária executiva, professora universitária e palestrante.

Relato episódios pessoais que marcaram minha caminhada. Procuro mostrar que toda história de vida se constrói em meio a obstáculos e oportunidades. A diferença está justamente nas decisões e atitudes de cada um perante os objetivos que almeja conquistar.

Veja mais detalhes em http://www.institutobemviver.com.br/.

Gestão de processos administrativos: a secretária executiva como multiplicadora

2010-10-26T09:38:00.004-02:00

O sucesso de uma organização depende fundamentalmente da sua capacidade de atender às demandas de seus clientes. O resultado final é seu principal foco, seja este resultado um produto ou um serviço. A boa gestão é um dos principais fatores para se alcançar o almejado sucesso, e a Gestão da Qualidade é uma excelente metodologia para se alcançar este fim.

É preciso que todos dentro da organização tenham uma visão sistêmica de seus processos, e que conheçam sua missão, visão, metas, seu planejamento estratégico, com a finalidade de garantir uma transparência em seu modelo de gestão.

A gestão de processos facilita a compressão do todo por parte dos envolvidos. Esta gestão pode ser feita através da aplicação de Normas Procedimentais, implantação de Procedimentos Operacionais Padrão, Mapeamento de Processos, dentre outros. Com o mapeamento de processos, por exemplo, todos têm acesso aos processos da organização, que podem ser descritos graficamente através de fluxogramas. Os fluxogramas também facilitam a visualização das etapas de cada processo, identificando o responsável pela execução das tarefas e deixando claro o papel de cada um dentro da empresa.

Analisando a realidade do mercado brasileiro, em que o índice de mortalidade de pequenas e médias empresas chegou 27% no primeiro ano de existência, no período de 2003 a 2007 (fonte: http://www.sebraesp.com.br/conhecendo_mpe/mortalidade), pode-se constatar a falta de planejamento e despreparo por parte dos gestores no país. Tratando-se de pequenas e médias empresas, podemos identificar a secretária executiva, diante do novo perfil desta profissional, como multiplicadora da gestão de processos administrativos.

Por assessorar diretamente seus principais executivos, a secretária tem a competência de visualizar a empresa como um todo, podendo ser ainda, uma peça chave na implantação de um sistema de qualidade. Em muitos casos, por se tratar de uma novidade, a resistência pode ser um fator impeditivo para a introdução destas metodologias de gestão. Uma maneira simples de se conquistar adeptos à novidade, é a implantação de algumas ferramentas de qualidade em seu próprio ambiente de trabalho, mostrando assim os inúmeros benefícios e facilidades que estas ferramentas podem trazer para o dia-a-dia, de forma natural.

A implantação de um projeto piloto para a padronização do processo de compras da empresa pode ser um bom exemplo. A Normatização Procedimental criará regras a serem cumpridas, garantindo ao gestor mais segurança. O mapeamento do processo facilitará a identificação de seus problemas e o desenvolvimento de soluções, identificará os responsáveis por cada etapa, podendo assim evitar o retrabalho e também, em alguns casos, diminuir a sobrecarga de algum departamento que usualmente atrasa o processo pela enorme demanda de trabalho.

Outra ferramenta de qualidade que pode ser facilmente implantada e que pode trazer retorno imediato é o Programa 5 S (Senso da Utilização, Senso da Ordenação, Senso da auto-disciplina, Senso da limpeza e Senso da Saúde). A simples identificação de armários já pode causar impacto e a curiosidade dos futuros adeptos.

É essencial a qualidade nos processos em que a secretária está envolvida, buscando-se a excelência e a melhoria continua, servindo assim de exemplo para os diversos setores da empresa.

Autora: Erica Camargo Vioto, secretária executiva, estudante do MBS de Secretariado Executivo: Gestão de Pessoas e Processos, convênio SINSESC-CESUSC (Florianópolis/SC).

Referências:

CAMPOS, Jorge de Paiva. Mapeamento de processo: uma estratégia vencedora. Disponível em http://www.abacocursos.com.br/ Acessado em 20 de Setembro de 2010.

Modelo de Excelência da Gestão® Uma visão sistêmica da gestão organizacional. Disponível em http://www.fnq.org.br/. Acessado em 20 de Setembro de 2010.

ARAÚJO, Márcia M. A Secretária como Gestora de Processos. Publicado na Revista Virtual Maesthria em Ação. Disponível em http://www.maesthria.com.br/

Quanto mais se faz, mais se pode fazer

2010-10-13T14:33:00.004-03:00

Os processos de trabalho fazem parte dos mais importantes acervos da organização, na medida em que envolvem todo o conhecimento tácito, estabelecem o que deve ser feito, por quem deve ser feito e com que regras. Todas as ações devidamente registradas com o intuito de facilitar e racionalizar os processos administrativos e operacionais para eliminar desperdício tanto financeiro como de tempo, visando melhores resultados para a organização.

Empresas que desejam ter qualidade nos resultados precisam inserir a padronização de seus processos administrativos e operacionais. E ir além! Necessário é divulgar, verificar se estão sendo seguidos, controlar e aprimorar sua execução, já que dependem da ação de pessoas que têm habilidades e atitudes diferenciadas.

Os profissionais da área de Secretariado Executivo e Assessoramento, como gestores de pessoas e processos, devem estar conectados para esta questão. Identifica-se a importância de registrar esses processos, na medida em que os serviços de maneira geral são racionalizados, tarefas desnecessárias são eliminadas, erros são corrigidos. Quando existe o registro de processos, o treinamento dos recursos humanos é facilitado. Ganha-se em tempo e em recursos financeiros, e a organização que isso gera acaba dando visibilidade ao profissional (por que não!!). E o mais importante, otimiza-se tempo para gerenciar atividades relevantes e estratégicas.

Quem ainda não está vivenciando esta prática deve despertar para tal. Padronizar atividades e tarefas não é simples de se fazer, porém os resultados são muitos: valorização profissional, dentro e fora da empresa, reconhecimento, troca de experiências, visibilidade.

É uma grande oportunidade para demonstrar a capacidade gerencial que, muitas vezes, passa despercebida por não se reconhecer os benefícios que advém desta prática. Além de padronizar os processos e procedimentos administrativos com os quais estão diretamente relacionados, os profissionais do Secretariado Executivo otimizam o seu tempo para se concentrar em questões que efetivamente contribuem e agregam valor ao negócio da empresa.

A princípio – concordo - parece uma tarefa quase impossível: como padronizar os processos do dia-a-dia do profissional de Secretariado Executivo? Como dar um tempo na execução das inúmeras atividades operacionais, sem contar as enormes quantidades de “demandas extraordinárias” para começar a padronizá-las? Repito, realmente não é uma tarefa simples. Exige tempo, conhecimento, disposição, dedicação. O primeiro passo é tomar consciência dos ganhos que se tem ao deixar todos os processos documentados. Depois, é se organizar para destinar um tempo por dia, para iniciar a sistematização das normas e procedimentos das atividades.

Elaborar fluxogramas para tornar os processos de trabalho visuais e práticos. Descrever as normas procedimentais de cada função ou atividade e descrever como cada atividade é desenvolvida na prática, é uma forma de qualificar a estrutura para a sua ação. É necessário vencer a barreira da “fazeção”, para poder se inserir em níveis mais estratégicos nas organizações.

Quanto mais se faz, mais se pode fazer. Contudo, ao se destinar tempo para introduzir elementos em que se possa assessorar de forma mais consciente e pensante, os executivos enxergarão o profissional como um aliado nas tomadas de decisão da empresa. Cada vez mais o seu dirigente vai requisitá-lo para atividades mais elaboradas e gratificantes.

Em suma, processualizar a rotina de trabalho é ganhar em qualidade na execução dos processos, em valorização profissional. São aspectos que resultam diretamente na qualidade geral dos resultados.

Autora: Karla Maria da Silveira Costa, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).

O profissional do Secretariado e as barreiras na Gestão Pública

2010-10-06T19:21:00.001-03:00

No setor público, espera-se que os profissionais de Secretariado adotem um novo modelo de gestão que envolve percepção, visão global, iniciativa, capacidade de delegar tarefas e habilidade nos relacionamentos interpessoais. A Secretária Executiva precisa ser polivalente, disposta a transformar as tarefas burocráticas em tarefas mais eficientes e práticas. No entanto, nesse segmento, pode ocorrer uma série de entraves que dificultam, inibem e restringem a atuação da profissional.

Essas barreiras podem estar ligadas a gerências centralizadoras, processos burocráticos, falta de estrutura nas instalações, falta de motivação de colegas mais antigos, dificuldade em aceitar o “novo” ou mesmo desconhecimento da profissão dentro do órgão. Nesse sentido, como lidar com resistência a mudanças, por parte das pessoas que atuam no serviço público há mais tempo?

Em certos momentos, o medo do “desconhecido” e a saída da zona de conforto podem ser interpretados como ameaça para alguns colegas, gerando desentendimentos dentro da instituição. Nessas situações, as Secretárias Executivas podem atuar como elo entre os setores, entre os diferentes níveis da hierarquia da instituição. Podem assumir o papel de conciliadoras dos interesses, das ideias e das necessidades de todas as partes envolvidas.

As mudanças, em ambientes mais tradicionais, quase sempre significam insegurança, incerteza, sentimento de desvalorização do trabalho de longos anos, competição e confrontamento de opiniões. Neste cenário, o trabalho de uma secretária pode ficar limitado às tarefas mais operacionais, impedindo que estabeleça melhorias no fluxo de processos. É um momento que leva a profissional a repensar a forma como pode ganhar espaço para aplicar sua expertise.

Na Administração Pública, é comum que as atribuições sejam direcionadas pelo modelo “sempre se fez assim” ou “isso não é comigo”, e qualquer tentativa de alteração pode significar uma ruptura, uma desconstrução de tudo o que já é sabido e realizado automaticamente. Considerando o dinamismo e a versatilidade típicos do perfil do profissional do Secretariado, rotinas repetitivas, tarefas mecanizadas representam também óbices ao envolvimento no trabalho e à motivação a qualificá-lo. Acrescente-se a isso o fato de que pode acontecer também de a Secretária Executiva ser alocada num setor incompatível com seus conhecimentos e competências, não sendo o seu potencial de todo aproveitado.

O aspecto das relações de trabalho também podem bloquear a atuação da Secretária Executiva, visto que geralmente as pessoas atribuem ao trabalho grande sentido de interação social e estabilidade. Uma profissional que, naturalmente age como comunicadora e vínculo de integração, pode ser vista como alguém desestabilizando os círculos já firmados; e assim, diante de posturas “defensivas”, ser barrada ao tentar participar mais dos processos.

Além das barreiras ligadas à resistência a mudanças e ao status quo, no setor público, os funcionários estão sujeitos à normas e regimentos de ordem política, que dificultam uma maior autonomia no poder de decisão e ação. Nem sempre é possível adotar práticas que funcionam bem no setor privado, por exemplo. Características próprias do clima e da cultura organizacional do funcionalismo público tendem a “retardar” a expansão do trabalho da Secretária em seu meio.

Diante desses entraves, a mudança de visão, de atitude e de posicionamento é implantada aos poucos, quase sempre a passos lentos, de forma que a empresa ou órgão perceba que as alterações têm por objetivo trazer benefícios ao local de trabalho e não afetar a posição ou estabilidade dos funcionários mais antigos. A Secretária Executiva busca conciliar, mediar essas transformações. Para isso é necessária uma certa perícia em termos de gestão de pessoas, relacionamento pessoal, comportamento humano e inteligência emocional. Ao profissional do Secretariado fica a missão de tentar implementar valores contemporâneos, rumo à modernização da Gestão Pública.

Autora: Marisa Sosmaier, secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).

Ser secretária é isso.....

2010-10-05T21:10:00.002-03:00

Quarta-feira à noite... E tenho que escrever um texto de duas laudas até sexta-feira... O que faço? Estudar cansada... tudo bem, mas produzir um texto quando a cabeça não consegue pensar em mais nada, não é tarefa fácil.

Sentada na cama começo a pensar como foram meus últimos dias... Por que não produzi o que precisava? Por que parece que deixei tudo para a última hora? Se até um feriadão tivemos no meio do caminho...

É bem verdade que com a mudança de emprego estou demorando mais para cumprir minhas tarefas no trabalho. Mas, não seria eu a primeira pessoa que ao começar a trabalhar num ambiente desconhecido, como num passe de mágica, saberia fazer tudo com perfeição.

E o inglês? Pois é, sete anos se passaram desde a minha formatura, sete anos sem utilizar o idioma. Então o jeito é correr atrás, fazer curso e estudar... estudar... Tenho estudado muito!

Voltando ao trabalho... Como se organiza um evento recebendo informações cruciais com atraso a todo o momento, sem conseguir despachar com a chefia e sem autonomia nas decisões? E como ter autonomia se você ainda desconhece informações básicas a respeito do cotidiano profissional? Não há de se ter autonomia mesmo! O que se pode e se deve ter é iniciativa e boas ideias para compensar a lerdeza. (risos)

E no meio de tudo isso ainda tem o Congresso, do qual fui convidada a participar. Uma semana viajando é uma semana a menos de trabalho no mês. Preciso adiantar tudo! Mas não reclamo... Quantas pessoas gostariam de poder ausentar-se do trabalho durante uma semana para participar de um evento na sua área? Apesar do cansaço estou muito feliz com a viagem.

E o feriadão? No feriado tinha planejado: faria todas as “tarefas” da pós. Mas, quis o destino que perdêssemos um membro da família. Já dizia o poeta... ”Os bons morrem jovens”... E, infelizmente, tive que trocar os cadernos pelo apoio ao meu marido... que precisava mais de mim. É para isso que a gente se casa, não? Para ter quem cuide da gente e para cuidar também.

Ufa... E a cabeça não para... Que agito... Afinal, sobre o que mesmo vou escrever? Onde estão as tais habilidades? Habilidades... Habilidades... É isso!

Habilidade é uma palavra crucial para a Secretária Executiva, uma profissional que, ainda nos dias de hoje, sofre discriminação. Mas será por quê? Acredito que por influência do machismo, considerando que, no passado, quando a mulher começou a trabalhar eram poucas as funções que ela podia desempenhar. Algumas se tornaram professoras, outras quando não sabiam o que fazer, mas queriam trabalhar fora (gritavam por liberdade de expressão) tornavam-se secretárias. Mas que fique claro: à secretária daquela época não eram exigidas as habilidades exigidas à Secretária Executiva de hoje. Ela passava o dia atendendo e transferindo ligações telefônicas, datilografando documentos que eram ditados pela chefia, agendando compromissos que a chefia pedia. Era alguém capaz de organizar documentos, de observar e aprender rotinas administrativas simples.

Mudanças aconteceram, felizmente. Hoje, a secretária trabalha em função da qualidade de atendimento ao seu cliente interno e externo, gerencia as informações através de processos administrativos, coordena reuniões e pessoas. Concentra sua capacidade na criação de novas rotinas de trabalho e na observação e percepção do comportamento de quem assessora para tornar seu trabalho mais efetivo e harmonioso.

A realidade é que a gestão de processos tornou-se a verdadeira aliada à Secretária pelo fato de aumentar a produtividade, eliminar o desperdício em função de uma melhoria contínua, e por gerar qualidade de vida no trabalho. A partir do momento que se padroniza os procedimentos, tende-se a ganhar tempo e a harmonizar o ambiente de trabalho. Ganha-se tempo para pensar e a ênfase antes dada a tarefas repetitivas passa a dar lugar a contribuições mais estratégicas.

Em meu local de trabalho a gestão de processos não é utilizada. Existe uma certa organização, sabe-se as responsabilidades de cada servidor, mas não existe uma padronização dos procedimentos. Pretendo solicitar a autorização do meu Executivo para aplicar o método PDCA no escritório, organizando cada processo administrativo com o auxílio do servidor responsável por cada tarefa, com a intenção de aperfeiçoar o resultado na execução das atividades. Sei que será uma tarefa desafiadora, que levará alguns meses, mas é isso o que me atrai: o desafio. No início haverá resistência, mas com o tempo fluirá naturalmente.

Ser Secretária Executiva é isso... É ter habilidade de fazer várias tarefas ao mesmo tempo e dar conta de tudo. É conseguir coordenar uma equipe com eficiência no trabalho e ainda pensar em alternativas e sugerir inovações. Estudar sempre, capacitando-se cada vez mais.... E não deixar de ser atenciosa com a família e com os amigos... Fazer tudo isso sempre bela e no salto... Sorrindo... Como se tudo estivesse perfeito como um lindo dia de praia!

Autora: Giovana Redel, secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).

Secretária “quebra-galho”? Nem pensar!!!!

2010-09-23T13:05:00.003-03:00

Muitos paradigmas foram quebrados a partir do momento em que as Secretárias Executivas se adequaram aos padrões exigidos pelo globalizado mercado de trabalho. Por este motivo, as tarefas de atender telefone e servir cafezinho, por exemplo, tornaram-se muito distantes da realidade. Hoje participam de ações mais focadas em resultados. Conduzem e mediam reuniões, organizam viagens corporativas nacionais e internacionais, planejam e organizam eventos empresariais ou sociais e fazem todo o gerenciamento dos documentos e relatórios para seus gestores.

Sabemos que a rotina secretarial em geral acontece sempre em uma velocidade avassaladora durante o período de trabalho, por isso a importância dos profissionais terem os processos administrativos organizados e padronizados. O que significa isso? De acordo com especialistas, é necessário que tenham uma ordenação específica das atividades sob sua responsabilidade no tempo e no espaço, com começo, meio e fim, e com todos os passos bem especificados, estruturados para a ação e aplicação.

Sem um processo de trabalho não se consegue chegar a um resultado, seja ele positivo ou negativo, nem mesmo transformar um pedido/solicitação em um produto. No caso da Secretária Executiva, dentre suas inúmeras habilidades, é primordial ressaltar que o bom relacionamento com clientes internos e externos, o amplo conhecimento do ambiente onde está inserida, a comunicação de forma clara e objetiva, contribuem de maneira significativa para ser merecedora de crédito confiante de seus gestores.

Na mesma direção, segurança, autonomia, iniciativa de conhecer e saber lidar com novos desafios para que o processo de trabalho se desenvolva positivamente, farão com que atinja resultados acima de satisfatórios no seu fazer profissional, com geração de valor para os negócios da organização.

Um claro exemplo de um processo administrativo que requer o envolvimento e a ação da Secretária Executiva, em muitas empresas, é o processo de gestão de viagens. Vamos a uma situação comum:

“A Secretária Executiva recebe a solicitação da viagem, inicia a busca por melhores horários de vôos e tarifas, pesquisa hotéis perto ou na região que o solicitante tem o compromisso, reserva o hotel, emite a passagem aérea, aloca carro para o período da viagem, programa o adiantamento financeiro, agenda almoço ou jantar do solicitante da viagem com o cliente/fornecedor, programa motorista para levá-lo e buscá-lo no aeroporto. Após todos estes itens organizados, aguarda o retorno do viajante para concretizar o fechamento da viagem através do relatório de prestação de contas verificando as notas fiscais e atenta se deverá haver reembolso ou não ao viajante. E, por fim, encaminha ao Departamento Financeiro para o encerramento da viagem”.

Este processo básico requer dedicação e controle por parte da Secretária Executiva para que nada dê errado, afinal de contas o foco no cliente, seja ele interno ou externo, é o que trará a satisfação para o cliente e principalmente para a própria profissional. Um processo, quando bem administrado, gera o aumento da produtividade, combate ao desperdício, evita o retrabalho pela identificação da causa dos problemas, tendo como resultado mais qualidade no ambiente de trabalho.

Lamentavelmente, ainda se ouve falar que a Secretária é uma mera “quebra-galho” pelo fato de ser multifuncional. Quanto desconhecimento de quem fala isso!! É sabido que as empresas atualmente buscam profissionais formadas, experientes, maduras, que sabem lidar com inúmeras situações. São profissionais que, através de soluções inteligentes, resolvem problemas de assuntos sob sua responsabilidade sem que haja a necessidade de “pedir o aval” dos gestores.

Claro que a padronização de processos e procedimentos dos quais a Secretária participa facilita sobremaneira sua atuação. E até a compreensão e valorização de suas atividades por pessoas que a cercam. Uma coisa é falar o que se faz e como se faz. Outra coisa é apresentar isso sistematizado. Falar em processo é falar em fluxograma, procedimento operacional, norma procedimental. São, basicamente, formas de normatizar e definir o que se faz, como se faz, por quê se faz, quando se faz e quem faz. Na hora que isto estiver sistematizado, dificilmente uma Secretária terá suas atividades questionadas. Também se evitará a imagem de “quebra-galho”. E mais, a empresa diminuirá o risco da deficiência na ocasião em essas atividades tiverem que ser feitas por uma substituta.

A Secretária Executiva deve ser uma gestora focada em resultados. Tudo o que puder implementar para ajudar em benefício de um resultado positivo será, além de bem vindo, um desafio que se deve encarar para inovar e trazer mudanças para o cotidiano profissional, tornando o desempenho mais efetivo.

Pense em algo que você poderia mudar ou fazer melhor uma vez por semana. Depois crie um padrão de procedimentos e você verá que otimizará seu tempo em prol de atividades mais estratégicas.

Autora: Vera Aparecida Ferreira (vera@mqb.com.br), secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio Cesusc/Sinsesc – Florianópolis/SC.

Como a padronização influencia a eficiência dos trabalhos empresariais

2010-09-21T13:47:00.001-03:00

Vivemos a era da globalização na qual a competitividade é cada vez mais acirrada e a organização não pode perder clientes, tempo e dinheiro. Assim sendo, as organizações, numa visão mais ampla, tornaram a padronização de seus serviços e produtos como ponto primordial para conquista de novos clientes e sua perpetuação no mercado.

Direcionando para o âmbito da assessoria executiva verificamos como a aplicação da padronização influencia a eficiência dos trabalhos empresariais. Tomaremos aqui neste texto dois exemplos: o atendimento telefônico e a terceirização de serviços.

O atendimento telefônico, num primeiro momento, parece ser algo muito simples que qualquer pessoa pode executar. No entanto, é aqui que muitas organizações pecam e acabam com sua imagem corporativa.

O atendimento telefônico é a porta principal de entrada de uma organização. O primeiro contato é com a telefonista e depois as suas sucessivas transferências. Diz-se que a primeira impressão é a que fica, será que todos têm conhecimento da importância deste primeiro contato?
Será que todas as telefonistas têm consciência da importância do seu trabalho, do seu comportamento para com o cliente /fornecedor que está contatando?
Estão devidamente treinadas e conscientizadas para tal?

Temos visto que em muitas empresas este serviço é uma verdadeira lástima. Quando temos a necessidade de contatar essas determinadas empresas sentimos um calafrio. A recepção fria, minutos a fio ouvindo a "musiquinha" de espera, as transferências erradas que, até direcionar para a pessoa certa, passeamos por vários departamentos e pessoas. Esta situação muitas vezes nos faz desligar o telefone.

É por este fato que muitas organizações perdem negócios, clientes, e tudo começa no “atendimento telefônico”. Razão pela qual a telefonista precisa estar devidamente treinada e capacitada para a função. Além de ser educada e gentil ao telefone, deve conhecer a empresa como a palma da mão. Na realidade, toda empresa deveria ter um procedimento padrão estabelecido para o atendimento telefônico, tanto para a telefonista como para todos os seus demais funcionários.

Outro exemplo, e como tal fator de extrema importância, é a utilização de empresa terceirizada para efetuar serviços externos, que vão desde o transporte de pessoas aos aeroportos, serviços de compras, bancos, protocolo de documentos em autarquias nas esferas estaduais e federais, escritórios de advocacia, entrega de malotes entre as empresas do grupo, entre outros, tratando com clientes internos e externos.

Este é um serviço no qual as pessoas que irão executá-lo precisam estar eficazmente treinadas e orientadas, pois a empresa que está efetuando os serviços, no momento da execução (do serviço) está representando a organização que a contratou. Desta forma ela é meramente executora de uma função, não pode fazer comentários, tomar partido, emitir opiniões em nome da organização que representa.

Ilustro aqui um fato do qual tenho conhecimento. Depois de muitos anos que uma certa empresa terceirizada executava serviços para uma organização, acabou deixando-a numa saia justa. Determinada funcionária da empresa terceirizada, após efetuar um serviço em um antigo fornecedor, emitiu uma opinião própria sobre uma ajuda (filantrópica) que a organização fazia há uma entidade do município. Esta infeliz opinião acabou gerando alguns comentários na cidade. Uma vez bem conduzido e esclarecido tudo acabou bem, mas este fato poderia ter tomado outro rumo e causado o rompimento das relações comerciais.

Ainda sobre esses serviços, os colaboradores internos também precisam ter conhecimento dos horários que a empresa terceirizada os executa, para que se programem e utilizem os serviços sem haver necessidade de deslocar pessoas e veículos da organização.

Enfim, mencionei estes exemplos para mostrar que não somente os produtos refletem a imagem de uma organização, mas os serviços e as pessoas que nela trabalham possuem igual ou maior importância.

É fato que nas empresas sempre há uma certa rotatividade de pessoas, daí a importância na padronização das atividades e serviços para que não se percam os processos, nem a imagem da organização.

Você, que é profissional do secretariado/assessoramento executivo, e trabalha em uma organização que tem essas atividades padronizadas, certamente vai concordar comigo que essa padronização otimiza as tomadas de decisões, elimina o desperdício quer seja de tempo ou recursos financeiros e materiais, aumenta a produtividade, competitividade e gera uma melhoria na cadeia de produtos e serviços.

Autora: Rosane Fontanella, secretária executiva, estudante do MBS de Secretariado Executivo: Gestão de Pessoas e Processos, convênio SINSESC-CESUSC (Florianópolis/SC).

QUALIDADE NA GESTÃO DE VIAGENS CORPORATIVAS

2010-09-14T16:40:00.005-03:00

Como a sua empresa está gerenciando as despesas com viagens?

Em tempos de economia globalizada, as viagens de negócios ganharam importância e complexidade, sendo a segunda maior despesa das empresas – só perdem para salários. Enfrentando crescentes pressões financeiras as empresas têm como prioridade a redução de custos com viagens de negócios. Diante deste cenário, surgiu um novo papel para a secretária, a gestora de viagens corporativas.

O gerenciamento de viagens corporativas é uma atividade importante que a secretária vem ocupando. É uma função estratégica. Trabalha desenvolvendo políticas de viagens adequadas para sua empresa, gerenciando recursos, negociando com fornecedores e educando usuários internos das empresas. Com o uso de um bom programa de gestão ela pode balancear as necessidades de viagem do funcionário com os objetivos da empresa; minimizar as despesas; controlar e acompanhar custos; facilitar conformidade com as políticas de viagens corporativas; conferir os descontos negociados. Tudo com o objetivo de oferecer confiança e tranquilidade aos colaboradores e convidados que estão em trânsito.

A secretária - gestora de viagens corporativas: planeja o deslocamento dos colaboradores, gerencia as necessidades dos viajantes de acordo com a política de viagens da empresa, equilibrando qualidade, segurança e redução de custo, sejam viagens aéreas ou terrestres, nacionais ou internacionais. Realiza acordos comerciais com fornecedores, tais como: hotéis, transporte aéreo e por terra e contratos de locação de veículos e descontos. Monitora e analisa despesas de viagens dos colaboradores da empresa; implementa tecnologias novas, como check-in pela internet ou por telefone. Informa os viajantes sobre segurança e riscos. Controla orçamento de gastos de viagens; prevê mudanças na indústria de viagens corporativas. Auxilia a providenciar documentação de viagens, emite relatórios gerenciais de gastos, relatórios de viagens, autorizações e demais serviços que fazem parte de sua rotina na condição de gestora de viagens corporativas.

Para normatizar e trazer qualidade ao desenvolvimento de suas atividades, a secretária pode desenvolver e executar a Política de Viagens Corporativas da empresa. Este é um documento que dita regras básicas da administração e do bom relacionamento entre todos os envolvidos: empresa, funcionários, agência e provedores. Define desde quem pode se hospedar em qual categoria de hotel, até como funciona o reembolso das refeições, guloseimas e drinks (ou apenas para água).

O segredo desta política de viagens é conhecer bem a cultura organizacional e seus executivos, e com isso conseguir equilibrar as concessões e restrições. Deve ser clara e ter regras bem definidas para todas as situações que possam surgir durante uma viagem. Também precisa ser atual, e para isso é necessário estar atento às práticas e aos valores compatíveis com o mercado.

Através do desenvolvimento de relatórios gerenciais, a secretária pode demonstrar a economia obtida de diversas formas, por data, centro de custos, por passageiros, solicitantes, por rota, por local de hospedagem, comparando o valor das passagens com tarifa IATA ao valor pago e valor do desconto concedido pelo fornecedor. Pode ainda controlar seus créditos com hotéis e companhias aéreas, reembolsos solicitados e controlar as faturas recebidas dos fornecedores.

A secretária pode introduzir procedimentos internos com o objetivo de facilitar o seu trabalho, gerando menos stress para ela e mais confiança ao passageiro, trazendo mais agilidade e confiabilidade no processo. Ela deve preocupar-se com a redução e o controle dos custos de cada viagem. O gerenciamento das viagens evita desperdício de tempo e recursos da empresa, contribuindo para que o executivo mantenha seu foco voltado exclusivamente para os negócios.

A secretária deve buscar sempre o aprimoramento desta atividade. E por falar em aprimoramento, a empresa em que você atua tem uma normativa ou política para viagens corporativas? Ainda não? Então está aí uma excelente oportunidade para você mostrar mais uma vez o seu lado de gestora de processos e procedimentos administrativos. Mão à obra!! E sucesso!!

Por Michelly Ludmilla Junkes (michelly.junkes@gmail.com) economista, estudante do MBS de Secretariado Executivo: Gestão de Pessoas e Processos, convênio SINSESC-CESUSC (Florianópolis/SC).

A semente

2010-09-13T09:50:00.001-03:00

Quando lançamos uma semente na terra, juntamos a ela a esperança

e a certeza de que vai nascer uma planta.
Da planta, o fruto; e do fruto, novas sementes.
Toda semente carrega no seu bojo uma planta dormindo.
É fantástica a lição da semente!
A educação também é assim.
A gente planta, planta sempre, mas não
pode exigir que a planta venha amanhã.
Se desperte do seu sono no berço da semente.
Nem sempre é possível colher o que se plantou
As coisas caminham devagar.
As coisas nem sempre caminham a curto prazo.
Mas é preciso “acreditar” e plantar com a certeza de que mesmo

a longo prazo, a semente germinará!

(Maria Radespiel)

Programa 5S: uma prática viável na organização do espaço de trabalho

2010-09-04T08:43:00.003-03:00

A preocupação de Joana começou quando ouviu conversas no refeitório, entre funcionários, que estavam insatisfeitos com o ambiente de trabalho.

Joana trabalha a oito anos em uma empresa metalúrgica de pequeno porte. Assessora o Diretor Administrativo, proprietário da empresa. O Setor Administrativo responde pela área financeira, recursos humanos, vendas e compras.

A empresa tem como prática investir em treinamento e no bem estar dos funcionários. A qualidade de vida e a melhoria contínua de processos integram a filosofia da empresa. O que ouviu no refeitório motivou-a a verificar o que estava acontecendo. Conversou pessoalmente com cada um dos 23 funcionários da empresa que trabalhavam na Produção. Alguns estavam insatisfeitos por sua própria desorganização; outros pela falta de estrutura, como uma boa mesa, bons materiais para trabalho; e outros por pensar que não estava correto o que acontecia no setor, como: ferramentas fora de lugar, máquinas sujas e materiais de limpeza em lugares inadequados.

Dialogar: uma atitude bem sucedida

Por que Joana optou por conversar pessoalmente com cada um deles? “Porque ao longo de meus oito anos de empresa, consegui criar certa autonomia e respeito entre os colaboradores”, afirma Joana. Ela atribui isso a sua dedicação, persistência e habilidade de relacionamento interpessoal. “Certas qualidades como: senso de liderança, organização e humildade vêm de cada um de nós, porém, cabe-nos aprimorá-los ao longo da jornada.”

Ela conhece a empresa nos pequenos detalhes e procura manter-se informada de tudo o que acontece. É responsável por todos os serviços ligados ao Setor Administrativo. Tem inúmeras responsabilidades que fazem com que, muitas vezes, tenha que substituir o gestor em decisões. Seu perfil eficiente, ágil, comprometido e decidido garante-lhe certa liderança.

Joana define-se como o ponto intermediário entre o diretor e demais funcionários. “Sem uma secretária, o diretor se preocuparia com determinadas decisões, que não haveria necessidade. Procuro tomar frente de determinados problemas e resolvê-los”. Preocupa-se com o bem estar de seus companheiros e com a qualidade do trabalho, o que fez com que tivesse sucesso no diálogo com eles sobre os indícios de insatisfação.

O Programa 5S

Levou as inquietações ao conhecimento do Diretor e apresentou simultaneamente a minuta do projeto de implantação das etapas iniciais do Programa 5S. Baseou-se no entendimento e aplicação do Programa 5S apresentado por Vitor Nature Colenghi em seu livro O&M e qualidade total: uma interpretação perfeita.

O Programa 5S foi uma prática desenvolvida no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, para combater a sujeira das fábricas. A denominação 5S, também conhecida como housekeeping, é devido às cinco atividades que se iniciam com a letra “s”, em japonês. São: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

A essência dos 5S é mudar atitudes e comportamento. Sua prática contínua e insistente leva, inevitavelmente a uma mudança interior que resultará, ao final, em uma disposição mental para a prática de um programa onde os resultados são de médio ou longo prazo.

5S na prática

O Diretor aprovou a aplicação das primeiras etapas do Programa 5S. O primeiro passo foi realizar uma reunião com todos os funcionários, para identificar o que deveria ser mudado na empresa. O segundo passo foi escolher o Grupo Gestor, composto de três pessoas, eleitas como avaliadoras (auditoras) do programa.

O próximo passo foi organizar um workshop com simulações e exercícios, habilitando os componentes do Grupo Gestor como auditores. Participaram também de uma palestra de sensibilização, para quebra de paradigmas e mostrar o antes, durante e depois da aplicação do programa. Definiram o Dia “D”, Dia da Limpeza, e o local para descarte.

A etapa seguinte envolveu todos os funcionários da empresa. A palestra, com duração de duas horas, apresentou o Programa 5S: o que é, para que serve, como aplicá-lo, qual a sua essência e por que do 5S na empresa.

O Dia da Limpeza, que é praticamente o pontapé inicial para o 5S, aconteceu em uma sexta-feira, das 14 às 18 horas, quando os funcionários pararam suas costumeiras atividades na produção e no administrativo para avaliarem o seu local de trabalho, separando o que servia e o que não servia. Os objetos que não eram necessários para o trabalho foram levados ao local de descarte.

Deu trabalho fazer esta “faxina”. Joana comenta que foi impressionante ver quanta coisa sem necessidade é guardada e quanto desperdício se tem no local de trabalho, o que ninguém percebe no seu dia a dia; somente quando todos param para separar o útil do desnecessário.

Limpar o ambiente para deixá-lo com um visual agradável e harmonioso. Isso aconteceu no sábado de manhã. Todos levaram a sério. Pegaram a vassoura, a estopa, o álcool e o querosene e limparam. Paredes internas, máquinas, bancadas e o piso foram pintadas.

Ao meio-dia daquele sábado, a empresa ofereceu-lhes um churrasco, como agradecimento e confraternização pelo empenho nestas etapas iniciais do Programa 5S. Foram compradas placas indicativas: sanitário, refeitório, almoxarifado, administração, entre outras, para identificar espaços.

Para a organização do escritório, foi comprado um arquivo para toda a documentação, que estava sendo guardada em caixas de papelão. Tinta para pintar máquinas, paredes e piso também foi providenciado.

No escritório, foram etiquetados os armários, o arquivo recém comprado, as gavetas e as pastas, numeradas. Na produção, as ferramentas foram organizadas de acordo com tamanho, as forrações das bancadas foram trocadas e mais prateleiras foram feitas.

A manutenção desta organização depende do comprometimento de cada um por desenvolver o hábito de observar e cumprir normas, regras e procedimentos. Depende da conscientização de cada um respeitar o espaço do outro para manter a ordem que foi deixada. Ter disciplina é um sinal de respeito ao próximo.

O Grupo Gestor, coordenado por Joana, reúne-se quinzenalmente para fazer a auditoria baseado na planilha com critérios previamente estabelecidos e acordados. Para a satisfação de Joana, os primeiros resultados mostraram que os funcionários continuam zelando pela organização do ambiente de trabalho.

Embora se sentisse gratificada pelos resultados iniciais, sabe que vários dos objetivos delineados no projeto e apresentados ao Diretor Administrativo, serão alcançados e implantados gradativamente, dentro de períodos estipulados. Assim como alguns provavelmente terão que ser remanejados de acordo com a disponibilidade financeira da empresa.

O que fica, até o momento para Joana, é a certeza de ter ampliado seus conhecimentos e expectativas no sentido de criar, cada vez mais, condições de assessorar equipes e projetos de trabalho.

Documentos sobre a mesa: o que fazer?

2010-08-26T14:57:00.002-03:00

A pessoa que secretaria utiliza uma considerável parte de seu tempo codificando e decodificando informações, que são frutos do contato direto que mantém com outros dirigentes e funcionários da organização, e serão utilizados pelos executivos nos momentos necessários do processo decisório.

Portanto, é sua atribuição selecionar, ler e registrar a correspondência recebida e/ou documentos e encaminhá-los ao executivo ou ao departamento competente ou mesmo tomar as providências cabíveis.

Entende-se que ao dirigente cabe ler apenas os pontos básicos de uma série de documentos que circulam diariamente, em virtude de suas inúmeras atividades e atribuições. Ele não se atém aos detalhes: limita-se a ter o conhecimento macro dos assuntos.

Diferente de você, que deve dominar os detalhes de processos e procedimentos constantes nos documentos que por ele passam. Para tanto, você deve ler a informação, fazer a triagem e assinalar apenas os pontos importantes e geradores de conflitos para a atenção e providências por parte do dirigente.

Resumidamente, podemos dizer que cabe a você captar e deter a informação em detalhes, e como conhecedora de assuntos em seus detalhes, dará apoio a quem não dispõe desse conhecimento. É sua responsabilidade alertar o dirigente quando algo está fora dos padrões determinados pela organização e indicando um procedimento alternativo.

A qualidade da semente

2010-08-17T10:57:00.001-03:00

Esta é a história de um fazendeiro bem sucedido. Ano após ano, ele ganhava o troféu "Milho Gigante" da feira da agricultura do município. Entrava com seu milho na feira e saía com a faixa azul recobrindo seu peito. E o seu milho era cada vez melhor.

Numa dessas ocasiões, um repórter de jornal, ao abordá-lo após a já tradicional colocação da faixa, ficou intrigado com a informação dada pelo entrevistado sobre como costumava cultivar seu qualificado e valioso produto.

O repórter descobriu que o fazendeiro compartilhava a semente do seu milho gigante com os vizinhos. "Como pode o Senhor dispor-se a compartilhar sua melhor semente com seus vizinhos quando eles estão competindo com o seu em cada ano?" - indagou o repórter.

O fazendeiro pensou por um instante, e respondeu: "Você não sabe? O vento apanha o pólen do milho maduro e o leva através do vento de campo para campo. Se meus vizinhos cultivam milho inferior, a polinização degradará continuamente a qualidade do meu milho. Se eu quiser cultivar milho bom, eu tenho que ajudar meus vizinhos a cultivar milho bom".

Ele era atento às conectividades da vida. O milho dele não poderia melhorar se o milho do vizinho também não tivesse a qualidade aumentada. Assim é também em outras dimensões da nossa vida.

Aqueles que escolhem estar em paz devem fazer com que seus vizinhos estejam em paz. Aqueles que querem viver bem têm que ajudar os outros para que vivam bem. E aqueles que querem ser felizes têm que ajudar os outros a encontrar a felicidade, pois o bem-estar de cada um está ligado ao bem-estar de todos.

Fonte: www.holos.org.br (autor desconhecido)

Mundo corporativo

2010-08-12T09:16:00.002-03:00

Todos os dias, a formiga chegava cedinho ao escritório e pegava duro no trabalho. Era produtiva e feliz.

O gerente marimbondo estranhou a formiga trabalhar sem supervisão. Se ela era produtiva sem supervisão, seria ainda mais se fosse supervisionada. E colocou uma barata, que preparava belíssimos relatórios e tinha muita experiência, como supervisora.

A primeira preocupação da barata foi a de padronizar o horário de entrada e saída da formiga. Logo, a barata precisou de uma secretária para ajudar a preparar os relatórios e contratou também uma aranha para organizar os arquivos e controlar as ligações telefônicas.

O marimbondo ficou encantado com os relatórios da barata e pediu também gráficos com indicadores e análise das tendências que eram mostradas em reuniões. A barata, então, contratou uma mosca, e comprou um computador com impressora colorida. Logo, a formiga produtiva e feliz, começou a se lamentar de toda aquela movimentação de papéis e reuniões!
O marimbondo concluiu que era o momento de criar a função de gestor para a área onde a formiga produtiva e feliz, trabalhava. O cargo foi dado a uma cigarra, que mandou colocar carpete no seu escritório e comprar uma cadeira especial.

A nova gestora cigarra logo precisou de um computador e de uma assistente (sua assistente na empresa anterior) para ajudá-la a preparar um plano estratégico de melhorias e um controle do orçamento para a área onde trabalhava a formiga, que já não cantarolava mais e cada dia se tornava mais chateada.

A cigarra, então, convenceu o gerente marimbondo, que era preciso fazer um estudo de clima. Mas, o marimbondo, ao rever as cifras, se deu conta de que a unidade na qual a formiga trabalhava já não rendia como antes e contratou a coruja, uma prestigiada consultora, muito famosa, para que fizesse um diagnóstico da situação.

A coruja permaneceu três meses nos escritórios e emitiu um volumoso relatório, com vários volumes que concluía : "há muita gente nesta empresa". E adivinha quem o marimbondo mandou demitir? A formiga, claro, porque ela andava muito desmotivada e aborrecida.

Moral da história: Tenho certeza que você está pensando: "já vi esse filme em algum lugar!"

(Autor e fonte desconhecidos)

Participando de reuniões

2010-08-05T09:20:00.004-03:00

Nunca é demais recordar aspectos que denotam elegância de quem participa de reuniões, como:

ser pontual;
preparar-se para a reunião, listando os tópicos sobre os quais pretende opinar, obter mais informações e esclarecimentos;
listar perguntas;
só se sentar quando convidado para tal;
apresentar-se caso não tenha sido apresentado aos outros;
se porventura chegar atrasado, entrar na sala discretamente e não passar em frente ao coordenador;
ouvir primeiro antes de falar;
apresentar suas idéias e sugestões, com objetividade, sem se estender demais;
se for o caso, discordar com diplomacia: “Acredito que devemos também considerar....”; “É possível que tenhamos esquecido......”
olhar para os demais participantes quando está falando;
cuidar para não monopolizar a discussão;
atentar para não interromper os outros, cortando seus pensamentos;
..................... e detalhes que você julgar necessários para ser considerado alguém de postura profissional elegante e convivencial em reuniões.
Sucesso, sempre!!

Optar por "A" ou "B" requer um projeto de carreira

2010-07-22T18:25:00.005-03:00

Dias atrás recebi um e-mail de uma profissional graduada em secretariado executivo, cuja resposta quero compartilhar com você.

Eis o teor do e-mail:

“Atualmente trabalho na área de gestão de pessoas. Minha gerente pediu para eu escolher: trabalhar com treinamento na área “A” ou “B”. Se eu optar por trabalhar com o treinamento na área “A” é para trabalhar com aquelas pessoas que estão de plantão para puxar o tapete – atitude que eu não admito – porém é uma área que eu gostaria de trabalhar.... mas eu não sei até que ponto eu arrisco.
A outra é trabalhar na área “B” – tudo de bom! Tem muita coisa para fazer nesta área e a gerente é uma pessoa focada para este segmento.”

Minha resposta:

"Anna Elizabeth (é nome fictício), sei que não tenho e nem vou fazer a opção por você. Talvez eu vá mesmo é te deixar com mais uma interrogação.

Se experiência vale, o que posso te dizer é que nos momentos de decisões profissionais, sempre considerava algo mais longe do que hoje e amanhã. Pensava em meu projeto de carreira, e me fazia a seguinte pergunta: qual opção me fará chegar mais próximo ao que quero para minha carreira profissional daqui a 5 anos (por exemplo)? A ou B?

Penso que não deves aqui te preocupar com quem está aí para te puxar o tapete, porque em qualquer das opções você encontrará pessoas com essa “habilidade”, até porque elas existem em todos os lugares.

Agora, se a tua opção estiver conectada com teu projeto de planejamento de carreira, isso será uma mera circunstância a ser contornada com postura e elegância profissional. Algo que se supera com profissionalismo e alegria de realizar um trabalho bem feito e que está dentro da meta.

A opção deve considerar suas oportunidades de evolução profissional e felicidade pessoal.

Talvez possa parecer um tanto quanto romântico isso que acabei de escrever, mas para mim trata-se de um aspecto muito importante que sempre procurei considerar ao tomar decisões, que algumas vezes resultaram em mudanças de eu ter de me reinventar como profissional e pessoa. Porém, sempre valeu a pena, estavam lincadas com minha meta profissional.

Sei que meta profissional a longo prazo você tem. Qual das opções significa mais um degrau perto desta meta?"

E você?? Qual é sua meta de vida profissional e pessoal?

Gestão de Rotinas para Secretárias na AMPE Gaspar

2010-07-15T12:05:00.008-03:00

Promovido pela AMPE Gaspar (SC), em parceria com o Instituto Bem Viver de Blumenau (SC), foi realizado nos dias 13 e 14 de julho de 2010, o curso de Gestão de Rotinas para Secretárias.

Durante o curso as participantes tiveram a oportunidade de discutir, conhecer e ou aprimorar técnicas secretariais e metodologias básicas utilizadas na execução de rotinas administrativas e secretariais.

Temos a certeza de que as discussão das temáticas, as atividades em grupo e o diálogo no decorrer do curso possibilitarão que as profissionais presentes tenham condições de redesenhar suas atividades e formas de fazer visando à otimização de tempo e recursos, dentro da realidade da empresa e do ramo de atividade em que atuam.

Agradeço de coração a participação empenhada e alegre de todas as profissionais presentes.

Documentos sobre a mesa: o que fazer?

2010-07-15T09:40:00.001-03:00

A pessoa que secretaria e assessora utiliza uma considerável parte de seu tempo codificando e decodificando informações, que são frutos do contato direto que mantém com outros dirigentes e funcionários da organização, e serão utilizados pelos executivos nos momentos necessários do processo decisório.

Atendimento de excelência é...

2010-07-12T09:56:00.004-03:00

Gostar-se.
Gostar verdadeiramente das outras pessoas.

Já está mais que provado por estudiosos do comportamento humano que somente quando conseguimos gostar de nós mesmos podemos gostar verdadeiramente das outras pessoas.

Tratar a todos como gostaria de ser tratado.
Satisfazer cada cliente como se ele fosse o único.
Ser cortês e sociável e, ao mesmo tempo, manter uma atitude positiva, simpática e natural.

O relacionamento interpessoal se dá segundo o princípio do espelho: nosso comportamento se reflete nas atitudes do outro. A resposta que nos chega é reflexo da mensagem que emitimos. Se damos simpatia, recebemos o mesmo em troca. Quando sorrimos, a pessoa “do espelho” também sorri. Adote, pois, a atitude e a ação que deseja receber das outras pessoas. (Maria Aparecida Araújo, 2004)

Nunca julgar o cliente, deixando que idéias preconcebidas atrapalhem o atendimento.
Perguntar ao cliente: “Em que posso ajudá-lo?” e deixar ele dizer o que deseja e escutá-lo atentamente para encaminhá-lo corretamente. Prestar atenção ao assunto.
Preservar o espaço pessoal do cliente. Cuidado para não invadi-lo.
Ouvir o que o cliente diz.
Esperar que termine de falar, para interpor um aparte. Nunca interrompê-lo, por achar que já sabe o que ele quer.
Atender a um cliente sem se desligar do mundo. É dar atenção a um outro mostrando que já percebemos sua presença e que em breve iremos ajudá-lo.
Dar sempre prioridade no atendimento à pessoa que está a sua frente. Em caso de chamada telefônica, só atendê-la após pedido de licença e recebimento de permissão para tal.
Ter sutileza para contradizer ou discordar.
Nunca alegar: “Isso não é comigo” ou “Isso não é do meu setor”.
Suavizar o “não”, evitando magoar as outras pessoas.
Cumprimentar com um tom gentil e alegre todo cliente que entra, inclusive o colega de trabalho.

Sucesso no dia de hoje ao estar com as pessoas.

Ética profissional: uma questão de atitude

2010-07-08T14:44:00.003-03:00

Princípios da ética profissional:

Honestidade no trabalho;
Lealdade para com a instituição;
Formação de uma consciência profissional;
Respeito à dignidade da pessoa humana;
Segredo profissional;
Discrição no exercício da profissão;
Observação das normas e procedimentos administrativos;
Tratamento cortês e respeitoso a todos.

Condutas éticas:

Ser pontual;
Respeitar a privacidade do outro;
Oferecer apoio a quem precisar;
Agradecer uma gentileza recebida;
Devolver o que pedir emprestado;.......

Condutas não éticas:

Aceitar elogio pelo trabalho de outra pessoa;
Chamar as pessoas aos gritos;
Corrigir ou repreender alguém em público;
Fomentar a discórdia;
Utilizar informações e influências da posição para conseguir vantagens pessoais;
Prestar serviço de forma deficiente, demorando propositadamente;
Ser interesseiro e medir as pessoas pelo que elas podem ser úteis para alcançar os objetivos.

O que é ser profissional do secretariado?

2010-07-07T13:26:00.002-03:00

A profissão de secretária(o) executiva(o) foi institucionalizada pela Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, que foi adaptada em alguns de seus incisos pela Lei 9.261, de 10 de junho de 1996.

Os critérios legais para a contratação de um profissional do secretariado são: formação em curso superior de Secretariado Executivo com respectivo registro no Órgão de Classe; ou formação superior em outra área, desde que tenha a habilitação legal para o exercício da profissão, ou seja, o Registro DRT (na Delegacia Regional do Trabalho), atual SRTE – Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, como secretária(o) executiva(o), através do direito adquirido e conferido pela legislação da categoria secretarial.

Assessorar é um princípio da profissão de secretária(o) executiva(o).

Sua formação deve contemplar, basicamente, os seguintes conhecimentos:
relacionamento interpessoal, lógico-matemáticos, cálculos financeiros, procedimentos contábeis, instituições de direito, gestão estratégica, gestão de pessoas, técnicas de negociação, relações públicas e institucionais, liderança, técnicas de oratória, cenários econômico e político, compreensão e interpretação de textos, logística para organização de eventos, marketing, gestão da qualidade, comunicação na língua vernácula e, preferencialmente, em um idioma estrangeiro.

É ser fornecedor de subsídios para a tomada de decisões de dirigentes ou de uma equipe. Para isso, precisa conhecer toda a dinâmica dos projetos e desafios com os quais a instituição e sua equipe estão comprometidos. Requer pensar junto com eles ou até mesmo antes.

Saber posicionar-se no mercado como um fornecedor de habilidades e conhecimentos, que auxiliado pela tecnologia de informação e comunicação, torna-se capaz de prestar serviços para instituições localizadas em qualquer continente. Isso requer que seja conhecedor dos rumos dos negócios no mundo da economia globalizada, para saber lidar com as mudanças, adaptar-se e aprender a conviver dentro de um contexto flexível.

É ser organizador e harmonizador do ambiente de trabalho, o que envolve o gerenciamento de relacionamentos, de processos e procedimentos administrativos.

Envolve a capacidade de analisar dados e informações, intervir, identificar e solucionar problemas, propor e promover a venda de soluções por meio da manipulação de símbolos (dados, palavras, representações orais e visuais), agilidade de raciocínio, criatividade, iniciativa, autonomia e qualidades comportamentais.

Ser bem educado é .....

2010-07-06T14:42:00.002-03:00

Praticar boas maneiras no cotidiano;
Saber se relacionar com as pessoas e conquistar sua cooperação;
Respeitar as diferenças entre as pessoas;
Ser capaz de escolher o comportamento certo para cada ocasião, usando sempre o bom senso;
Aprender a se auto-encantar diariamente;
Saber que uma imagem pessoal bem cuidada abre as portas para o sucesso;
Prezar pela pontualidade em todos os compromissos;
Saber encantar seus clientes internos em suas relações profissionais;
Saber conduzir o carro com elegância;
Fazer críticas produtivas e construtivas;
Fazer com as reuniões sejam absolutamente produtivas;
Saber tirar proveito da cortesia e da gentileza ao usar o telefone;
Usar o telefone celular sem ser inconveniente;
Encantar clientes com atendimento de excelência;
Saber se apresentar e apresentar as pessoas corretamente umas as outras;
Respeitar a convivência em espaços públicos como: cinemas, escadas, rua, elevador, bancos......;
Conhecer a importância dos cartões de visita e saber como usá-los;
Saber escolher o traje correto para todas as ocasiões;
Frequentar restaurantes com segurança e desenvoltura;
Demonstrar total elegância nos modos à mesa num almoço ou jantar de negócios;
Zelar pela imagem e reputação da empresa em congressos, feiras e convenções;
Saber proceder em comemorações internas da empresa;
Saber como presentear e ser presenteado;
Preparar-se adequadamente para viajar;
Comportar-se corretamente quando se hospedar em hotéis;
Saber negociar com elegância em diferentes países e múltiplas culturas;
...................

Fonte: ARAÚJO, Maria Aparecida A. Etiqueta Empresarial: ser bem educado é.... Rio de Janeiro: Qualitymark Ed., 2004.

Doutores demais e profissionais de menos

2010-07-02T10:41:00.004-03:00

Está disponível interessante estudo realizado pelo Centro de Gestão de Estudos Estratégicos (CGEE) por encomenda do Ministério da Ciência e Tecnologia, Doutores 2010: estudos da demografia da base técnico-científica brasileira. Trata-se de abrangente diagnóstico sobre o desempenho da pós-graduação do País nos últimos anos, com ênfase na formação de doutores. Por ele ficamos sabendo que o sistema nacional liderado pela Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (Capes) teve um desempenho formidável nos últimos 15 anos, com destaque para o período 1996-2008, em que foram titulados 87 mil doutores, na taxa média de 12% de crescimento anual.

Esses resultados têm sido muito comemorados pelo governo federal e pelas universidades e os autores do estudo refletem essa onda de otimismo. Afinal, nas suas palavras, doutores "são profissionais com capacidade para realizar pesquisa e desenvolvimento (P&D) original" e, por isso, defendem a tese de que para alcançarmos o padrão dos países desenvolvidos deveríamos multiplicar por pelo menos 4,5 vezes a sua proporção em relação à população total.

Mas nem tudo são flores nessa área e temos sérios problemas nas relações da pós-graduação com o mercado de trabalho do País. O estudo aponta com precisão o que muitos de nós intuíamos, isto é, que de cada dez doutores formados no período 1996-2006 e empregados em 2008, oito estão trabalhando em educação (principalmente nas universidades públicas), um na administração pública e um nas empresas privadas. Aí está o amargo reverso da moeda, em que virtudes podem tornar-se pecados. É evidente que implantamos um sistema eficiente para produzir doutores, mas ele tem o grave defeito de ser excessivamente acadêmico e autocentrado e, portanto, descolado do mercado de trabalho e da economia real do País.

Os dirigentes do Ministério da Educação (MEC) e da Capes podem argumentar, com razão, que o papel da agência criada para promover o "aperfeiçoamento de pessoal de ensino superior" tem sido cumprido. E as universidades (principalmente as públicas), com os seus atuais 2.718 programas de pós-graduação, apontarão para a comprovada correlação dessa atividade (e a atuação dos seus doutores) com o aumento da produção científica. Afinal, esses docentes pesquisam, publicam papers e ainda podem formar mestres e doutores, e por isso elas definiram essa titulação como pré-requisito para o ingresso de docentes em seus concursos públicos.

Há os que se preocupam com o futuro desse sistema e recomendam que na elaboração do próximo Plano Nacional de Pós-Graduação seja também contemplada a formação de recursos humanos para o mercado de trabalho "extra-acadêmico". Lembro, entretanto, que essa diretriz consta do atual plano quinquenal e que se avançou pouquíssimo nesse terreno. Indicador positivo seria o crescimento de 0,95% para 1,98%, no período, do número de doutores empregados na indústria de transformação. Mas sejamos razoáveis. Além de irrisório, esse desempenho é implacavelmente ofuscado por outro: o contingente de doutores na administração pública passou de 8.5% para 14%, reflexo da expansão do setor público nos últimos anos.

Mantidas as características desse sistema, é certo que teremos problemas para absorver as novas safras de jovens doutores que as universidades continuarão a produzir em ritmo crescente. Como os seus maiores empregadores no País até o momento, as universidades federais tiveram enorme expansão no atual governo, em que dobraram a oferta de vagas em seus cursos de graduação e ampliaram muito as suas atividades de pós-graduação. Mas há sinais de esgotamento no ensino superior do País - como as sobras de vagas - e é certo que esse ritmo de expansão não será mantido, assim como o das despesas com pessoal na administração pública. Por outro lado, cerca de 40% dos recém-doutores formados nos dois últimos anos ainda não estão empregados e esse pode ser o sinal amarelo que nos alerta para esse início de reversão.

Resta o mercado de trabalho das empresas privadas, mas esse é um terreno pouco conhecido, praticamente inexplorado e por vezes hostilizado pelo universo acadêmico. Sobre o tema dos recursos humanos qualificados, sabemos, por exemplo, que os empresários se queixam muito de que o País carece de engenheiros. Outro indicador do comportamento das empresas é que mesmo em atividades de pesquisa tem sido escasso o seu interesse na contratação de doutores com perfil acadêmico e vocação para cientista e por isso estes são minoria mesmo em grandes centros de P&D, como o Cenpes da Petrobrás e o CTC da indústria sucroalcooleira.

Especialistas asseguram que hoje em dia grandes empresas preferem recrutar estagiários ou jovens recém-formados que, após rigorosa seleção e na condição de trainees, receberão formação e treinamento complementares. Ao lado da qualificação técnica dos novos profissionais, elas investem na transmissão de valores da cultura empresarial e, nos últimos tempos, dão grande ênfase à gestão de negócios para todo o universo dos seus recursos humanos. Daí por que tendem a valorizar mais certificados de MBA obtidos em instituições de renome nacional e internacional do que títulos acadêmicos como os de mestre e doutor.

Em suma, o próximo governo e as universidades têm um enorme desafio pela frente e é preciso que levem em conta os muitos sinais de mudanças no País e as novas demandas por educação superior. Afinal, vitoriosos na produção de doutores de alto nível, por que não aplicarmos essa receita de sucesso para formar os profissionais de que carece esse novo mercado de trabalho?

Publicado no O Estado de São Paulo em 02 de julho de 2010.

Autor: Wanderley Messias da Costa
Professor titular do Departamento de Geografia da USP. É autor de cinco livros e um dos idealizadores do Centro de Biotecnologia da Amazônia.

Oração ao visitante

2010-06-16T13:45:00.002-03:00

Toda vez que visitas nossa querida Blumenau, saiba que és bem vindo e querido.
Que quando chegas, nosso coração bate sem parar, tamanha a emoção e alegria de te ver.
Nossa função é acolher-te com exclusividade e eficiência.
Nossa maior arma é nosso sorriso e tua felicidade.
Por isso, quando pecamos, desculpe-nos.
Jamais cometeremos o mesmo erro duas vezes.
Quando te atendemos mal, perdemos o respeito por ti e a teu semelhante.
Quando te atendemos bem, não fazemos mais do que nossa pura obrigação.
Pois quando te atendemos além de tua expectativa é que nos realizamos pessoal e profissionalmente.
Gostaríamos de agradecer do fundo de nossos corações a ti, visitante, que escolhestes nossa cidade, dentre as outras; que escolhestes a nós, dentre os outros.
Muito obrigado por existires.

(Adaptado da Oração do Cliente de Ellcio Coutinho, 1996)

Hora de escolher uma profissão: o que levar em consideração?

2010-06-02T15:27:00.002-03:00

Para escolher uma profissão/carreira, na minha opinião, a pessoa deve levar em consideração três aspectos fundamentais:

(1) o cenário do mundo do trabalho atual.

Para isso deve procurar se informar sobre as tendências e perspectivas das profissões do futuro e do futuro das profissões que temos em 2010. Quais serão as novas profissões que surgirão até 2030? Deve fazer isso por intermédio de leituras em revistas, jornais, blogs, sites.....; através de conversas com profissionais que considera exercer profissões atraentes sob seu ponto de vista. Deve procurar conhecer, o mais que puder, do dia a dia deste profissional, para ao fazer um exercício de empatia, perceber-se exercendo a profissão, para ver se realmente é o que quer fazer. E aí vem o 2ª quesito:

(2) sua afinidade com a carreira que pretende escolher.

Sua paixão pela área escolhida. Isso a princípio soa algo um tanto quanto “romântico” para determinadas pessoas. No entanto, é preciso que ela faça este exercício de reflexão no sentido de ter consciência de quais são suas potencialidades e habilidades, sua vocação profissional, vamos assim dizer. Qual é minha bagagem pessoal? É uma pergunta que toda pessoa deveria responder antes de optar por uma carreira. Porque é um aspecto que lhe dará subsídios para transformar o que gosta em uma profissão, e não optar por uma profissão em função do salário ou porque está na moda naquele momento. Defendo que quem é competente no que gosta de fazer, ganha um bom dinheiro, porque consequentemente é um profissional comprometido e entusiasmado com o que faz. Aqui entra a questão da satisfação pessoal no que se faz, o que me remete ao 3º quesito:

(3) o projeto de vida pessoal e profissional.

Lamentavelmente poucas são as pessoas que tem seu projeto de vida traçado. Suas ações são pautadas unicamente no hoje. E uma carreira requer planejamento, alteração de rota, sem perder o foco. Requer capacidade de adaptar a caminhada para alcançar o alvo maior. Costumo afirmar que o sucesso de uma carreira é diretamente proporcional à busca que cada um imprime. Ou seja, é o resultado de sua determinação, dedicação e disciplina. Os famosos 3Ds.

Minha maior satisfação é ao instigar uma pessoa a pensar em seu projeto de vida e verificar, por meio de suas colocações, que ela visualiza uma luz brilhando, mesmo que ainda bem distante. Esta luz é sua meta de vida. Pode se dizer que esta pessoa vai chegar lá, porque sabe onde quer chegar, apesar de ainda não ter clareza do caminho (e dos percalços com os quais irá se deparar) mas o fato de ver aquela luz brilhando lá trás (em 2015, 2020 e 2030) já é sinal de que fará tudo para dar conta do seu projeto de vida.

E, certamente, a escolha da profissão é um dos caminhos. E na caminhada rumo ao projeto de vida, a profissão pode e deve sofrer modificações, adaptações. Claro, porque os cenários do mundo do trabalho vão se modificando e os profissionais que querem manter sua empregabilidade vão se adequando, sem nunca perder o foco, que é o projeto de vida.

Comportamento profissional: o "X" da questão

2010-05-25T09:09:00.002-03:00

Assistir aos jogos da seleção brasileira na empresa: um momento de descontração, porém também de euforia, ansiedade, nervosismo. Onde fica o tal do comportamento profissional?

Num primeiro é importante dizer que não se tem regras de conduta pré-estabelecidas e já escritas para este tipo de situação. O que se tem, e se procura praticar e respeitar, é um protocolo do ambiente de trabalho, pautado em normas de conduta e boas maneiras que são baseadas no interesse e na consideração que cada integrante da empresa deve demonstrar por seus colegas de trabalho. Bem como dos cuidados que cada um deve ter para não prejudicar a reputação da empresa em função de um comportamento contrário às normas de relacionamento e convivência.

No caso específico de se assistir aos jogos da seleção brasileira com os colegas de trabalho, no ambiente de trabalho, estas regras habituais devem ser levadas em consideração. E acima de tudo o bom senso deve prevalecer para que o convívio harmonioso no trabalho não seja prejudicado depois do jogo por uma atitude insensata na hora de torcer e vibrar, e principalmente na hora em que nem tudo dá certo no campo para a seleção brasileira.

É importante que todas as pessoas da empresa mantenham um comportamento profissional, afinal de contas estão assistindo ao jogo na empresa. Nada de achar e fazer de conta que estão em casa. Não é o momento de deixar certa formalidade de lado e procurar ser “eu mesmo”, acreditando que está entre amigos íntimos e aí pode tudo. A empresa continua e sempre será um espaço profissional e como tal merece respeito. O tratamento cordial e convivencial entre os funcionários não pode ser diferenciado daquele que é usual no cotidiano da empresa.

O desconfiômetro da Copa

2010-05-22T09:37:00.003-03:00

Quais os limites para quem vai acompanhar os jogos da Seleção Brasileira no ambiente de trabalho

BLUMENAU - Quando as partidas do Brasil na Copa do Mundo ocorrem durante o expediente do trabalho, fica impossível separar o profissional do torcedor. Este ano, dois dos três primeiros jogos da Seleção na África do Sul serão disputados no horário comercial, o que mudará a rotina de praticamente todas as empresas e repartições públicas. Mas assistir às partidas no trabalho exige cuidados. Atitudes tomadas por impulso podem comprometer a avaliação profissional e o relacionamento com os colegas, que continuam após o jogo. É um momento de descontração, mas sem excessos e comportamentos inadequados para o ambiente corporativo.– O bom senso deve prevalecer para que o convívio harmonioso no trabalho não seja prejudicado depois do jogo – alerta Eliane Wamser, professora e consultora de assessoramento executivo e protocolo corporativo.As empresas não são obrigadas a dispensar os funcionários para assistir os jogos, a não ser quando há acordos coletivos. Em Blumenau, o Sindicato Empregados do Comércio e o Sindicato do Comércio Varejista firmaram um. Ele passa a vigorar a partir do dia 13 de junho e determina as regras para que os trabalhadores do comércio possam acompanhar o desempenho do Brasil na Copa.– Privar o colaborador de assistir aos jogos gera desmotivação e falta de produtividade, o que acaba prejudicando a empresa como um todo – avalia Guilherme Falchi, consultor especializado em qualidade de vida corporativa.Confira no quadro ao lado dicas para curtir o Mundial de futebol no trabalho, sem perturbar ou ofender ninguém.

Cartão vermelho
- Ser agressivo quando as jogadas não dão certo, abusando da liberdade de estar em um momento mais informal
- Avançar o sinal na intimidade com os colegas de trabalho
- Atitudes inconvenientes e exageradas que geram mal-estar

Cartão amarelo
- Mesmo que já tenha encerrado o expediente, pergunte se é permitido levar bebidas alcoólicas para a empresa
- Atenda o telefone quando tocar. Geralmente, assuntos urgentes são tratados por telefone. Se a função permitir, deixe para checar os e-mails durante o intervalo ou após o jogo
- É melhor evitar piadas sobre nacionalidade e jogadores. Seu colega pode ser descendente de argentinos, por exemplo, e talvez você não saiba
- Fique atento às regras da empresa. Se não puder levar alimentos para o ambiente de trabalho, não insista
- Use roupas ou acessórios da Copa e da Seleção somente se não for necessário trabalhar com trajes formais ou uniforme
- Levar para o evento brinquedos que não foram combinados previamente. Evite as vuvuzelas (cornetas)

Jogo limpo
- Comemorar com alegria e discrição, controlando os impulsos
- Comer e beber moderadamente
- Lembrar que a hierarquia na empresa continua vigorando
- Fazer do profissionalismo a ferramenta principal para cultivar o respeito e a consideração pelos colegas de trabalho também no lazer
Fonte: Eliane Wamser, professora e consultora de assessoramento executivo e protocolo corporativo do Instituto Bem Viver

Texto publicado no Caderno Economia do Jornal de Santa Catarina, edição 22 e 23 de maio de 2010.

Jornalista Daniela Matthes

http://www.clicrbs.com.br/jsc/sc/impressa/4,180,2911960,14743

Não existem mais consumidores e sim pessoas

2010-05-20T11:46:00.003-03:00

Especialista em mídia sociais fala sobre os impactos das redes e a onda de bárbaros que invadiu as empresas trazendo junto com ela os tiranos digitais.

O mundo corporativo foi invadido, por mais uma onda de bárbaros! Independente se sua empresa tem 1000 ou 2000 funcionários, ou qual seu tipo de negócio. Os tiranos digitais, a voz das ruas, da imprensa, dos colaboradores é que sua empresa deve estar nas redes sociais. Algum articulista – eu – dirá que rede social é a ciência da reputação, um local onde existem pequenos grupos! Grandes mudanças! Porém você é um gestor baseado em fatos e não argumentos, e portanto questionará. Vivemos um novo modismo? Um novo jeito de inovar? Vivemos o choque de empresas do século XX, com as empresas do século XXI?

Acredite! Sim, o carro determinou a face do século XX com a poluição, estradas e megalópoles e no século XXI, a Inovação, com as Redes Sociais e a Tecnologia como inventores de novos paradigmas, estilos de vida e novas formas de fazer negócios. Um mundo, no qual você contratará um especialista em redes sociais – seja lá, o que isso signifique - e ele te montará um plano para sua empresa inovar em rede, preencher os elos ausentes entre as comunidades da sua empresa, criar interconexões e interações, facilitar laços interpessoais, sincronizar comportamentos, comunicar informações, interconectar pessoas, influenciar o espectro completo da discussão sobre gestão de conhecimento e gestão da inovação. Resumindo, sua empresa trabalhará em rede, nas redes, sem barreiras.

Confesse, você não imaginava que era tão fácil, né? Neste mesmo dia, um jovem de sua empresa dirá a você que as Redes Sociais têm um enorme poder formador de opinião e o consumidor deixou de aguardar a informação. Ele mesmo produz conteúdo. Entregará a você uma pesquisa que constatou que mais de 52% dos consumidores nas Redes Sociais já interagiram com marcas nestes ambientes e 80% das pessoas confiam em recomendações dos amigos.

Dirá que nas redes sociais mais de 70 milhões de brasileiros tiveram acesso à web em março deste ano, estando conectados em média 23 horas por mês e 79% participam de Redes Sociais e a utilizam por mais de 6 horas e 20 minutos por mês. Então você resolve se inscrever em uma conferência sobre redes sociais e um nobre palestrante dirá que vivemos a web 3.0, a web das coisas, a web das pessoas e seus um trilhão de aparelhinhos conectados à rede mundial.

Acabou a privacidade da sua empresa? A única coisa que deve ficar escondida é o último capitulo de Lost! Tudo novo, porém sem espaço para erros. Um mundo no qual um diretor de uma grande empresa faz uma brincadeira – de mau gosto – sobre futebol, para seus 100 seguidores no Twitter e no dia seguinte é demitido.

Você comprará um livro sobre Redes Sociais e de forma leve e simples, o autor irá dizer que redes sociais são cosmopolita, universalista, desapaixonada, apartidária, não sectária, não monopolizadora. Rede Social é o valor da diversidade. Rede Social é a arte da descentralização. Rede Social é coordenação na humanidade digital. Redes Sociais são confiança, reciprocidade e intensidade da conexão! E concluirá com sutileza, nas Redes Sociais as pessoas são seminômades um local onde “O espírito pioneiro se renova”. Confesse, simples não? Confesse, neste momento você já deve estar pensando – como não pensei nisto antes!

E para colocar mais uma pimentinha, o promissor trainee dirá que a abundância nas redes é a gratuidade, liberdade e seu poder criativo. Pronto, você acaba de decidir que simplesmente todas as pessoas na sua empresa poderão navegar como, quando e por onde desejar e isso não afetará a produtividade delas, muito pelo contrário.

Mesmo quando você ler na The Economist que a Nestlé, Starbucks, BMW e Oracle estão todos tentando descobrir se a despesa de pessoal de duas a três horas no Facebook, Orkut, LinkedIn, Twitter, e demais redes diariamente, aumenta o envolvimento com o cliente ou apenas é perda de tempo.

E a salada digital irá aumentar, quando seu colega de MBA, enviar um estudo do The Future Laboratory que aponta as novas escolhas dos consumidores “Potencialismo como novo modo de vida. Pessoas não constroem mais sua existência em torno de uma só carreira. O caminho é detectar múltiplas aptidões – e explorá-las. Pense em um publicitário-gourmet-esportista, um banqueiro-piloto, em uma editora-marchande-iogue.”

Pessoas que colocam a satisfação pessoal em primeiro lugar, são green tech, cansaram de viver enlatados e das redes de segurança, são os filhos dos boomers, e desejam desenvolver plenamente potencialidades, criatividades, interesses e novas visões de mundo.

Então, você perceberá que aquele mundo da comunicação de Bombardear o consumidor, cobertura total, acertar o target, Blitz, saturação, impacto é uma linguagem da segunda Guerra Mundial! Que não existem mais consumidores, e sim pessoas desejando resgatar as raridades do mundo que as redes sociais disponibilizam, como tempo, espaço e autonomia.

Aquele conceito antigo dos P’s que você tanto estudou mudou para P de Planeta, Pessoas e de Profit (lucro). E acrescentará os 4 C’s de conteúdo, colaboração, comunidade e comércio. Evidente que tem as ilhas das controvérsias, com sua sociedade vigiada, individualista, na qual o consumo exponencial de Viagra, Botox, Red Bull e Ipads nos trouxe a sociedade imediatista.

Que no império da idiocracia 1.5 milhão de pessoas seguem no Twitter um técnico de futebol, e apenas 13.000 o #forasarney. Mas tudo bem, um dia as pessoas perceberão que podem ser web-cidadãos também. Um mundo onde nós humanos somos as mídias.

São tantas quebras de modelos, que como disse sabiamente o sociólogo José de Souza Martim, vivemos um mundo onde a grande maioria está “Sobrevivendo mais do que vivendo. Sonhando mais do que fazendo. Imitando mais do que criando”.

E para melhorar sua salada digital, seu departamento de marketing dirá que a empresa deve monitorar e analisar o que foi dito sobre a empresa nas principais redes sociais, além de blogs, fóruns, chats e traçar um panorama sobre as discussões e elaborar estratégias para promover um relacionamento mais próximo com o público, para encontrar novas oportunidades de negócios. Confesse novamente, fácil, muito fácil, né!

Além disso, a partir de hoje a empresa calculará o ROA (Return over Attention) Retorno sobre a atenção de seus clientes e fará análises elaboradas de seis graus de separação e três graus de influência dos clientes. Por que não? E agora o site da sua empresa terá Conteúdo Fixo, Conteúdo Interativo, Conteúdo Colaborativo e Jornalismo Colaborativo. Porque afinal de contas precisamos engajar os clientes. E serão quatro tipos de conteúdo. Se for melhor em vídeo, será em vídeo. Se for melhor em áudio, será em áudio. Se for melhor em foto, será em foto. Se for melhor em texto, será em texto.

E para completar, a sua equipe de Tecnologia da Informação liderará uma corrida para a inovação com computação natural e anglicismo para todos os gostos como - Global Marketplacet Talent, User Generation Content, Web Based Collaboration, Easy to Use Tools, Common Plataforms, Internet Distribuition, Hacker Spaces, Peer Prodution e Cloud Computing são essenciais para sua empresa atuar e prosperar no século XXI. Pode confessar, nunca aquela temporada divertida em Nova Iorque te ajudou tanto a entender as palavrinhas acima, não é?

E o seu departamento de Recursos Humanos abrirá vagas para Nettweavers, Estrategista de Mídias Sociais e Evangelistas de redes sociais. Mas no final, você perceberá que isso não é nada novo! Que o ser humano nasceu em rede. Os reinos perdidos de Incas, Maias, Astecas, Persas, Egípcios acreditavam em redes sociais nas cidades e que um dia a humanidade teria suas cidades esplêndidas e sua cidades das nações.

Dirá ainda que sua empresa pode seguir o exemplo de nobres homens como Darwin, Pestalozzi, Verdi, Pasteur, Bach, Joana D’Arc, Sócrates, Colombo, Verne, JK, Beethoven, Victor Hugo, Isaac Newton, Gandhi, Madre Tereza, Chico Xavier, Gorbachev, Franscisco de Assis - fazedores e criadores de redes sociais que mudaram a forma como enxergamos o mundo. Ou seja, parafraseando Karl Max “Humanos de todo o mundo. Uni-vos. Não temos mais nada a perder a não ser o que já é nosso.” A inovação não é toda história, mas é uma grande história. Onde não podemos usar velhos mapas, para descobrir novas terras.

Boa viagem.

Autor: Gil Giardelli (Especialista em mídias digitais, com 11 anos de experiência na era digital. Co-fundador da Gaia Creative, Justmail do Board da Amanaie e Startupi. Coordena os Cursos na ESPM de Ações Inovadoras em Comunicação Digital e Startups, economia criativa e empreendedorismo na era digital)

HSM Online30/04/2010

Gravatas: passos para fazer um nó perfeito

2010-05-18T10:26:00.006-03:00

Dúvidas frequentes

Existem certas tarefas que alguns homens sentem-se pouco confortáveis: uma delas é dar nó em gravata. Além de dar nó você sabe como combinar a sua gravata? Calma que para tudo na vida tem solução!

Acessório usado há mais ou menos 200 anos, as gravatas podem sinalizar sua personalidade. Então, se você ainda usa aquela mesma gravata desde de mil novecentos e bolinha, repense seus conceitos. Mude a cor, a estampa; enfim, troque a gravata! Pois lembre-se que a roupa expressa seu estado de espírito.

Respondemos aqui as principais dúvidas no uso deste acessório.

Onde termina a gravata?

Ela deve sempre cobrir a fivela do seu cinto e parar por aí, independente da altura da pessoa.

Aqueles modelos com desenhos de personagens são legais para usar no dia-a-dia?

Na verdade, não são bons nem para usar no dia de São Nunca. Use modelos texturizados, lisos, com listras diagonais e com padrões geométricos discretos. Se você é um publicitário modernoso, pode usar um modelinho mais ousado, mas seja criativo nas cores. As chances de passar vergonha são menores!!

Gravata pode ser de qualquer tecido?

Antes de escolher cor, largura e estampa verifique na etiqueta qual a composição do produto. Deve ser 100% lã ou 100% seda. Ser composta com mais algum outro fio é possível, mas não são as melhores.

Existem manchas que podem comprometer a gravata definitivamente?

Manchas de gordura, cremes e molhos levam a gravata diretamente para o lixo. Tome muito cuidado!

Deixar a gravata guardada com o nó feito pode facilitar a vida?

Se dar nó em gravatas não é a sua especialidade, entendemos; mas não faça o nó hoje para usar a gravata amanhã com a intenção de evitar transtornos. Seus problemas só aumentarão, pois terá que desfazer o nó para passar a gravata e fazê-lo novamente.

Como passar gravatas?

Se isso for necessário regule o ferro elétrico de acordo com o tecido da gravata. Coloque um papel ou cartolina por dentro da gravata para que ela fique bem esticada e as costuras não fiquem marcadas. Estire a gravata sobre a tábua de passar roupas e passe o ferro num único sentido.

Passos para fazer um nó perfeito:

Passo 1: Deixe a ponta larga estendida muito mais abaixo e para o lado direito. Vire a ponta larga com a mão direita sobre a ponta mais estreita, que deve estar fixa pela sua mão esquerda.

Passo 2: Vire a seguir a ponta mais larga da esquerda para a direita, por baixo da ponta estreita. Puxe-a então, por cima do nó, em direção ao corpo pelo nó.

Passo 3: A ponta mais larga tem que estar agora virada com a parte interior para cima e estendida para baixo do lado direito.

Passo 4: Segure o lado mais largo e vire-o para a esquerda à volta do meio nó.

Passo 5: Depois passe com a mão esquerda a ponta mais larga da gravata pelo reverso do nó debaixo pelo laço à volta do pescoço.

Passo 6: Agora puxe a ponta mais larga para a frente sobre o nó, meio acabado, e deixe-a estendida.

Passo 7: Introduza a ponta do lado mais largo pelo nó debaixo da sua parte exterior.

Passo 8: Puxe a ponta larga inteiramente para baixo e posicione o nó cuidadosamente, segurando-o com cautela nas mãos e puxando pela parte mais estreita.

Passo 9: A ponta mais larga deverá estar agora mais longa do que a ponta estreita. Se não for o caso, deverá fazer o nó de novo ou introduzir a ponta estreita no cós das calças.

Fonte: www.alfaiatariaitaliana.com.br/moda_masculina.htm

Imagem e postura: uma coerência necessária

2010-05-17T13:38:00.008-03:00

O especialista em desenvolvimento de pessoas, Eugênio Mussak, em seu livro Metacompetência, escreve que se deve ter uma coerência entre a imagem e o comportamento. E diz também que:

A imagem que cultivamos perante a sociedade é uma forma de comunicação.
Postura é comunicação.
Postura é a maneira como uma pessoa se posiciona perante o mundo, e isso vale tanto para atitudes corporais como mentais.
Uma pessoa pode revelar através de sua postura corporal, se está se sentindo confortável ou desconfortável. Se está seguro de si mesmo ou inseguro. Se deseja permanecer num local ou se está morrendo de vontade de ir embora.
Não é preciso falar nada, pois ela estará dizendo por intermédio de sua linguagem corporal.
Posicionar-se é uma vantagem competitiva.

Diante destas afirmativas, lanço os seguintes questionamentos para os futuros candidatos às eleições 2010. Sim, porque logo, logo eles estarão abordando seus prováveis eleitores e sua imagem pessoal bem cuidada, aliada a uma conduta elegante, abrirá portas. Além de comunicar segurança e comprometimento com suas propostas de campanha.

Então, pergunto:
O que você gostaria que as pessoas dissessem a seu respeito?
Que reputação você quer ter?
Você se considera uma pessoa de atitudes elegantes?
Como está seu aperto de mão? Firme? Esmagador? Frouxo?

Coluna reta ao caminhar e ao se sentar, peito para frente, ombros equilibrados, cabeça erguida inspiram confiança, principalmente quando acompanhados por um sorriso espontâneo (eu disse: “espontâneo”) no rosto.

Ter disposição para conversar, saber responder as perguntas formuladas e ser atencioso com as opiniões alheias são atitudes que demonstram que o candidato tem respeito pelo seu eleitor.

Para concluir, uma dica: preste atenção na maneira como você se senta para trabalhar, para comer, no modo como caminha, como cumprimenta as pessoas, na expressão facial, nos gestos. Isso lhe dará condições para analisar se sua postura está coerente com a imagem que quer transmitir, porque a máxima “A primeira impressão é a que fica” ainda continua em vigor. Sucesso!

“Meu corpo é um jardim, minha vontade o seu jardineiro.” by William Shakespeare

Ao sucesso

2010-05-17T09:10:00.002-03:00

Acredito em mim.
Acredito na minha família.
Acredito no meu trabalho.
Acredito em Deus.

Amo quem eu sou.
Amo o que faço.
Faço o que amo.
Vou chegar na frente fazendo melhor e diferente.

EU acredito em MIM.

E você??

O profissional de secretariado em empresa de Tecnologia de Informação

2010-05-13T14:31:00.002-03:00

Já é mais que sabido que a função primordial de um profissional de secretariado é assessorar dirigentes e/ou equipes de profissionais, na gestão e execução de funções técnicas e gerenciais. Caracteriza-se por planejamento, desenvolvimento, avaliação, controle, supervisão e coordenação de atividades, qualificadas e finalísticas, para a consecução de objetivos e metas corporativas.

É fornecedor de subsídios para a tomada de decisões e para isso precisa conhecer toda a dinâmica dos projetos e desafios com os quais a empresa e sua equipe estão comprometidos. Requer pensar junto com eles ou até mesmo antes. Envolve a capacidade de analisar dados e informações, intervir, identificar e solucionar problemas. Agilidade de raciocínio, criatividade, iniciativa, autonomia e qualidades comportamentais são requisitos básicos para um desempenho eficaz.

A organização sempre foi a sua melhor aliada. Qualquer perda de minutos na procura de algum documento ou número de telefone significa perda de tempo precioso e gera estresse, que por sua vez prejudica a harmonia do ambiente de trabalho. Um profissional organizado:
· sabe onde buscar as informações e encontrá-las na hora em que se precisa;
· sabe quais compromissos e atividades são importantes e/ou urgentes e dá as devidas prioridades;
· lembra seu dirigente, com antecedência, dos compromissos assumidos para que ele possa também se organizar;
· mantém arquivos, agenda e o próprio escritório em ordem e exclui materiais e papéis desnecessários; faz com que o ambiente de trabalho seja o mais funcional possível e proporcione agilidade na hora em que forem solicitados;
· administra o tempo, respeitando os horários para os quais se planejou realizar a tarefa;
· usa o “caderno da secretária” para registrar as inúmeras solicitações e providências que lhe são solicitadas e devem ser tomadas no dia;
· adota o sistema follow-up para fazer a cobrança sistemática de respostas e soluções de assuntos pendentes ou que aguardam providências;
· abre os e-mails de acordo com o grau de importância, observando o assunto e remetente;
· ao escrever um e-mail, usa linguagem objetiva e clara, com certa formalidade. Evita gírias e abreviações;
· é disciplinado e pró-ativo.

A organização relaciona-se muito bem com responsabilidade, tendo em vista que uma pessoa organizada dificilmente apresenta características de ser irresponsável. A organização é a base do equilíbrio tanto no campo profissional e pessoal de quem assessora.

Prometa a si mesmo

2010-05-10T10:25:00.001-03:00

"Ser tão forte que nada perturbe a paz de sua mente.
Falar de felicidade, saúde e prosperidade a cada pessoa que conhecer.
Fazer sentir aos seus amigos que há algo de valor neles.
Ver o lado brilhante de cada coisa e conseguir otimismo por meio dele.
Pensar somente o melhor, trabalhar somente pelo melhor e esperar somente o melhor. Ser tão entusiasta pelo êxito dos demais como por seu próprio.
Esquecer os erros do passado e insistir para conseguir grandes realizações no futuro.
Exibir um aspecto atraente em todo o tempo e obsequiar a cada pessoa conhecida com um sorriso.
Dar tanto tempo ao seu melhoramento pessoal que não sobre tempo para criticar os outros.
Ser demasiado grande para preocupar-se, demasiado nobre para irar-se e demasiado feliz para permitir a presença de problemas que perturbem sua fé."

(Cristian D. Larsen)

O adolescente e a etiqueta à mesa

2010-05-04T15:14:00.003-03:00

“Canso de falar, mas não tem jeito. Durante as refeições, ela acaba sentando com os pés na cadeira e os cotovelos na mesa.” Desabafo de uma mãe.

“Adolescente é rebelde e as regras de comportamento à mesa passam longe dele.” Outra afirmação que ouço com frequência.

Concordo com você, mãe! Sim, papai. Santo de Casa não faz milagres! Quando se deparam com alguém de fora, uma professora, uma consultora de etiqueta, por exemplo, eles se rendem às falsas impressões que um dia alguém lhes passou sobre bons modos como algo de gente fresca e fútil. Mudam a cor de suas lentes para conhecer um pouco mais sobre as ditas regras de conduta social.

Nos cursos de postura e comportamento que ministro para a galera entre 16 e 24 anos, o interesse deles neste assunto é notório. Chovem perguntas quando o assunto é comportamento à mesa: É feio comer com a boca aberta? Posso palitar os dentes à mesa? E o meu boné? Devo tirar ao sentar à mesa?

Esses dias, uma pergunta deixou-me intrigada e incomodada:
“Professora, não tenho como praticar as regras à mesa porque na minha casa não temos o hábito de sentar à mesa. Cada um faz seu prato e se senta onde melhor lhe conviver. Um na frente da televisão; outro leva seu prato e continua teclando no MSN; meu pai e minha mãe sentam no sofá.”

O que lhes dizer diante desta constatação que eles mesmos fazem?

Caros pais, infelizmente não há regra de civilidade que vá resistir a esta falta de prática de convivência. As refeições são tidas como as ocasiões mais importantes para a reunião e união da família. Momentos únicos para a família conversar, se olhar; cada um aprender a respeitar o tempo do outro. Um momento privilegiado para os pais interagirem com seus filhos.

Enquanto isso, continuo perguntando: Quem foi que disse que adolescente não se interessa por regras de comportamento à mesa?

Ser excelente

2010-04-29T14:28:00.004-03:00

“Ser excelente é fazer as coisas e não buscar razões para demonstrar que não podem ser feitas.
Ser excelente é compreender que a vida não é algo que se receba pronto, mas, sim, que temos de produzir as oportunidades para se alcançar o êxito.
Ser excelente é traçar um plano e alcançar os objetivos desejados, apesar de todas as circunstâncias.
Ser excelente é levantar-se cada vez que se fracassa, com um espírito de superação e de aprendizagem.
Ser excelente é reclamar consigo mesmo para o desenvolvimento pleno das próprias potencialidades, buscando incansavelmente a realização.
Ser excelente é saber dizer “equivoquei-me” e se propor a não cometer o mesmo erro.
Ser excelente é entender que, através do privilégio diário do nosso trabalho, podemos alcançar a realização.
Ser excelente é exercer a nossa liberdade e sermos responsáveis por cada uma de suas ações.
Ser excelente é transcender o nosso tempo, deixando para as gerações futuras, um mundo melhor.”

Autor: Miguel Angel Cornejo y Rosado

Você tem clareza de seu âmbito de atuação?

2010-04-26T14:53:00.002-03:00

Que tal você mesma se avaliar?

> O que é ser secretária/assessora para você?
> Qual é a abrangência de sua atuação?
> Como você define o âmbito/espaço de sua atuação?
> Qual é o seu envolvimento com a equipe de trabalho de sua área?
> Qual você acredita ser a expectativa de seu dirigente com relação a sua atuação?
> Qual é o seu grau de autonomia na estruturação de suas atividades?
> Que atividade lhe garante um alto nível de autonomia? E de baixo nível?
> Quais procedimentos administrativos estão sob sua responsabilidade?

O profissional pode até afirmar que tem alto nível de autonomia para a tomada de decisões que envolvem as atividades específicas de seu dia a dia, inerentes ao seu escopo de responsabilidades. Por outro lado, se não integrar nenhum grupo de trabalho, não terá a oportunidade de colaborar com a empresa e participar de inovações que geram resultados e ampliam sua área de atuação.

Formação continuada: entre o ideal e o real

2010-04-22T09:58:00.001-03:00

Em meio à turbulência de informações e inovações que atinge a humanidade todos os dias, as pessoas necessitam saber de onde vem e para onde vão. Devem ter consciência de si mesmas e dos outros que estão em seu entorno. Precisam ser capacitadas para receber e processar as informações que lhes chegam a todo instante. Participar ativamente da evolução das inovações tecnológicas e da própria sociedade requer uma formação continuada. A educação deve ter caráter permanente na vida de toda pessoa. Não se limita apenas a certificação formal, como a graduação, por exemplo. Acontece nas organizações, na família, na roda de amigos, em eventos, nos círculos de cultura, nas igrejas, nos sindicatos, nas associações, entre outros.

Não só na vida pessoal percebe-se a necessidade de se estar sempre em contínua atualização, mas, e principalmente, na vida profissional, onde a acirrada competitividade obriga as pessoas a lutarem por seus espaços. A revolução tecnológica passa a comandar a rotina nos escritórios das organizações e ganha quem souber usar a tecnologia para agilizar processos e gerar resultados.
Diante dessa realidade os profissionais devem estar sempre em postura de autotreinamento. Dentre as várias profissões mais diretamente afetadas com toda a mudança que tem ocorrido no mundo do trabalho está o secretariado executivo. Para se ter um melhor entendimento da realidade de formação continuada dos profissionais desta área, foi realizada uma pesquisa que subsidiou a monografia de uma aluna da pós, orientada por mim.

O público alvo foram egressas de um determinado ano e curso de Secretariado Executivo de uma das Universidades de Santa Catarina, que responderam um questionários com perguntas abertas e fechadas.

A realização desta pesquisa apresentou uma realidade de formação continuada dos profissionais de secretariado um pouco distante daquilo que se busca e se considera ideal. Muitas profissionais ainda esperam iniciativas por parte das organizações em patrocinar participações em cursos, palestras, seminários. Falta conscientização por parte do profissional do secretariado no sentido de entender que na busca de sua empregabilidade não pode esperar que as coisas aconteçam por si só ou sejam impulsionadas por iniciativa unicamente da organização com a qual têm vínculo empregatício. Cada um é responsável pela sua trajetória profissional. Aprender e aprender sempre deve ser a mola propulsora de cada profissional, aqui em particular do secretário executivo, para acordar a cada dia com mais disposição em busca de novos conhecimentos.

Os profissionais ainda têm em mente que somente formações mais técnicas integram sua formação continuada. Nenhuma das entrevistadas, por exemplo, referiu-se à qualidade de vida como motivo de formação continuada. Porém, a vida profissional alcançará a plenitude a partir do momento em que cada profissional conseguir o equilíbrio entre a sua vida pessoal, emocional e profissional. Necessário então se torna procurar viver com qualidade e equilíbrio, o que possibilitará uma convivência mais harmoniosa no espaço de trabalho e em ambientes sociais e familiares.

A idéia que se tem de formação continuada ainda é de certificação formal, o que significa a emissão de diploma ou certificado para comprovar a participação. Isso explica porque em muitos casos quando da realização de palestras, por exemplo, muitos participantes antes de se inscreverem perguntam se haverá certificado. Em caso afirmativo, fazem sua inscrição. Se a resposta for negativa, desistem de participar, porque ainda cultivam a idéia de que é o certificado que lhes garantirá a qualificação.

E o aprendizado? E o momento de interação com os outros? E a abertura aos novos contatos? E o exercício de conhecer e conviver com pessoas que pensam diferente? Esses, realmente, não têm sido considerados por uma parcela de profissionais.

No entanto, hoje é de vital importância para o profissional de secretariado aprender e aprender a ensinar. Não se pode só aprender, não se pode só desaprender, mas é necessário organizar o sistema mental para aprender a aprender e aprender a ensinar. Diante dessa realidade se torna essencial ampliar a rede de relacionamentos, interagir com as pessoas e aperfeiçoar a convivencialidade. Em todos os ambientes onde há relacionamento com outras pessoas ocorre a formação continuada, pois há a troca de experiência e a necessidade de interação ensina a ver cada ser humano como uma pessoa única, não importando as diferenças.

A participação do profissional de secretariado em processos de formação continuada deve ser espontânea e comprometida, o que irá auxiliá-lo a ampliar sua cidadania, sua liberdade de atuação e o respeito mútuo entre os componentes da categoria profissional, bem como da instituição na qual atua e da sociedade na qual está inserido. Cada um é responsável pela construção de seu conhecimento e pelo repensar de suas atitudes. Cada um escreve a sua trajetória profissional baseada no entendimento que tem dessas responsabilidades como ser humano e profissional.

Afirmo sempre com veemência que o profissional de secretariado deve conquistar certa autonomia no seu fazer e atuar profissional. A autonomia não se conquista num estralar de dedos. A conquista de autonomia exige árduos esforços e muita responsabilidade. Exige competência. Uma competência que se busca por intermédio de um aprimoramento constante e de forma intencional e sistemática.

Contudo, o sonho de formação continuada é possível. Ele deve fazer com que cada profissional tome consciência de seus direitos e deveres e de sua responsabilidade na melhoria da convivência entre todos os seres e o respeito pela natureza da qual é integrante. Significa assumir a responsabilidade por sua aprendizagem, participar de programas de acordo com as suas necessidades, desejos, angústias e curiosidades de crescimento pessoal e profissional. São ações que encurtam a distância em relação às mudanças provocadas pela tecnologia da informação e da comunicação e criam condições para você estar perto e poder fazer parte do time que administra.

Quem leciona Técnicas de Secretariado

2010-04-19T15:29:00.002-03:00

O desempenho do papel de secretária acompanhou as transformações e inovações dos últimos tempos. Em paralelo, as técnicas secretariais também mudaram, passaram a ser habilidades gerenciais adequadas aos tempos modernos.

Para a capacitação e qualificação de profissionais do secretariado, conta-se com cursos de nível técnico e superior, bem como de especialização. Quem participa desses cursos espera encontrar professores comprometidos com a profissão, capazes de articular a teoria e a prática, despertando interesse pela área e construção de novas habilidades. Uma das disciplinas que exige do professor a união da experiência profissional com conhecimentos teóricos é a disciplina Técnicas de Secretariado.

Em função da ausência de profissionais docentes formados na área de Secretariado, muitos cursos de graduação em Secretariado Executivo, das Instituições de Ensino Superior de Santa Catarina, acabam contratando professores de outras áreas do conhecimento para lecionar disciplinas específicas. Infelizmente, poucos são os professores que lecionam em cursos de Secretariado Executivo e são formados na área.

Orientei a monografia de uma aluna de pós em Secretariado que pesquisou a formação acadêmica dos professores universitários da disciplina de Técnicas de Secretariado nas Instituições de Ensino de Santa Catarina que oferecem o curso. Resultado da pesquisa: 83,33% dos professores que ministram a disciplina de Técnicas de Secretariado nas Universidades Catarinenses não são formados na área. São oriundos de cursos variados: Letras, Administração, Economia, Turismo....

Em muitos cursos de Secretariado, a disciplina de Técnicas de Secretariado constitui-se numa das raras disciplinas, quando não a única, que aborda os fundamentos específicos da área e se preocupa em articular teoria e prática na graduação. Daí a necessidade do estudante ter um professor que lhe proporcione um saber ativo-reflexivo. Ou seja, um saber que lhe induza a ação e a reflexão de sua profissão: o mercado de trabalho, o perfil do profissional, os preconceitos da profissão, a importância, a evolução, os valores, para capacitá-lo a se inserir no mercado, apresentando, no mínimo, as exigências requeridas.

Cabe aqui uma reflexão: será que essa ausência decorre: (1) da carência de profissionais formados e pós-graduados em Secretariado; (2) da ausência de critérios de seleção da coordenação do curso em exigir um professor formado em Secretariado Executivo ou (3) da falta de visão dos egressos e com vivência na área em procurar a docência como carreira profissional?

Lamentavelmente o resultado desta pesquisa remete a uma fragilidade no ensino de Secretariado, aparentando falta de consciência e de responsabilidade da classe acadêmica na contratação de professores e falta de cobrança por parte dos estudantes de um ensino-aprendizagem atualizado e dentro da realidade de mercado.

Um processo de formação acadêmica requer professores competentes, qualificados e atentos para promover uma atualização constante da estrutura curricular do curso. Que tal reavaliar o nome da disciplina de Técnicas de Secretariado? Será que não está ultrapassada se comparada ao real desempenho diário de um profissional do secretariado?

Posso lhe servir um café?

2010-04-15T11:03:00.002-03:00

O café que ela prepara é uma delícia! Estou-me referindo à copeira de uma empresa a quem chamarei de Dona Tereza, que me pediu orientação de como servir café para as visitas que o diretor recebe. Disse ter conhecimento da regra básica: as bebidas sempre são servidas pelo lado direito do visitante, seja café ou água. E se esforça para, na medida do possível, segui-la. No entanto, se vê em uma saia justa ao ter de servir o café em lugares onde não há espaço no ambiente para se posicionar ao lado direito de cada visitante sentado para servir o café.

A partir deste questionamento, listei algumas dicas para Dona Tereza observar e assim lhe dar mais tranquilidade ao fazer seu trabalho e demonstrar cordialidade e hospitalidade ao servir.
· Servir as bebidas, sempre que possível, pelo lado direito do visitante, seja água, café ou chá.
· Trazer o café já servido nas xícaras de acordo com a preferência de cada um, com a garantia de que não esfriará. Assim, não haverá necessidade de apoiar a bandeja em algum móvel e sim segurá-la com firmeza e equilíbrio com a mão esquerda, pegar a xícara com sua mão direita e servir o visitante.
· O visitante é o primeiro a ser servido; depois as pessoas da empresa anfitriã.
· Se o lugar da reunião for distante da copa, o ideal é trazer na bandeja as xícaras com pires e colherinhas, o açucareiro e o adoçante, o bule/térmica com o café. Neste caso, recomenda-se colocar a bandeja em cima de um aparador, preferencialmente fora da mesa onde se encontram as pessoas reunidas, para servir o café de acordo com a preferência de cada um.
· Para tornar o ambiente da reunião menos formal, pode-se instruir a copeira para deixar a bandeja com as xícaras, o açucareiro, o adoçante e a térmica com o café no centro da mesa, para que cada um se sirva. O ideal é que, na sala de reuniões, tenha um móvel/aparador ao lado da mesa onde acontece a reunião para colocar o café, o açúcar, o adoçante, alguns biscoitos, bombons, água e copos, ou chá, dependendo do estilo de hospitalidade da empresa. Cada visitante se serve a partir do convite do anfitrião da empresa, que os deixa à vontade para que se sirvam sempre que assim o preferirem. Este tipo de organização também é recomendado para pequenos espaços, que não permitem à copeira se aproximar de cada visitante e servi-los conforme a regra, pelo lado direito.

Bem, posso afirmar que Dona Tereza passou a aplicar algumas destas dicas, o que lhe trouxe mais confiança ao realizar seu trabalho.

A elegância infantil no parque

2010-04-12T10:59:00.001-03:00

Você, mãe ou pai, já observou o comportamento de seu filho ou de sua filha no parque?

Neste domingo tive a oportunidade de participar de um churrasco anual promovido pela Associação Recreativa que fica próxima de minha casa.
As crianças adoram brincar e para agradá-las e animá-las, foram montados vários brinquedos no parque que já existe na Associação.
Eram brinquedos tradicionalmente indispensáveis para todo e qualquer evento em que crianças (até 12 anos de idade) se fazem presentes. Havia pula-pula, piscina de bolinhas, cama elástica, escorregador...... Todos com a presença de um monitor que controlava, principalmente, o tempo que cada criança ou dupla de crianças, ficava nos brinquedos.

Ao acompanhar minhas lindas sobrinhas para os brinquedos chamou-me especial atenção a boa educação das crianças nas filas. Cada qual aguardando ansiosamente sua vez de entrar no brinquedo, sem qualquer artimanha ou gesto para furar a fila e assim tirar vantagem de outro amiguinho que lá estava.

Vez por outra aparecia uma criança não muito disposta a aguardar na fila. Sua impaciência passava despercebida. Percorria brinquedo por brinquedo, sem sucesso. Em todos havia fila. Mesmo que fosse uma fila de duas ou três crianças, o exercício da paciência e do respeito ao próximo era necessário.

É aí que eu quero chegar: no exercício da paciência e do respeito que eu vi nas crianças que lá brincavam animadamente. A boa educação na fila. As boas maneiras e o respeito com o coleguinha. Cada um esperando a sua vez e respeitando o tempo estipulado para brincar em cada brinquedo. Comportamento de gente grande, diriam alguns!

Sabemos que ao observar as regras de convívio em casa, na escola, na rua ou no clube, a criança vai aprendendo a ser uma pessoa compreensiva e amável com os outros. Será alguém consciente de que nem tudo é de seu uso exclusivo, que vive em comunidade. Por isso precisa entender que existem regras básicas, assim como esperar a sua vez para curtir o brinquedo.

Cabe aos pais a tarefa de encaminhar as crianças para o caminho da boa educação e dos bons modos, começando por aquelas palavrinhas mágicas: muito obrigado, por favor, com licença, desculpa. Que, por sinal, andam meio fora de moda para muitos.

Diante deste contexto, cabe uma pergunta: em que fase da vida os bons modos começam a dar lugar a comportamentos socialmente inconvenientes? Quando se deixa de aprender a “ser gente grande”, que observa e respeita normas de civilidade e convívio social, ciente de seus direitos e deveres?

O Jardineiro

2010-04-09T14:51:00.003-03:00

O texto a seguir apresenta um claro aspecto da excelência na prestação de serviços. Infelizmente não tenho a fonte de referência. Quem porventura souber, peço a gentileza de me informar. Eis o texto:

Nos Estados Unidos, a maioria das residências tem por tradição ter na frente um lindo gramado. E, para este serviço, há diversos jardineiros autônomos que fazem reparos nestes jardins.
Um dia, um Executivo de Marketing de uma grande empresa americana contratou um desses jardineiros. Chegando em sua casa, o executivo viu que estava contratando um garoto de apenas 18 anos de idade. Claro que o executivo ficou surpreso. Quando o garoto terminou o serviço, solicitou permissão ao executivo para utilizar o telefone. O executivo, encantado com a educação do garoto, prontamente atendeu ao pedido e, muito curioso com a atitude do garoto, não pode deixar de escutar a conversa. O garoto havia ligado para uma senhora e perguntado:

- A senhora está precisando de um jardineiro?
- Não. Eu já tenho um - respondeu a senhora.
- Mas, além de aparar, eu também tiro o lixo.
- Isso meu jardineiro também faz.
- Eu limpo e lubrifico todas as ferramentas no final do serviço - disse o rapaz.
- Mas meu jardineiro também faz.
- Eu faço a programação de atendimento o mais rápido possível.
- O meu jardineiro também me atende prontamente.
- O meu preço é um dos melhores.
- Não, muito obrigado! O preço do meu jardineiro também é muito bom.

Quando o garoto desligou o telefone, o executivo lhe perguntou:

- Você perdeu um cliente?
- Não - respondeu o garoto. - Eu sou o jardineiro dela. Eu apenas estava verificando o quanto ela estava satisfeita com o meu serviço.

Para você que, hoje, tem metas a cumprir e precisa de muita determinação para que seus objetivos sejam alcançados, lembre-se que, para conseguir atingir o que quer, é preciso ter uma prestação de serviço extraordinária.

Como é que você está tratando o seu cliente?
Como é que você está tratando os seus sonhos?
Como é que você está tratando a sua família e amigos?

Lembrar nunca é demais

2010-04-06T10:25:00.001-03:00

Princípios da ética profissional
Honestidade no trabalho;
Lealdade para com a instituição;
Formação de uma consciência profissional;
Respeito à dignidade da pessoa humana;
Segredo profissional;
Discrição no exercício da profissão;
Observação das normas e procedimentos administrativos;
Tratamento cortês e respeitoso a todos.

Condutas éticas
Ser pontual;
Respeitar a privacidade do outro;
Oferecer apoio a quem precisar;
Agradecer uma gentileza recebida;
Devolver o que pedir emprestado;.......

Condutas não éticas
Aceitar elogio pelo trabalho de outra pessoa;
Chamar as pessoas aos gritos;
Corrigir ou repreender alguém em público;
Fomentar a discórdia;
Utilizar informações e influências da posição para conseguir vantagens pessoais;
Prestar serviço de forma deficiente, demorando propositadamente;
Ser interesseiro e medir as pessoas pelo que elas podem ser úteis para alcançar os objetivos.

Momento de reflexão...

2010-04-05T10:04:00.001-03:00

Que idéias boas você teve e que resultaram em mudanças na sua vida pessoal e/ou no seu trabalho?

Que atitudes você tem tomado para se tornar mais visível e conhecido(a), quer seja no seu círculo social ou no seu ambiente de trabalho?

Que hábitos pessoais pouco produtivos, e que têm atrapalhado seu sucesso, você tem? Se tem, como pretende mudá-los?

Você se considera, hoje, uma pessoa de postura profissional elegante?

O que você pretende fazer para ser ainda mais feliz e bem sucedido(a)?

Apoio à tomada de decisão

2010-04-01T08:59:00.001-03:00

A forma como uma empresa está organizada é um grande diferencial em um mundo onde o volume de informações tem aumentado significativamente. Empresas que tomam decisões de maneira adequada conseguem gerar bons resultados e se diferem no mercado competitivo.

Dentro deste contexto, é necessário um gerenciamento destas informações para o apoio à tomada de decisões. Foi com base nessa necessidade que desenvolvi meu trabalho de conclusão do curso de Secretariado Executivo Bilíngue.

Meu trabalho de conclusão foi desenvolvido e aplicado em uma empresa de cursos de capacitação, sob orientação do prof. Dr. Oscar Dalfovo e da prof.ª Ms. Eliane Wamser.

A empresa em que o trabalho foi desenvolvido, não sendo diferente das demais, vinha enfrentando dificuldades na tomada de decisão. As decisões eram tomadas sem informação ou por intermédio de relatórios confusos. Os diretores precisavam de informações específicas para tomada de decisão e não tinham acesso a essas informações.

Com frequência as organizações enfrentam problemas com o processo decisório. Os problemas geralmente são amplos e complexos, envolvendo riscos e incertezas. Muitas vezes a tomada de decisão necessita da opinião de muitas pessoas, avaliando todas as alternativas possíveis para chegar na melhor decisão.

Assim, foi implementado na empresa ferramentas de apoio à tomada de decisão, o que facilitou o planejamento, o controle, a coordenação e a análise para o processo decisório.

No período que o estágio foi desenvolvido, a empresa tinha 12 (doze) cursos em andamento e precisava de uma avaliação mensal do saldo financeiro destes cursos. Através do relatório de receitas e despesas, gerado por meio de um sistema de informação que a empresa tinha, foi possível avaliar cada item individualmente.

O sistema utilizado não disponibilizava as informações graficamente. Então, para melhor avaliar a situação de cada curso, foi necessário que estas informações fossem apresentadas graficamente. Dessa forma foi possível visualizar a elevação ou declínio do saldo financeiro dos cursos mensalmente, tornando-se uma ferramenta essencial para o apoio à tomada de decisão.

A implementação do apoio à tomada de decisões apresentou resultados significativos para a organização. A partir dessas mudanças a empresa pode tomar decisões baseadas em informações confiáveis.

Tomar decisões é um dos aspectos mais importantes dentro do dia a dia das organizações. Decisões mal tomadas (sem informações, conhecimento e competência adequados), podem arruinar uma empresa. Por este motivo, é necessária a participação de pessoas competentes no processo decisório.

O profissional de secretariado executivo atua como ferramenta essencial para o processo de tomada de decisão. O perfil do profissional secretário acompanha as mudanças da crescente competitividade empresarial, exigindo uma postura aberta para essas mudanças e uma atitude empreendedora apta a prestar assessoria das mais variadas formas.
(Jaqueline da Costa)

REFERENCIAS

DALFOVO, Oscar. Sistemas de Informação. Blumenau: Acadêmica, 2004.
DALFOVO, Oscar; AMORIM, Sammy Newton. Quem tem informação é mais competitivo. Blumenau: Acadêmica, 2000.
HARVARD BUSINESS REVIEW. Tomada de decisão. Rio de Janeiro : Campus,2001.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas de Informações Gerenciais Estratégicas, Táticas e Operacionais. São Paulo: Atlas, 1992.
SHIMIZU, Tamio. Decisão nas organizações: introdução aos problemas de decisão encontrados nas organizações e nos sistemas de apoio a decisão. São Paulo : Atlas, 2001.

A autora, Jaqueline da Costa, é bacharel em Secretariado Executivo Bilíngue pela Universidade Regional de Blumenau (SC)

Assessorar é....

2010-03-30T20:16:00.003-03:00

De acordo com o dicionário Aurélio, assessorar é servir de assessor a; assistir; auxiliar, tecnicamente, graças a conhecimentos especializados em dado assunto. Considera assessor como um adjunto, auxiliar, assistente, ajudante, organismo que fornece assessoramento, ou seja, o ato ou efeito de assessorar.

Assessorar é fazer o acompanhamento do executivo e de sua equipe nas soluções dos conflitos, gestão, execução de funções técnicas e gestão do conhecimento. É fazer o elo entre a empresa, clientes e fornecedores internos e externos, facilitando o desenvolvimento do trabalho.

Consiste na gestão e execução de processos e procedimentos administrativos de forma eficaz, possibilitando o alcance dos objetivos corporativos. É compartilhar problemas e desafios. É saber negociar, gerenciar o tempo, definir prioridades, sendo o facilitador e intermediador entre a organização e seus clientes internos e externos.

Um assessor executivo gerencia a informação e os processos de forma a disponibilizar ferramentas eficazes que permitam uma tomada de decisão acertada do executivo e de sua equipe. Com características como a multifuncionalidade, iniciativa, ousadia, postura ética e flexibilidade, deve estar qualificado e apto para criar essas condições de gerenciamento.

Em outras palavras, deve ser detentor da capacidade de privilegiar informações com discernimento para a tomada de decisões. Precisa conhecer a empresa e os colaboradores para agir, gerenciando os conflitos no trabalho. Saber a hora de ouvir e de falar, sempre procurando agregar valor às atividades do dia a dia. Ser humilde para aprender com o novo, transmitindo suas experiências e conhecimentos. Isso conduz a criação de condições para integrar as relações interpessoais, compartilhar conhecimentos, gerenciar conflitos, acompanhar as mudanças dentro e fora da organização, visando à tomada de decisão.